企业档案防震减灾机制研究

陈晶　邓颖

摘 要：企业档案作為企业知识资产和信息资源的重要组成部分，是企业发展的历史基础。面对地震灾害的频繁发生，如何结合企业发展实际，建立科学的应对机制保障档案安全，是企业档案应急管理亟待解决的问题。本文以汶川地震中某石油销售企业档案抢救及灾后重建为基础，对企业档案防震减灾机制进行系统梳理，探讨其发展现状和存在的问题，并提出建设性的意见和建议。

关键词：企业档案;档案管理;防震减灾;机制研究;汶川地震

地震是一种破坏力极强的灾害。自2008年“5.12”汶川8.0级强烈地震后，我国境内5级以上地震309次，7级以上6次。地震一旦发生，档案极易因其孤本性而遭受不可挽回的损失。在现有对地震的认知条件下，为了最大限度降低地震给档案安全造成的破坏，保护档案的原始状态，企业需要未雨绸缪，不断总结经验，制定行之有效的防震减灾机制。

一、概述

企业档案防震减灾机制是企业档案应急管理体系中一个重要的组成部分。它不仅直接关系到档案自身的安全，更体现了企业档案管理的综合水平。

1.主要内容

（1）档案信息的容灾备份体系。建立档案、档案信息管理系统以及电子数据的备份体系，是抵御突发性自然灾害破坏，保证档案安全的一项重要措施，主要包括对重要档案及电子文件实行异地备份和异质备份。

（2）库房及设备具有抗震能力。档案库房是档案的载体，是防范地震灾害的第一道屏障。档案库房建筑直接影响着档案安全。同时，档案库房先进的抗震设备与性能优异的档案装具，也能有效减少地震对档案所造成的二次伤害。

（3）日常预防与监管。在日常工作中对档案进行分级鉴定以及分类放置，有利于重要档案在地震后迅速优先转移。定期检查档案，对已经有破损或有破损趋势的，提前做好修复，防患于未然。

2.特点

（1）容灾备份具有双重选择性。企业的异地备份，既可以选择不在同区域的企业上级档案部门进行备份，也可以选择将重要档案移交至当地档案馆进行统一保管。本着属地保管和方便利用查询的原则，大部分企业选择后者进行实体备份。而对于规模较大的企业来说，异质备份既可以进行数字化处理，也可以将数字化成果同时迁移到企业档案管理系统，从而实现电子化备份。在信息共享的时代，电子化档案备份查询方便的优势日益凸显。

（2）库房设置具有特殊性。受主客观因素的影响，大部分企业的档案室规模较小，没有修建单独的档案楼，而是与其他办公部门共享办公大楼。因此，档案库房与办公大楼整体的抗震要求相一致，并没有单独进行加固。这其中，还有部分企业的办公楼为租赁性质，即档案库房面临定期搬迁和在已规划的办公区域进行布置的问题，使得库房的选址和设施设备安排具有局限性。

（3）网格化管理模式。一般来说，企业档案防震减灾机制对人员范围进行了规定，不仅档案部门对档案安全负有直接责任，相关部门也负有间接协助责任;不仅责任落实到部门，还细化到岗位和人员，保证了地震时，既有顶层设计的垂直指导，又有相关部门和人员的及时到位、相互协作，体现了管理的精细化和主动化。

二、现状分析

汶川地震后，档案的防震减灾工作开始逐渐受到重视。以处于地震带的某石油销售企业为例，在灾后重建的10年里，档案防震减灾整体水平得到明显提升，主要体现在：

1.建立较为完善的容灾备份体系。部分受损的重要档案经整理后，交由当地档案馆进行统一保管，提高了档案保管的条件。同时，加大异质备份的力度，以企业档案管理系统为载体，实现档案的异质备份，降低档案受损风险。

2.加大对档案室硬件的投入力度。将以前“无关紧要”的档案室从平房转移到具有抗震能力的办公大楼里，并对档案室的水、电、气系统进行改造，避免次生灾害的发生。同时，将原有老式的档案装具更换为抗挤压、抗撞击性能的先进装具，保证档案存储安全。但同时，仍暴露出一些问题：

（1）备份系统管理还需进一步提高。一方面，企业内部没有明确符合要求的档案临时存放地点。一旦发生地震，可能因确定转移地点或转移路线等问题而延误时间，也可能因所选择的临时放置地点的条件限制导致档案受潮发霉。另一方面，企业档案数字化率还较低，甚至无法达到70%的基本要求。

（2）档案室的选址还不够科学。由于档案工作无法直接产生经济效益，因此在多数企业的整体规划中，仍处于不被重视的地位。一些档案室位于办公楼的地下位置或没有隔离的大楼底层，导致档案长期受潮严重;一些档案室处于办公楼相对闭塞的区域，对档案的转移增加了难度。

（3）联动机制形同虚设。尽管企业在防震减灾机制中明确了相关的责任部门和责任人，但是在缺乏实战演练经验和档案保护抢救的专业化培训下，联动机制基本是纸上谈兵，对档案的临时转移流程、档案灾后整理和抢救等工作不够熟悉。

三、建议与意见

1.重视档案室建筑的选址工作。近年来，从2008年汶川地震，到2010年玉树地震，再到2014年鲁甸地震可以看出，严重的地震灾害损失和人员伤亡都主要源于发震断层的同震地表破裂、近断层的强地面运动和地基失效引起的建（构）筑物倒塌。因此，避让活动断层是有效减轻可能遭遇的地震灾害损失的一项重要措施。美国加利福尼亚州1972年颁布了《地震断层划定法案》，其中明确规定活动断层两侧需各避让15米。因此，处于地震带的企业档案室建筑在选址上应符合15米的最小避让距离。而尽管大部分企业的档案室建筑目前都符合抗震设防的一般要求，但是对处在地震带的企业档案室建筑，在修建前还需要征求当地地震局，细化防震的具体标准。不仅如此，企业档案管理人员也应参与到档案室建筑的建设中。根据《档案馆建筑设计规范》，从防止火灾或水灾等次生灾害对档案的影响出发，对档案室消防、承重、轨道预埋、楼层等方面提出专业性意见，并根据档案室现有馆藏情况和企业档案未来发展状况，评估档案室建设规模，进而提出档案室库房的面积要求。

2.选用符合抗震要求的档案设备和装具。档案室的“八防”要求，不仅可以保持档案在正常情况下的自然状态，更能在地震灾害来临时第一时间保护档案安全。因此，在档案室按照要求配备必要的“八防”设备，并做好灭火器、除湿器等器械和档案室水、电、气系统的定期检查，就显得尤为重要。而档案装具作为档案保护的最后一道防线，需要从抗震灵活性出发进行选择。常见的档案装具包括五节柜、密集架、铁皮柜、开放架4种。从抗震性来看，五节柜、密集架最好，而铁皮柜、开放架则相对较差。大部分的企业在档案装具布置时，常常因为档案过多，但库房规模较小的矛盾，而将档案装具排列太满，甚至只能一人侧身穿过。过于密集的档案装具既不利于档案的日常保管和利用，也可能会在强烈地震中因连环坍塌变形而导致档案无法及时抢救。因此，在档案装具之间应保持一定的空隙距离，留出缓冲空间也是必要的。同时，对于特殊载体档案（如磁盘、光盘、磁带等），需配备防磁防潮柜进行单独放置，减少地震对载体的挤压。

3.加快建立并完善档案异地异质备份。在实体档案的异地备份上，要选择档案异地备份地点。对处于强震区的档案室，应将特别珍贵的档案备份或寄存于弱震区的档案室。除此之外，要明确档案临时存放地点。一旦档案室发生墙体破坏，就需要立即将档案进行转移。所选择的临时存放地点，要防止地震次生灾害对档案的危害，尤其要预防水患淹毁档案。同时，从档案室到临时存放地點的路线选择、交通车辆的配备、临时保管人员的确定，以及档案在转移和临时保管时可能存在的载体和信息安全方面的隐患，都需要提前做好研究。在电子档案的异质备份上，要制定数字化的中长远规划方案，并做好定期考核和监督。目前，光盘刻录以其标准化的格式尺寸、兼容性的设备、快速的存储速度等优势，逐渐成为小型规模备份的最佳选择。在不受电磁干扰的情况下，光盘刻录的保存期还可以超过50年。对于系统性的异质备份，在有条件的情况下可以通过外包等多种方式进行数字化工作。不断提高的企业档案数字化率和数字化质量，才能真正确保档案信息的安全。

4.完善执行联动机制。马克思在《关于费尔巴哈的提纲》中说，“人的本质不是单个人所固有的抽象物，在其现实性上，它是一切关系的总和。”对于企业来说，档案防震减灾机制不是某个人、某个部门自己的事情，而是需要通过多方努力，才能共同交织成一道密集且牢固的保护网络从而保证档案安全。对外，企业需要与当地地震局、档案局等相关部门长期保持密切的联系，了解地震的相关信息，提前做好预防，将地震对企业档案的伤害尽可能降到最低;强化档案相关技能的学习，鼓励企业档案人员走出去，学习最新的档案管理知识，尤其是档案的震前预防和震后抢救与修复。对内，企业要配备AB岗，使档案工作能够在两人或两人以上无缝交接，确保档案管理能够持续顺利开展。同时，要定期开展应急演练，在实践中掌握档案应急管理中的各个细节，提高实战能力，并以实际经验不断完善相关理论，共同促进企业档案防震减灾机制更好地发展。

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[5]丁军艳.企业档案室建设规划及档案搬迁工作之探讨[J].内蒙古科技与经济，2019（5）：33-35.

作者简介：陈晶（1986-），女，汉族，硕士研究生，中级经济师，现就职于中国石油四川销售分公司;邓颖（1983-），女，汉族，本科，初级经济师。现就职于中国石油四川销售岷江分公司。