中职学校档案管理的信息化及科学化建设探讨

郑青

摘 要：档案管理工作是中职学校管理工作的重要组成，对中职学校的办学质量和人才培养具有十分重要的意义。信息时代背景下，中职学校档案管理工作也要积极适应新时代的发展特点，采取措施开展档案管理的信息化和科学化建设工作，为中职学校在新时期的进一步发展夯实基础。基于此，本文对中职学校档案管理信息化和科学化建设的相关内容进行了分析和探究，以期为新时期的中职学校档案管理工作创新提供一定的参考。

关键词：中职学校;档案管理;信息化;科学化

中职学校是我国职业教育体系的重要组成，档案管理作为中职学校工作的重要一环，在新时期必须要在管理工作理念和方法上进行改革和创新。开展中职学校档案管理的信息化和科学化建设，能够为新时期中职学校办学质量提升、人才培养质量优化提供可靠的基础支持，对于中职学校的发展具有十分重要的意义。

一、中职学校档案管理工作的重要意义

作为专业技术人才培养的重要组成，中职学校的教学管理活动是否科学、高效直接关系到中职学校的发展以及专业技术人才培养的质量。档案管理工作作为中职学校管理和发展的重要部分，是记录中职学校教学过程中相关活动的真实资料，这些资料不仅体现了中职学校的发展状况，而且还是中职学校未来发展的重要参考依据。比如，查看财务档案资料，可以明确的掌握中职学校实际的财务状况、固定资产等等。学生学籍档案资料则记录着中职院校学生的学习、生活和发展相关信息。教师业务档案资料反映了中职学校的教学水平以及教师队伍建设情况等等。因此，可以说，档案管理就是中职学校现状的真实体现和未来发展的重要参考依据，同时也是学生管理工作、教学管理工作、就业管理工作等其他工作开展的重要基础。在信息时代背景下，必须要从信息化、科学化的角度开展中职学校档案管理工作的创新，高效、高品质的开展档案管理工作，为中职学校的发展提供可靠的档案管理工作支持。

二、当前中职学校档案管理工作的现状

1.档案管理类型混杂不清

中职学校档案管理工作是一项十分系统、复杂的工作，涵盖的内容多、类别杂，需要全面、科学的分类管理。但是在实际工作中，很多中职学校在档案管理方面存在类型混杂不清的问题，不利于中职学校开展统一的分类管理。有的中职学校在档案管理工作方面缺乏科学的理念和系统管理的意识，在处理不同类型档案的时候，往往采用传统的混合放置管理方式，缺乏科学的分门别类，这些都不利于档案管理工作的科学开展，档案管理的功能和意义也没有得到有效体现。另外，有一些中职学校在开展档案管理工作的时候，很多教学方案、影像资料没有放置到档案当中，这不仅造成了档案资料的缺失，也影响了档案管理的系统性，因此必须要加强中职学校档案管理的信息化和科学化建设，确保中职学校档案管理工作的科学性。

2.档案管理的方法不够科学

中职学校档案管理整体管理体制缺少系统性、科学化的管理方案，这是很多中职学校档案管理工作亟需改进的地方。管理方法不科学导致档案管理工作混乱，影响到档案管理工作的效率和品质。一方面，很多中职学校领导对档案管理工作重要性的认知不够，档案管理工作开展的硬件条件比较差。另一方面，档案管理工作人员的素质能力不够，在档案管理工作方面没有进行积极的方法和方式创新，中职学校档案管理工作开展的品质不高。

3.档案管理的手段落后

中职学校档案管理手段落后，与信息时代背景下中职学校的创新发展不相符，这也是当前中职学校档案管理工作存在的主要问题表现。信息技术的发展使得档案管理工作逐步朝着电子化、信息化的方向发展，档案管理工作信息化建设不仅能够减少档案管理工作的人力、物力投入，而且还能够大大提升档案管理工作的效率。档案资料数据库建设、互联网技术的应用等等都应当融入到中职学校档案管理工作中，但是这些在目前中职学校档案管理工作中并没有得到充分应用，管理手段落后，亟需改进和优化。

4.档案资料应用不够充分

档案管理的目的是为了教学、教师和学生以及学校管理者相关活动开展提供资料和数据参考。但是由于中职学校档案管理方法落后，很多档案资料的查阅存在困難，档案资料的应用不够充分，档案管理工作的根本意义没有得到充分体现。因此，要想提高中职学校档案资料的应用效果，必须要从管理理念、管理方法和管理手段等方面进行改进和创新，提高中职学校档案资料的利用率。

三、中职学校档案管理信息化和科学化建设的对策和建议

1.应用互联网技术构建中职学校信息化档案管理平台

互联网技术是信息技术体系的重要组成，在信息时代背景下，互联网技术在各行各业发展中都得到了广泛而积极的应用。新时期中职学校档案管理工作也应当积极借助于互联网技术的优势，搭建档案管理信息化平台，提高中职学校档案管理的品质。在利用互联网技术构建信息化档案管理平台工作方面要特别做好以下几个方面的工作。首先，档案管理工作人员要对中职学校档案管理工作开展的现状进行全面的梳理，包括档案管理工作的对象、内容以及存在的问题、档案的分类等内容，为档案管理信息平台建设做好基础性的调查工作。其次，中职学校的管理者要认识到信息化档案管理平台建设对学校管理和学校发展的意义，在人力、物力和财力方面给予相应的支持。再次，要邀请专业的互联网平台建设人员针对档案管理工作的特点以及档案管理工作改进的需求等开展档案信息化平台建设，保证档案管理信息化平台建设的科学性。另外，档案管理人员要做好平台数据资料的整理工作。比如，档案的类别、档案的数量等等，为信息化平台内容建设提供可靠、丰富的资料支持。最后，档案管理信息化平台要与校内网络进行相应的链接，为中职学校广大师生的档案资料利用、查阅等提供信息化的服务平台。这里还要强调的一点是，一定要保证档案管理信息化平台的网络安全，档案管理工作具有一定的保密性，相应的网络安全工作一定要开展到位，这样才能够真正体现档案管理信息化工作平台的意义。

2.做好中职学校电子档案的收集和完善工作

纸质版档案是过去很多中职学校档案管理工作开展的主要途径和方式，在提倡信息化和科学化开展档案管理工作的背景下，中职学校档案管理人员必须要做好电子档案的整理、收集和管理等相关工作。一方面，要积极构建中职学校档案管理信息数据库，按照档案资料的内容、类别等对数据库资料进行丰富，除了将纸质版档案资料进行相应的电子化转化之外，还要全面的收集和整理相应的影像、图片等资料，丰富电子档案的类型和内容。同时还要将纸质版档案与电子档案进行相互对接，及时发现电子档案中存在的不完善的地方，对电子档案进行相应的补充和完善，确保电子档案管理的全面性。另一方面，电子档案管理要与信息化管理平台相适应，以便提高电子档案的查阅和利用。当然，电子档案的收集和整理对档案管理人员的能力、素质提出了相应的要求，在工作量大、工作内容复杂的情况下，中职学校档案管理工作人员要认真、负责、细致地开展档案管理工作。

3.保证档案管理电子设备应用的科学性

中职学校档案管理信息化建设离不开相应的电子设施设备，可以说，先进、科学的电子设施设备是中职学校档案管理信息化建设和开展的重要前提。因此，中职学校应当注重电子设备引进的科学性。具体的说，档案管理的电子设备主要包括以下几种，首先，就是最常用和最基础的计算机设备，这是电子档案建设、档案管理平台应用的重要设备支持。其次，是打印机，这主要是为档案资料的应用提供打印服务，通过打印机能够将电子档案转变为纸质档案，既能够降低档案丢失的概率，也能够满足档案利用者的需求。还有一种常用的电子设备是扫描仪，通过扫描仪能够将纸质档案转变为电子档案，保证档案信息的真实、完整。除了计算机、打印机和扫描仪之外，移动硬盘、光盘等也是常用的电子设备，中职学校要为档案管理工作配备、配齐相应的设备，为档案管理信息化开展提供可靠的设备条件支持。

4.科学开展档案管理的规划和归类工作

上文分析中提到，很多中职学校在档案管理方面存在着类别混乱、管理混乱的问题，因此在信息化管理背景下，要想保证中职学校档案信息管理的科学性，就必须要根据电子档案的属性，对档案进行合理的归类。具体的说，管理人员应当借助于互联网信息管理平台，根据电子档案的属性，将不同电子档案属性归纳到不同的平台类别目录下，为中职学校的教师、学生快速浏览、查阅电子档案提供相应的档案目录索引。科学的档案分类不仅能够提高档案应用的效率，而且还能够提高档案管理工作开展的效率，对中职学校的发展具有十分重要的意义。需要注意的是，在档案分类的基础上，还应当做好相应的档案备份工作，通过移动硬盘、U盘以及纸质资料等方式对档案资料内容进行备份，保证档案资料和数据存储的完整性、长期性和科学性。

四、结束语

档案管理作为中职学校管理和发展的重要组成部分，对中职学校的教学、发展都具有十分重要的意义。在信息时代背景下，要认真分析当前中职学校在档案管理方面存在的问题，基于信息化和科学化角度，借助于互联网技术，完善电子档案，做好档案信息归类，同时完善档案管理信息化建设的硬件条件，提升中职学校档案管理工作的效率和品质，促进中职学校在信息时代更加科学、高效的发展。

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