对我国档案信息化建设实施的理论思考

摘 要：当今社会高速发展，任何一个行业向电子信息化方向发展都是必然的趋势，对于我国档案信息化建设来讲也同样面临着巨大的挑战，如果我国的档案信息化管理建设基本实现电子信息化，不但能够提高我国在档案信息化管理过程中的效率，而且还能让我国的档案更加具有条理性，在对档案信息化管理的过程中依然存在一些问题，这就需要我们在实施的过程中迎难而上，主动发现并解决遇到的问题。所以本文将浅析对我国档案信息化建设实施的理论思考，希望能给相关人士提供帮助。

关键词：档案信息化;建设实施;理论思考

就我国当前的发展情况来讲，发展最为迅速的就是计算机网络技术和电子信息技术，而且这两项技术已经广泛的应用到了各个行业领域之中，而且都收到了一致的好评。运用了这两项技术之后能够很明显的提高工作效率，基于这样的发展形势，在档案信息化建设的过程中合理的运用这些技术也是一种必然的发展趋势，因为档案信息是社会发展过程中十分重要的信息资源，在进行管理的过程中比较繁杂，对于工作人员来讲能够在管理的时候相应的提高工作效率就一定要挖掘计算机网络技术和电子信息技术在档案信息化建设中的价值。

一、档案信息化建设的核心

1.档案信息化建设的意义。档案信息化建设就是工作人员在档案管理的过程中，不断运用现代化的网络信息技术，而且还能在管理的过程中对信息资源通过整理并加以利用，通过这样的方式提高对档案管理的工作效率，同时让信息管理更具有丰富意义。这只是当今社会对于档案信息化建设最多的几种解释之一，因为我国的档案信息化相對于其他行业来讲发展起步比较晚，但是在整个管理过程中涉及到的领域比较宽广，需要的相关理论知识也比较繁杂，所以就没有一个较为明确的定义。但是不管怎么说，对于档案管理实施信息化各界人士都认为是比较有意义价值的，即使是在档案信息化管理过程中依然存在某些问题，也不能忽略信息化在档案管理过程中的重要作用，所以一定要将计算机网络信息技术和电子技术合理的贯穿融合在档案信息管理中，能够从各个层面不断有效地提高档案信息管理的能力。

2.档案信息化建设的主要内容。档案信息化建设主要分为三个部分：第一部分，对档案建设进行数字化信息管理，信息数字化管理是实现档案信息化建设的重要前提条件，因为在整个管理过程中，只有通过管理人员的信息数字化管理后，才能够增加档案信息化管理过程中的信息量，在增加信息量的同时就相应地提高了档案管理的工作效率，这样就能有效的达到档案信息化建设的目标。而且在运用信息数字化管理过程中能够增加档案信息化建设的安全性，因为数字管理模式有许多的优点，最重要的两个功能就是让信息容易保存，而且能够备份。第二部分，对档案进行网络化信息管理建设。网络化信息管理建设能够更加有利于对信息资源实行共享和使用，因为管理工作人员在对档案信息进行管理的过程中大部分是通过局域网来实现的，这就能够让数字化信息管理过程中涉及到的大量重要信息更加容易保存，而不容易出现信息流失的问题，档案信息化建设过程中运用网络化信息管理最主要的一个优点就是能够让信息具有多样性，合理的完善了档案信息的完整性。第三个部分，对档案信息化建设进行一体化管理模式，就目前档案信息管理的情况来讲，进行一体化管理是最主要的一个内容，一体化管理是档案信息化建设的补充说明，能够让档案信息得到合理的利用和完整的管理。以上的三个部分就能够得出，对档案管理建设实施档案信息化不仅便捷，而且还能让档案信息化管理建设在整个发展过程中拥有提升的空间，对于整体的发展也有一定的积极影响作用，同时还能加强工作人员和公民对于档案管理的意识。

二、档案信息化建设实施过程中遇到的一些问题

就目前的发展形势来讲，虽然在档案信息化建设过程中取得了相应的成就，同时对档案管理也起到了一些积极的作用，但是在实施的过程中依然还存在一些问题，出现这些问题的主要原因是由于我国档案信息化建设的研究比其他领域更晚，很多方面都不成熟，再加上相应的理论知识不能够起到完整的支撑作用，信息管理工作人员在进行工作的过程中也存在一些小问题。在整个档案信息化建设过程中出现的问题有以下三点。

1.缺乏网络化协调机构。虽然档案信息化建设发展经过了一段时间，但是我国仍然没有一个相对于完善的组织机构来管理网络档案信息，这样就不能够对档案信息化建设进行资源共享，而且不能够对信息管理进行规划，没有统一的组织机构造成的不良发展情形使所有的档案网站不能够紧密的联合，都是相对独立且分散的，而且在整个社会当中对于档案信息管理没有一个统一的标准，所有的信息评判标准都不一样，评判的依据也没有一个统一的规定，在很大程度上就造成了档案信息的严重分散，之后想要进行归类就相当的困难，而且还阻碍了信息共享。

2.数字化及辅助管理方面的问题。很大一部分档案信息化建设的模式都是建立在传统的管理基础之上，传统的手工管理模式的载体对象是纸张和塑料，而计算机只是作为一种辅助工具进行使用，在整个工作环节中很难对档案信息进行整理，这样对于档案内部的一些部门来讲就会出现一些相应的难题，造成了整个工作过程不协调的不良现象，在很大程度上阻碍了档案工作的开展。

3.档案信息丢失有问题。档案信息在管理过程中要保持其完善性是非常重要的，档案信息具有两个重要的性质，即：可用性和可开发性，这就是档案之所以能成为重要信息资源的原因。但是在进行档案信息化的过程中，会面临着很多的不可预见性，因为在整个信息收集和保存的过程中都受人为主观因素影响，就可能会因为管理工作人员的疏忽造成了信息的不完整性，这样的结果就会降低信息的可靠性，同时也会限制信息的利用价值。

三、档案信息化建设在实施过程中的有效策略

虽然在档案信息化建设的过程中会遇到一些问题，但是如果能够有效的解决这些问题对档案信息化建设在未来的发展是具有积极影响的，如果能够很好的建设档案信息化就能够实现我国档案工作的现代化，合理的利用档案信息化技术，能够将信息资源进行有效的整合，最大限度上实现信息资源的共享。现在全国上下都将档案信息化建设的发展进行规划，虽然在规划的过程中还存在认识上的一些不全面，如果能够以战略目标的方向一致，就不会让这项技术走偏、走错，所以，在档案信息化建设的实施过程中一定要采取相应的有效策略。

1.对档案信息网络一体化进行建设。对于档案信息化建设来讲基本的前提和物质基础就是实现网络一体化，如果实现了网络一体化建设就给档案管理信息现代化提供了重要的保障。所以就必須要不断的加强网络一体化建设的发展力度。首先，需要加强完善我国各省、各地区的档案网络系统建设，让整个网络依靠的标准统一，在进行评判的时候依照相同的规定。其次，要让所有的网络结构与各地区的政务网络系统互相连通，让整个档案信息网络形成一个完整的结构体系，同时也能够增加各地区网络之间的联系，能够实现更好的推进档案信息化建设。最后，就是制定相关的网络一体化法律，这样可以让整个网络在运行过程中都受到相应的限制，能够让网络一体化更加规范化，同时也能让网络活动有所约束。

2.对档案信息化建设进行科学规划。档案信息化建设的发展不能盲目跟风，而是应该制定科学合理的发展计划，在整个建设的过程中，一定要确保通过信息化建设健康、积极的发展渠道，档案信息化建设最重要的过程就是基层建设，同时基层建设也是最难的一个部分，特别是在一些相对于不发达的地区，要想达到档案信息化建设受到的制约因素很多，最主要的就是档案管理业务的经费投入不足，很多的档案管理不能实现信息化就是因为遇到了经费投入不足的瓶颈。这个问题不得不引起相关工作人员的注意，同时也要想出合理的方法进行解决，所以就需要让相关的管理部门根据自己的实际情况对基层档案工作量力而行，一定要结合当地拥有的人力、物力和财力进行合理的评估预算，对于档案信息化建设要制定具有可行性的发展规划，在建设的过程中要稳定推进档案信息化，从多方面保障信息化建设安全、可靠、健康的发展。

3.加强相关工作人员的培养力度。以人为本是整个事业发展成败的关键，在档案信息化建设过程中对于人才的要求非常的严格，这些工作人员既要懂得档案的专业知识，还要能够对信息技术合理运用，对于这些复合型人才的管理、分配，需要各基层部门对于当地的档案工作发展和相应的工作人员进行充分的了解之后再进行决定，一定要能够保证档案人员和需要的档案管理工作合理分配，避免在工作的过程中出现大材小用、或者是心有余而力不足的情况。对所有的工作人员都要进行相关的理论培训和实践操作，一定要确保这些工作人员在档案信息化建设过程中具有优良的工作作风，同时还要掌握整个建设结构，不管是面对什么样的难题都能够静心研究等优良品质。通过不断加强工作人员的自身素质和人文素养来达到实现档案信息化建设的目标。

四、结束语

对我国档案建设实行信息化不仅能够提高档案信息管理的工作效率，而且还能够保障信息的安全性和完整性，让信息资源实现共享的目的。能够充分体现我国档案信息化建设的有效价值，为我国的档案信息化管理提供了很大的发展空间，也能够更加有效的推动社会的经济发展。但是在这项技术实施的过程中会遇到缺乏网络化协调机构，在数字化及其辅助方面存在一些问题，会导致档案信息数据丢失，如果能够合理有效的解决这些问题，在建设的过程中加强信息网络一体化建设力度，对档案信息化建设进行科学规划，对一些不发达的地区加大资金投资力度，对管理人才加强培养等实施策略，就能够对我国档案信息化建设的发展提供重要的保障，从各方面促进我国档案信息化建设的发展，也促进了社会经济的快速发展。

参考文献：

[1]高亚琼.人事档案管理信息化建设探究[J].才智，2019（18）：226.

作者简介：王芳（1978-），女，汉族，籍贯：福建福州，学历：本科，职称：助理馆员，研究方向：档案管理。