如何科学开展档案信息化建设

王丹丹

摘 要 档案信息化建设在人类社会发展中有着重要作用，本文对如何科学开展档案信息化建设进行了分析。

关键词 档案信息化 内在理念 定位选择 建设

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

1档案信息化建设的内在理念

（1）确保保存“社会记忆”功能的实现。对于档案部门来说，保存和延续“社会记忆”是立业之本，提供信息服务社会是强业之路。档案信息化建设必须要在实现“社会记忆”功能的基础上进行，它不仅要利用先进的信息技术来拓展和实现档案部门提供信息服务功能，更要确保档案部门保存“社会记忆”功能的实现。因此，在档案信息化建设中要加大对数字化档案研究的力度，解决数字化档案的长期保存与安全传输等问题。否则，“人类记忆”就会面临丢失的危险。

（2）档案馆文化属性不能抛弃。档案信息化发展到一定程度时必然走上构建数字档案馆的轨道，业内多数人从技术运用、资源共享、网络服务等角度将数字档案馆定义为一个数字化的信息系统或仓储，而很少注重档案馆的文化底蕴。在这种认识指导下建设的数字档案馆将会把档案馆内在的文化品质忽视甚至完全抛弃。正确的思想是：数字档案馆和传统档案馆担负着相同的社会职能，都是社会的科学文化事业机构，在研究、构建数字档案馆时应克服唯技术主义倾向，要重视数字档案馆的人文因素。

（3）照顾普通用户的实际与需求。个人利用者是档案信息化建设成果的普通受用者，但对个人来说，由于受必要的上网设备、费用、知识、操作技能以及对信息的需求等因素的制约，档案信息化与他们还有一段距离。“信息化”不是使档案部门富有现代气息，而是建设一种新型的更加适应广大用户需求的档案部门。所以，档案信息化建设应顾及现实、照顾普通用户的需求，保持与社会同步发展，积极培养用户档案需求，增强社会档案意识。

（4）防止“地区信息差距”的扩大。档案信息化建设以档案信息资源为基础，以基础设施和经济条件为保证。然而，我国的“档情”是：从信息资源布局情况来看，发达地区档案信息资源丰富，欠发达地区档案信息资源相对贫乏；从基础设施和经济发展来看，东部和中西部地区存在着信息技术、网络通信、数据仓库、经费支持等方面的巨大“鸿沟”。这要求在档案信息化建设中应加强宏观规划和调控，采取积极措施，防止地区信息差距的扩大。

（5）网络化、数字化不等于信息化。档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建没以及促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定等等。因此，不能简单地把档案文献的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面人手促进信息化建设。

2档案信息化建设的定位选择

档案信息化建设要运用辩证思维，既不能盲目从新、脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要看数量，更要讲质量；既要着眼于本身，也要关注相关事物。档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要我们慎重选择，在具体实施的定位中，应该多做调查、分析、研究。

（1）立足现实、科学决策。当务之急应该是组织全国核心力量研究档案信息化建设，包括发展的总体框架、规划、措施、技术支撑、标准规范以及相关一些的东西，使档案信息化建设驶入规范、有序的发展轨道。单个部门在档案信息化建设之前，必须针对各自的实际情况，进行深入的调查、科学的论证，找好本部门的突破口，制定出开展信息化建设的有效措施及方法。

（2）注重质量、加强特色建设。档案信息化不是表面的、形式的，信息化的程度不能看数字化档案文献有多少和上网档案信息量，而更要关注经信息化“包装”的档案信息是否找到了特定的用户，是否实现了档案服务功能的全面拓展和充分实现。信息化不只在量，更在于质。如果经信息化“洗礼”的档案文献依然不能被社会利用，那么这种信息化意义不大。为此，档案部门必须走出“大而全”和“小而全”的死胡同，注重自身的特色建设。由于绝大多数档案是“孤本”，所以档案文献比其它文献更具特色，重要的是档案部门需挖掘各自的精华，在互联网信息洪流中体现“档案特色”。

（3）以我为主，有所为有所不为。在信息社会，面对众多的信息“竞争对手”，档案部门要想立于不败之地，就须保持自己的本色，向社会提供真实可靠的信息，树立一种提供真实信息的信誉，这是档案部门在信息时代立足的“本钱”，也是吸引用户的魅力所在。但也要认识到，将所藏档案不加分类、区别地数字化，单纯追求网上档案信息存量并不可取，因为，由于众多因素使我国馆（室）藏中有相当部分是“死档案”，并不具有真正的价值，对此不必进行“信息化”加工，相反要做适时适当的处理。

（4）着眼全局，走联合之路。档案信息化建设是全国档案事业一盘棋，某个地区或部门的信息化不是真正意义上的信息化。因此，信息化进程中要注重东西部地区同步进行，缩小东西部的“信息差距”，借此时机优化国家档案信息资源的布局。集成联合的道路是档案信息化建设的一条捷径，联合之路可以在三个层面构建：在档案系统内部，建立一个全国性的档案联机合作编目、联合目录和馆际互借系统；在全国范围内，把档案信息化看作是国家信息化的重要组成部分，加强与图书馆、博物馆、情报中心和其他信息机构的合作，以整体优势实现信息资源共享；在全球范围内，倡导与国际档案界的合作，开发具有国际意义的档案信息资源。在信息化建设的这一重要发展时期，“统筹规划，国家主导；统一标准，联合建设；互联互通，资源共享”的国家信息政策完全符合档案工作发展状况。