基于区块链技术的电子文件单轨制管理探析

屈红宇

摘 要：目前，信息安全越来越引起重视，各行各业将目光转向因“比特币”而声名大噪的区块链技术，希望借助区块链技术提升信息安全质量，档案行业亦是如此。文章分析了电子文件单轨制管理现状、区块链技术应用于电子文件单轨制管理的可行性、应用区块链技术给电子文件单轨制管理带来的诸多保障，展望区块链技术与电子文件单轨制管理深度融合的广阔发展前景。

关键词：电子文件;区块链;单轨制

信息技术时代，无纸化办公不断推广，各机构产生电子文件数量逐年递增，传统的纸质文件管理方式受到一定冲击。为规范电子文件管理，推动国家信息化健康发展，中共中央办公厅联合国务院办公厅于2009年印发《电子文件管理暂行办法》，强调加强对电子文件自形成至销毁的全过程管理。2017年12月，习近平在中共中央政治局第二次集体学习上指出要加快建设数字中国，电子文件资源作为数字中国的重要组成部分，其单轨制管理势在必行。电子文件单轨制管理下，如何保障其真实性、完整性、可用性和安全性成为档案从业人员需要考虑的重点问题。技术手段作为保障电子文件质量基础因素，其发展深刻影响电子文件管理进程。目前，区块链技术颠覆性的数据存储方式为电子文件单轨制管理带来诸多可能性。

一、国内电子文件管理现状

1.双轨制管理工作

盡管电子文件产生数量日益增加，但是传统的纸质档案管理模式短期内不会消亡，因而我国大多数单位目前还是实行“电子文件+纸质文件”的管理方式，即文件以电子和纸质文件形式共同存在，我们将其称为“双轨制”。主要包括两种情况：归档前以纸质文件形式存在，后期扫描为数字化文件;归档前以电子文件形式存在，后期打印成纸质文件进行归档。

该管理方式下，归档后的电子文件和纸质文件缺一不可。在电子文件长期保存性和可读性无法得到百分之百保障的技术条件下，打印纸质文件有助于保证文件信息内容的永久可用性;纸质文件数字化为原生纸质文件被计算机识别、为用户提供数字化利用提供真实性。

诚然，“电子文件+纸质文件”管理方式的突出优点就是保险，可以保障文件的内容可信、载体安全。然而，信息化时代一直沿用该管理方式不仅增加了档案管理部门的人员压力和成本压力，也限制了现代信息技术在档案行业的更深层次应用和进一步发展。

2.单轨制试点工作

电子文件中所蕴含的信息量不断增加，纸质文件在信息技术时代的内容挖掘深度和作用范围远不及电子文件，纸质文件在信息化时代应逐步让位于电子文件。如何更细致地挖掘电子文件的档案信息资源、更广泛地发挥档案信息资源的社会价值，电子文件管理方式的革新是重要的前提。

2017年12月27日，国家档案局局长李明华在全国档案局长馆长会议上的工作报告提及我国电子档案管理逐步规范，各地都在积极探索电子文件管理新模式，重点提及以下三个地区的电子文件单轨制管理工作：浙江行政审批事项电子化归档、厦门财政票据会计档案电子化管理试点、上海自贸区电子文件归档和电子档案管理单套制试点。

李明华所提“电子文件管理新模式”主要指电子文件单轨制管理方式。冯惠玲 将“单轨制”定义为在数字环境中仅以电子方式运行和保存电子文件的全流程，包括生成、办理、归档管理、移交、保存和利用等业务活动，即文件、档案的全程无纸化，而不再同时办理、生成纸质文件、档案。

二、区块链技术应用于电子文件单轨制管理的可行性

1.管理目标一致

电子文件单轨制管理方式下，电子文件信息的易操作性导致其信息增加、删除、修改的门槛较低，电子文件的真实性和完整性受到威胁。如何保障电子文件的内容真实性和完整性成为单轨制必须解决的重中之重。

数据的爆炸式存储、共享导致数据浪潮席卷全球，智能时代的来临进一步凸显数据的重要，数据泄露等问题也随之而来。2008年，中本聪发表《比特币：一种点对点式的电子现金系统》一文，提出创造一种独立于任何国家、去中心化的货币，该理念的依托性技术“区块链技术”走进大众视野。文中提出的“区块链”为电子文件安全管理提供了根本性变革的可能，为电子文件单轨制安全管理新添一重保障因素。

从本质上而言，两者都以保障数据安全为根本的管理目标。区块链技术借助时间顺序存储链上的数据区块，保障数据区块的不可篡改和不可伪造;电子文件管理单轨制的瓶颈就是考虑如何突破电子文件信息数据的安全风险，保障电子文件信息的内容真实性、完整性。

2.底层技术可行性

从技术角度而言，区块链技术是一种集成分布式数据存储、共识机制、点对点传输以及非对称加密算法等的集成应用模式。国内外针对区块链技术的研究热度不减，区块链技术成为当前的技术投资风口。《2018年中国区块链产业发展白皮书》指出区块链技术是数字中国建设的重要支撑。2015年，腾讯等科技公司即结合自身业务范围对区块链技术进行探索，发展至今，腾讯已实现区块链技术在税务、财政、金融、公益等诸多实体经济领域的广泛落地，发展前景良好。电子文件信息资源作为信息交流的重要载体、数字中国的重要组成部分，区块链技术发展可实现直接移植于电子文件管理系统建设。一般而言，区块链系统的结构模型分为应用层、合约层、激励层、共识层、网络层和数据层，将其与电子文件管理系统开发相结合，借助日臻完善的信息技术发展，档案人员只要及时履行信息资源更新补充的职责，就可构建满足日常单轨制管理需求的电子文件管理系统，推动区块链技术在电子文件单轨制管理的落地生根。

3.降低管理成本

文件双轨制管理方式下，电子文件和纸质文件并行共存，除了增加人员工作量以外，管理成本的巨大投入也不容忽视。管理成本投入主要包括电子文件打印、纸质文件归档整理、实体保管和库房建设三部分。改用单轨制管理模式，不仅可以减少单位在纸质文件管理和实体文件利用方面的重复投入，减少管理经费投入，还可将电子文件信息分布在不同的档案管理系统，借助信息网络，减少电子文件利用时的重复流转，实现电子文件信息内容的集中利用。

三、区块链技术对电子文件单轨制管理的有益保障

1.提升电子文件内容真实性

《电子文件归档与管理规范》指出：“真实性是对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致”。传统纸质档案的任意修改都会留下一定的人为痕迹，因而其真实性的鉴定较为简单直观。电子文件管理时代，电子文件的易修改特性给其内容真实性带来极大的冲击，修改的痕迹难以直观辨别。目前，档案管理行业主要采取数字签名、数字水印技术等来保障电子文件的真实性。现实中，存在少量的开放后台权限以补签数字签名的情况，给电子文件的真实性造成一定威胁。

区块链技术采用分布式数据存储技术、采取单向哈希算法，各区块头部都存储上一区块哈希，任意新产生区块也必须严格按照线性时间推进，任何修改的痕迹都可被前溯至创世区块。借助该技术手段监测文件修改痕迹，从源头把控电子文件内容真实性，全程追踪文件修改痕迹。

2.實现电子文件管理智能化

电子文件管理过程中，档案管理系统作为管理的辅助工具发挥重要作用。越来越多的机构单位通过自主研发、外购等方式部署适宜自身档案类型、保存数量的档案管理系统。遗憾的是，大部分档案管理系统孤立存在，档案管理系统的开放性亟待提高。

紧跟新技术潮流，开发电子文件管理系统是档案系统开发人员面临的机遇和挑战。区块链技术是数据管理的前沿阵地，将其借鉴移植应用于档案管理系统开发领域大有可为。区块链技术与档案管理系统有机融合可运用其特有的分布式数据存储技术，实现海量电子文件规范化管理、智能化管理。

3.保障电子文件存储安全性

电子文件易存储，便于管理，但其载体依赖性决定了它不可能孤立存在，任何外界的不利因素都可能对威胁其安全性。黑客攻击、计算机病毒等攻击手段也随着计算机技术不断升级，2017年出现的NotPetya勒索病毒甚至可以从内存或者本地文件中提取密码，现有档案管理系统难以承担电子文件数据安全保护重任，对电子文件采取一定的加密措施成为保障电子文件存储安全的最后一道安全屏障。目前，比特币系统主要通过公钥加密和私钥解密，操作系统底层的随机数生成器生成256 位随机数作为私钥，再将私钥经过Secp256k1椭圆曲线算法生成65 字节长度的随机数，公钥生成过程不可逆。电子文件管理工作中，公私钥的双重保障可增加黑客攻击难度、提升文件安全保障系数，保护文件内容存储安全，从而保障电子文件的安全性。

4.推进电子文件信息共享

由于电子文件的重要凭证价值，大多数电子文件成为“死文件”，尘封在档案管理系统的底层，少有人问津。基于区块链技术的电子文件管理可有效解决电子文件内容泄露等最根本性问题，为电子文件共享创造了有利条件，扩展共享范围，充分实现电子文件的自由流动性。

档案部门可重点选择一部分不涉及敏感信息、利用率广泛的电子文件进行资源共享，挖掘电子文件的数据要素价值，由信息共享走向价值共享，赋予电子文件更多附加值。

四、发展的前景

区块链技术提出的去中心化的理念，在防止数据篡改方面的独特价值吸引着大批技术人员不断对其研究。我国积极引导、支持区块链技术与各实体行业的融合，推动它的研发应用，发展潜力巨大。

档案行业可借助区块链技术保障电子文件的内容真实性，实现电子文件单轨制管理，进一步推动电子文件法律凭证价值的实现。此外，电子文件蕴含的大量数据信息依托方兴未艾的区块链技术实现更深层次的挖掘、多方位的利用。笔者认为区块链技术与电子文件管理相融合对电子文件单轨制管理大有裨益，发展前景光明。

参考文献：

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[5]刘 清.基于区块链技术的档案管理系统分析[J].兰台世界，2019（05）：54-57.

[6]https：//blog.csdn.net/wu2374633583/article/details/79174547