品管圈活动在提高医院档案利用率中的应用

王晶选

摘 要：本文对品管圈活动在提高医院档案利用率中进行探讨。利用品管圈活动的原则对档案利用率进行分析、研究，从中指出现有问题，并制定相应的解决方案。而事实证明，品管圈活动对提高医院档案利用率有着显著的效果。同时，对档案管理员能力的提高以及增强团队的合作精神也提供了帮助。

关键词：品管圈活动;医院档案利用率;

档案作为医院发展的重要桥梁，充分反映了医院的运作过程。而品管圈就是人们因为相似或互补的工作性质自发形成的团体，由内部的专职档案管理员选出品管圈成员。档案利用率是被提供利用档案的数量与馆藏档案总量的比较。

一、造成医院档案利用率低下的原因

1.医院职业档案管理人员专业程度不高。当前医院专业档案管理人员很多并不是档案管理相关专业出身，所以导致医院入职人员的专业化程度不高。对档案管理的工作主要依靠的是自己的理解与工作多年的经验，这也就是造成医院档案利用率低下的原因之一。

2.医院档案系统未进行编研。目前医院档案管理，很少会对档案进行系统的归纳与整理，使得其经济作用不能发挥出来。此外，查找档案困难、所查找的信息不够全面等问题都增加医院人员的压力。在这样的医院档案系统中，管理人员只重视将档案进行保存，进而忽略了对档案价值的合理运用，所以医院的档案利用率低。

3.医院档案管理缺乏归档整理。医院档案较多，病历档案、文书、声像档案、人事档案、基建档案、科研档案、财务档案、设备档案等，内容及其繁杂。从而就会出现这类情况：档案管理员对医院档案的登记、记录不规范;对档案收集的材料没有做到妥善归类。

二、具体对策及实施方法

1.成立品管圈，将各科室档案管理人员组织起来，以提高医院档案利用率为主题目标。医院各科室对各个档案管理人员要进行专业的考核，了解每个人员的专业知识素养，从而对工作岗位进行新的调整。另外，还要对管理人员进行专业的培训，并安排在各个科室，保证每个科室都有一名这样的档案管理人员，从而制定相关的管理人员手册。

2.拟定计划，组织编研工作，发挥每个专职人员优势。医院要发挥各个部门的优势，结合各科室所存储的档案内容，工作的需求等，统一制定相应的工作流程。另外，根据医院每年的工作计划，将短期与长期相结合。按照医院的计划，可以指定具体的编研专题，根据医院所确定的题目，来收集所需要的档案材料。档案管理员对其进行分类、整理。

3.确定目标任务，按照《档案法》等相关法律，建立一套专业的档案收集制度。根据国家规定的法律，比如《档案法》。在结合本医院的实际情况与档案管理工作所发展的目标，制订一套档案管理安全收集制度。将不同内容的檔案进行统一的分类归纳。同时，医院可以建立网络数据库，利用计算机检索功能，方便对档案资料的管理。

三、分析及采取的巩固措施

在了解具体对策及实施方法后，医院也要采取相应的巩固措施，来巩固所取得的相应成果，所制定的措施大致分为四项。第一项措施，研究检索工具及编研材料，例如，案件目录、文件目录、专题汇集、基础数据汇编、全档案介绍等等，让系统能全面地、系统地将档案内容及医院的历史案件显示出来。同时，也减少工作人员的搜索时间。第二项措施，充分利用大数据时代，将医院档案数据与网络电子相结合，方便医院管理人员查阅。第三项措施，加强档案管理人员的队伍素质，引进专业的技术人员，合理对专业人员进行规划。第四项措施，加大对档案工作的宣传力度，定期开展档案管理人员的培训考试，建立以医院专业知识为主要的培训机制。加强对档案管理人员的素质培养。

综上，品管圈作为对医院管理有效的方法，不仅仅激发管理人员对档案管理工作的责任感与上进心，同时也可以将各个人员的优势充分发挥。工具及技术的提升，亦减少搜索档案花费时间。另外，也可以提高档案管理的质量，使得医院档案的利用率得到一定的提高，医院作为人民健康的民生保障部门，坚持提高档案管理工作的服务质量，可有效分析并有针对性地满足社会对医疗服务的需求。

参考文献：

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