档案信息化建设与档案管理的几点思路

摘 要：随着现代信息化技术的快速发展与应用，在档案管理工作中应用信息化技术已经成为一种必然的趋势。因此，当前将信息化技术有效应用到档案管理工作中，对于加强档案信息化建设，改变原本传统落后的档案管理模式具有十分积极的意义。本文主要结合笔者的实际工作经验，以及对档案管理信息化发展的一些认识，提出几点关于档案信息化建设与管理的策略。

关键词：档案管理;信息化;建设思路

在传统的档案管理模式下，管理人员更多的是对档案资料信息进行存储和保管。在实际管理过程中其所提供的管理服务相对较少，且对于档案信息的利用率较低，这在很大程度上削弱了档案管理的真实价值。而当前信息化技术快速发展，为档案信息的高效应用提供了良好的契机，利用信息技术对档案信息资源进行统一整理，归类保存，能够将其与人们的实际生活更好的联系在一起;利用大数据技术、网络信息技术实现资源信息共享，可以更好的保障人们的实际需求，为人们提供更加优质的档案管理服务。

一、传统档案管理服务模式存在的局限性

传统档案管理服务模式在实际运行中表现出一定的局限性，不管是档案管理人员的思想意识，还是所采用的档案管理服务方式都存在着较大的不足，严重影响到档案信息资源的价值和作用，主要表现在以下几个方面：

1.从档案利用者的角度分析

从档案利用者的角度分析，对档案利用者进行分类，通常可以分为个人、企业单位、政府部门等，同时这些档案利用者对档案信息的实际需求表现出较大的差异。但是在传统的档案管理服务模式中，缺乏对不同人群的区别性对待，未做好相关的分类整理，以致在实际工作中使得档案的利用率较低。

2.从档案利用方式分析

从档案利用方式展开分析，通常情况下，档案利用者想要获取需要的档案信息资料，必须自行到档案处对相关资料信息进行查阅，而该过程往往受到时间和空间的较大限制，严重影响到档案信息资源的利用效率，使得档案信息资源的作用降低。

3.从档案管理人员的角度分析

从档案管理人员的角度分析，档案管理人员在整个服务过程中完全处于一种被动的地位，其主要根据档案利用者提出的申请，来为档案利用者提供定向服务，服务工作开展方式相对较为单一，且效率相对较为低下。

4.从档案信息利用结果来看

从档案信息利用结果来看，由于档案利用者与档案管理人员之间缺乏有效的沟通交流，使得档案管理人员缺乏对档案利用者档案信息利用情况的了解，这也在很大程度上限制了档案管理服务工作的改进，对档案服务质量的提升造成较大限制。

而从当前档案信息化管理的实际情况来看，利用先进的信息化技术，能够在很大程度上规避传统档案管理服务模式表现出来的局限性，实现档案管理服务创新，使档案信息资源能够得以最大化利用[3]。由此可见，当前事业单位积极推进档案信息化建设工作，加强对档案的现代化管理有着十分积极的意义，不仅能够有效提升档案信息资源的价值，而且能够帮助事业单位相关工作的开展。

二、档案信息化建设与档案管理的几点思路

为积极推进档案信息化建设，切实满足各类档案利用者的需求，在实际的建设工作中，关键还需从发展规划、基础设施建设、队伍培养、服务创新、安全管理等方面入手，从而促使档案管理实现更加系统化的建设，充分发挥现代信息技术的作用，使档案信息资源得到高效化的应用。

1.列入发展规划，加强宣传工作

档案信息化建设是一个系统性的转变过程，不可能在短时间内就完全转变。因此还需要事业单位结合自身的实际情况，在档案信息化建设中做出统一的规划部署，并将其列入单位发展规划之中，加强对各个部门的档案信息化建设宣传，提升工作人员的档案信息化意识。在各个部门的相互协调配合之下，坚持“利用优先，分步实施”的基本原则，逐步推进单位档案信息化建设与档案管理。从具体来看，单位可以将档案信息化建设工作作为重点建设项目，结合单位情况拟定合适的近期、中期以及远期目标，具有计划和目的性的开展档案信息化建设。而在此过程中，单位也能够从中切实体验到档案信息化建设管理带来的实质性作用，从而对之引起更高的重视，对后续档案信息化建设提供支撑和帮助。

2.引进先进设备，规范建设标准

硬件基础设施是档案信息化建设的基础。因此，单位在积极推进档案信息化建设和档案管理的过程中，首先还需加大资金方面的投入，积极引进先进的信息化设备，完成单位内部局域网建设工作，构建完善的档案信息化管理系统，这是现代档案信息化建设与档案管理的重要基础。其次在档案信息化管理过程中，还应做到标准化和规范化，以提升档案信息在实际应用中的效率。例如：在实际建设中，应当对档案信息分类、档案数据格式、著录标引等做出明确规范，以便档案管理工作能够更好的开展;在对以往各类档案信息资源进行转化时，应当规范其操作流程，明确纸质档案、录音档案、照片档案等转化为数字资源时的注意事项，切实保证档案信息资源转化的完善性;在对新的档案信息资源进行录入时，要严格按照规范标准执行和实施，确保档案信息的有效性，同时便于这些信息的共享与传播，发挥档案信息的真正价值和作用。

3.优化系统功能，完善档案服务

优化档案信息化管理系统的功能，是有效促進和提升档案管理服务质量的重要基础。在具体的优化过程中，首先应当将档案管理与档案利用充分联系在一起，然后根据制定的统一规范和标准展开建设，使档案信息资源在进行存储、加工以及传输的过程中都能够做到标准化和规范化，从而实现档案管理和档案利用的一体化建设，使档案管理系统能够更好的为档案管理工作服务，促进工作效率和工作质量的提升。例如：将档案信息资源分类录入，并建立对应的目录数据库，方便档案利用者快速检索到对应的档案信息;将部分可公开档案信息资源公布于网站之上，实现档案信息资源共享，提升档案的利用效率;增设档案信息查阅网络渠道，对于不具备档案信息直接查阅权限的人员，可通过该渠道提出申请，由档案管理人员对申请人信息做出审核，然后对之提供档案信息服务，这样能够有效改善传统档案管理服务时间和空间的限制。

4.加强安全管理，保障服务质量

在全面推进和实施档案信息化管理的过程中，还应当充分认识到其背后存在的风险，加强对档案信息资源的安全管理。从具体来看，主要可以从以下几方面着手：

第一，设置访问权限，只有拥有相应访问权限的人员才能获取到对应的档案信息，提升部分档案信息的保密性。同时设置访问权限，也有利于对不同人群提供更具有针对性的服务，提升服务的质量。例如：对部分档案信息做统计处理，方便对应人员通过表格、统计图等更加直观的了解所需要的信息;

第二，在通信渠道上加强安全管理。对于大部分人员，其只能拥有档案信息的浏览权，不具有更改信息的权力。而对于拥有档案信息修改权限的工作人员，当对档案信息做出修改之后，系统会自动保存相关人员的资料信息，并显示修改的资料信息，便于更好的做出监管，提升档案信息资源的真实性和可靠性。同时也起到规范档案信息管理人员行为的作用，使之能够严格按照规定进行档案信息的修改管理。

第三，做好自动备份管理。为避免特殊情况发生，如：档案信息系统崩溃，病毒入侵等，造成档案信息资源的丢失。录入系统的档案信息资源都需自动备份，即使系统出现意外情况，也能够将档案信息资源恢复，提升档案信息资源管理的安全性和可靠性。

第四，定期对系统进行扫描检测。为避免病毒入侵、信息泄露等风险，应安装相应的防护软件，定期对系统运行情况进行扫描和检测，及时发现异常状况并加以处理，确保系统运行稳定可靠。

5.加强队伍建设，提升服务意识

在推进档案信息化管理的过程中，档案管理人员起着关键性作用，对档案信息化管理质量有着较大的影响。因此，在档案信息化管理过程中，还应当重视对档案管理人员的培养工作，定期对档案管理人员展开信息技术培训、职业素养培训等，提供其外出学习的机会，从而使档案管理队伍的专业技能和职业素养得到提升，更好的为档案利用者提供服务。同时，单位还应当注重奖惩机制的建立与完善，针对档案管理部门制定对应的评价指标，严格落实相关评价工作，以此调动档案管理人员的工作积极性，提升档案管理服务质量和工作效率，打造高素质的档案管理队伍。

三、结语

综上所述，在信息技术快速发展的推动之下，信息化已经成为各行各业建设发展过程中重点关注的内容。同样在档案管理工作中，也应当对之引起高度的重视，积极转变以往的档案管理思维和模式，引入新的档案管理理念，创新档案管理模式，从而有效提升档案管理服务质量，使单位档案管理的价值得到最大发挥，使之能够更好的为单位健康发展提供帮助。

参考文献：

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[7]贾坤涛.浅析事业单位人事档案管理现状及对策[J].经济研究导刊，2019（13）：123-124.

作者简介：孙海（1981.-），汉族，男，山东滨州人，本科，办公室助理馆员，工作性质：档案管理。