新时期下提升烟草档案管理的思考与对策

摘 要：档案是烟草行业改革发展的真实记录，是行业的宝贵财富。本文首先从见证者和推动者两个方面分析了档案工作在烟草企业发展过程中的重要作用，其次概述了新时期企业档案管理现状与发展趋势，并在此基础上，详细的、有针对性的探讨了新时期提升烟草企业档案管理的建议，从而在一定程度上提高其档案管理水平，促进企业的可持续发展。

关键词：新时期;烟草档案管理;思考;提升对策

档案管理工作是利用科学的原则和方法管理档案，是企业工作的组成部分，为企业提供最为有效的考察依据。自古以来，烟草行业在国家经济发展中发挥着重要的作用。在大数据以及信息化发展的新时期下，以及在人们越来越重视痕迹化、规范化、科学化管理的今天，如何与时俱进，把先进水平和理念运用到烟草企业档案管理中，以进一步发挥档案工作价值及信息服务功能，不仅是每个烟草企业档案工作者值得深思的重要问题，也是其提高管理水平的必由之路。

一、档案工作对烟草企业的重要作用

1.档案工作是烟草行业发展的见证者

烟草企业档案承载了企业的兴衰记忆和发展历程，主要表现为：（1）档案内容的不断丰富。烟草企业的档案内容已由过去单一的纸质文书档案发展到现在以科学技术为手段，以电子信息软硬件设备为载体的包括多种门类的档案。（2）档案记录方式的改变。时代的进步不断地促进烟草企业档案信息记录方式的革新，如从原始、传统记录材料阶段到信息技术记录材料阶段，直接见证了烟草行业更好、更快、更强的发展过程，并在很大程度上反应了烟草企业档案管理工作效率的提高。（3）档案队伍的不断壮大。如今，随着烟草企业的不断发展以及规模的壮大，其规范化、标准化管理的不断推进，很多烟草企业实现了档案员向专职、高学历、年轻化等发展，这是大部分烟草企业明显的增强了档案意识、夯实了档案人才队伍基础的表现。

2.档案工作是烟草行业发展的推动者

档案作为烟草企业基础管理的重要方面，为企业生产经营和维护企业权益提供了重要支撑和保障，进而推动着烟草行业的发展。主要表现为：（1）档案为企业发展提供了重要数据。烟草企业从成立到发展，涉及到财务报表、科技成果等大量资料。在市场经济时代，企业领导者可以依据这些汇总而来的信息资料，做出正确的决策，促使企业在瞬息万变的市场中捕捉到机会，推动企业的进一步发展。（2）档案为企业发展提供了权益维护。企业在经济运作之中难免要发生各种纠纷，而现今企业的文书资料、基建图纸、财务报表等都要求比较完整和真实地保存下来。当发生责任纠纷时，在日常经营管理中保存好的较为翔实完整的企业档案，是企业保护自身，减少经济运作中麻烦与损失的有力武器。（3）档案为企业发展提炼了文化信仰。档案能够真实地记录企业文化，如记录企业创办初期的艰辛、巅峰时期的辉煌、困难时期的坚持等，后人可以通过进行深入细致地研究企业文化，使烟草企业领导及职工能更好地推动公司的文化建设，为培育企业文化做出服务，进而调动企业内部潜在的工作氛围。

二、新时期企业档案管理现状与发展方向

档案管理是烟草企业高质量发展的有力支撑。然而，通过对我国一直以来的企业档案管理研究发现，目前我国企业档案管理还存在企业对档案管理工作重视度不够，过分的依靠行政力量来推动档案管理工作的进行;档案管理模式单一，缺乏管理的思维模式等。

为此，新时期下，我国企业应该创建科学高效的档案管理模式。具体的，首先，我国企业档案管理模式应向市场化方向转变，以顺应社会潮流，赢得发展良机;其次，不同地区的企业应该按照企业自身的特点，对企业档案进行差异化的管理;第三，企业要充分利用社会资源，寻找专门整理和保管档案的机构，并诊断其管理效果，总结经验，吸取教训，提高档案管理水平，成为真正推动企业发展的不竭动力;第四，企业对档案管理应该做到集中化、标准化和信息化等，以促进烟草企业高质量发展。

三、新时期提升烟草企业档案管理的思考与建议

1.改善企业档案工作的宏观环境

档案工作是烟草行业的基础性工作与宝贵财富，烟草企业作决策离不开档案资料。新时期下，要提升烟草档案的管理水平，首先要改善烟草企业档案工作的宏观环境。具体可以从以下几方面着手。

（1）提升全员档案意识。烟草企业档案管理部门应利用各种有效载体，加强在领导及职工中的档案宣传工作，使其真正认识到档案管理工作对于企业经营发展的重要作用，并坚持常态化，在烟草企业中形成利于档案工作开展的氛围，使企业档案和档案工作深入人心。

（2）健全组织管理体系。地市级烟草公司应根据统一管理、分级负责的原则，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，建立与现代企业制度相适应的档案工作组织和管理体系，将档案管理工作放到比较重视的层面上来;应设置专门的档案管理机构或明确档案工作的部门，并负责宏观监督、检查、指导全市烟草企业的档案工作;应配备相对稳定的专职档案人员，形成以档案部门为核心，档案人员为基础的企业档案工作体系;应将相关档案管理制度纳入企业管理的有关制度、工作环节和考核范围，且整理备案。

（3）强化机构管理职能。烟草企业是企业档案工作的责任主体，其应贯彻执行有关企业档案工作的法律法规和标准、规范，加强做好企业各类档案的收集、整理、保管和提供利用等;应加强对所属单位、控股企业等档案工作的监督与指导，并根据其相关重大项目的具体特点，配合其项目专项档案工作，明确其档案归属与流向;应加强对企业重大建设项目及技改、科研项目等档案的管理，使项目档案管理与项目管理同步开展，增强企业创新能力和市场竞争能力等。

（4）落实基础条件保障。经济条件上，烟草企业应把档案工作所需经费列入年度预算，以提供资金保障，以可推进管理创新制度化、规范化、长效化;硬件设施上，应设置适宜安全保存档案的库房和装具，并针对性的采取相关的措施及配备符合防火、防虫霉、防高温、防水等档案防护及现代化建设要求的设施设备;其他保障上，根据相关规定与标准，档案库房应与档案閱览室、工作人员办公室“三分开”，以免相互影响，影响管理效果。

（5）加强档案队伍建设。档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，因此，烟草企业不仅应合理配备专职档案工作人员，而且还应选择政治可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案工作。此外，还应鼓励档案人员接受档案专业在职教育和继续教育，加强档案人员的上岗、技能、再继续教育及信息化培训等，培育一支高水平的企业档案专业人才队伍。

2.做细做实企业的档案管理工作

烟草企业档案是国家信息资源和国有资产的重要组成部分。新时期下，要提升烟草档案的管理水平，其次还要做细做实烟草企业的档案管理工作，具体可以从以下几点着手。

（1）加强档案法治宣传教育。一是加强档案工作的性质和作用宣传，把烟草企业档案室建设成为包含企业各个方面的信息资料库，并梳理有效信息，主动为企业发展和领导决策提供服务;二是加强档案法制宣传教育工作，提高企业依法、从严治档的自觉性，努力将档案管理纳入法制化轨道。

（2）严格档案材料收集和归档。烟草企业应在遵守《档案法》等法律规章制度的前提下，结合自身经营活动和业务工作，建立归档工作问责制，如编制《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》，并严格执行。

（3）大力开发利用档案信息资源。烟草企业要根据企业中心工作、重点工作和攻关项目的需要，在维护国家和消费者利益以及遵守保密规定的前提下，大力开发档案信息资源，主动开展网络利用服务。

（4）确保档案实体和信息的安全。烟草企业应构建档案信息和实体安全的防护网，创建档案安全体系，定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案及时进行处理;应制定档案应急灾备预案，特别重要档案要异质异地备份，确保档案实体与信息的安全，以免影响企业持续、有序、健康发展。

此外，烟草企业还应按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定，强化企业重大项目档案管理，确保其档案的完整、规范、安全，使企业在未来发展中对重大项目历史资料有档可查、可借鉴。

3.不断推进企业档案的创新建设

传统档案管理方式已落后于烟草企业发展。新时期下，要提升烟草档案的管理水平，还要不断推进烟草企业档案的创新建设，具体可从以下两方面着手：

（1）稳步推进企业档案信息化建设。烟草企业档案部门应参照国家电子文件、电子档案管理的有关标准，有步骤、分阶段地实施重要纸质档案的数字化工作，同時应充分利用好大数据，积极推进“数字化+档案管理”，及时做好企业电子文件和数字档案备份与整合，构建企业档案信息化服务平台。

（2）大力推进企业档案文化建设。应充分利用档案，全方位记录和展示企业发展历程，并总结提炼企业精神、经营理念、价值观念和行为准则，积极发挥档案在企业文化建设中的特殊作用。同时，还应加强档案文化传播平台和文化阵地建设，促进发展具有特色的先进企业文化。

综上所述，烟草企业档案管理工作是烟草企业发展历程的记录，是企业国有资产运营、管理的重要凭证与依据，是维护烟草企业改革发展历史真实面貌的一项重要工作。新时期，在档案管理工作趋于市场化、多元化、信息化的特点下，烟草企业应抓住在改革中创新和前进的机遇，依靠先进的信息与科技技术，来对企业档案进行管理，以为企业的发展提供优质的基础信息服务。

参考文献：

[1]张 彤.烟草企业档案管理工作存在的问题及解决的对策[J].黑龙江档案，2012

[2]韩苗苗，董宇环.新时期企业档案管理模式创新研究[J].企业改革与管理，2016

作者简介：张立春（1976-），女，汉族，河北省唐山市乐亭县人，2009年7月毕业于中央广播电视大学，管理学学士学位，档案馆员（中级）职称，辽宁省烟草专卖局（中国烟草总公司辽宁省公司），从事工作及研究方向：档案管理方面。