流程管理在电子档案管理系统中的应用探讨

石　静

摘 要：本文以电子档案管理系统中流程管理内容概述、电子档案管理过程中存在的具体问题为切入点，展开具体分析，并以此为依据，提出注重开展档案备份管理工作、注重网络安全环境建设等几方面重要解决措施;同时也明确了流程管理在电子档案管理系统中的几方面应用。希望在我国网络信息技术不断发展进步的影响下，电子档案信息管理者能够注重流程管理工作的开展，在提升档案管理安全性的同时，不断创新电子档案管理模式。

关键词：流程管理;电子档案;管理系统;具体应用

引言

档案管理工作是各行各业管理工作的重要组成内容。时代不断发展进步，档案储存载体不断更新变换，要求电子档案管理人员能够注重保存方式、档案管理模式的运用。本文从电子档案管理系统中流程管理内容概述及其管理问题入手，紧紧围绕解决档案管理问题的具体措施进行阐述，针对流程管理在电子档案管理系统中的应用表现进行全面探讨。电子档案模式的出现是数字化技术发展强大的具体表现，希望电子档案管理者能够及时发现管理问题，从而更加重视流程管理工作的开展。

一、电子档案管理系统中流程管理内容概述

流程管理是电子档案管理系统中的一种重要管理模式。顺利开展流程管理工作，对于提升管理绩效水平具有重要影响;其能够将电子档案的输入转变为更能具有输出价值的活动;专业化、规范化开展流程管理工作，能够有效提升电子档案信息管理效率。流程管理的工作内容主要包括用户、价值、输入资源、结构、输出结果等几方面重要内容。一些地区为了能够提升物流程管理效率，也颁布了一些法律文件，这样流程管理人员在实际开展管理工作期间，就可以严格按照规定内容进行工作，为今后电子档案管理者明确流程管理内容、制定流程管理方案提供重要帮助。

二、电子档案管理过程中存在的具体问题

时代不断发展进步，人们在生活和工作离不开电子文件的应用。我国电子信息技术不断提升，在对电子档案管理系统进行设计过程中，流程管理受到了足够重视，但是现阶段仍然存在一些不足，以下几方面内容展开具体分析。

1.可读性问题

电子档案与纸质档案相比较，其可读性会比较弱。在对电子档案进行管理时，管理者更加依赖管理系统。一旦出现误传到其他系统、误传到其他平台的现象，就会出现“不可读”的问题，这样不利于需求者对档案进行查找使用。

2.档案安全问题

档案安全问题，是电子档案管理者开展档案管理工作中比较容易忽视的问题。在管理过程中，要认真排查安全隐患，注重考虑档案信息载体自身的安全性。电子档案与纸质档案的载体存在很大区别。具体表现为：存储电子档案的载体是以磁盘以及各种光盘为主，载体的种类比较丰富，其在传输档案的过程中会受到一些外界因素的影响。比方说网络状况、磁盘储存容量等因素都会对传输电子档案的速度和质量造成严重影响;其储存信息数据的时间会受到一定限制，这样会对电子档案信息安全造成危害;一旦档案载体被破坏，电子档案信息的相关内容很难全面恢复，不利于提升档案安全性。

三、解决档案管理问题的具体措施

1.注重开展档案备份管理工作

档案管理部紧跟时代进步的脚步，要积极运用电子信息技术积极开展跨区域、异质档案备份工作，这样能够有解决电子档案“不可读”问题，为需求者及时查找档案创造条件。跨区域对档案进行备份管理，要具备300公里以外、两个区域不属于同一江河流域、不属于同一电网环境、不属于同一地震带等条件。在满足这些条件的情况下，就可以进行跨区域对档案进行备份管理。

2.注重网络安全环境建设

人们通过网络对电子档案进行查找期间，要对用户进行实名制验证。比方需求者在输入端输入相关词语之后，本人要親自进行信息验证，这样才能打破访问权限;要严格遵电子档案信息管理线相关条例的实际内容开展档案查询工作，这样既能优化网络安全环境，又能为提升电子档案信息进提供重要保障。除此之外，还要建设网络防火墙、积极运用网络杀毒软件，在减少计算机黑客的同时，能够有效减少网络病毒的侵害，这为今后解决档案管理安全问题提供重要帮助。

四、流程管理在电子档案管理系统中的应用

1.流程管理理念中的应用表现

用户在流程管理工作中占据主导地位，用户价值对构建完善的电子档案管理系统具有重要意义。流程管理过程中可以将用户以及与用户相关联的输出活动进行统一管理，将这些输出活动进行重新组合，从而形成了用户、价值、输入资源、结构、输出结果等几方面流程内容。

2.流程管理方式中的应用表现

如果档案管理者想要准确控制电子档案信息的流程管理功能，就要以电子档案信息资源的具体特征为核心展开深入探讨。电子档案信息管理者在实际工作中涉及到的管理内容比较复杂，流程管理的环节比较繁琐，其与各个行业的接触比较频繁等。明确电子档案管理的方向及其目标，是管理者开展电子档案管理工作的基础内容。现阶段，传统的档案管理模式已经无法满足电子档案管理的需求，这就需要流程管理人员将电子档案管理状况与之进行结合，在构建完善的电子档案管理体系的过程中，积极运用网络信息技术对档案进行处理;档案管理人员要不断创新流程管理模式，将数字化与智能化与档案管理系统进行融合，这样在满足需求学者内心需求的同时，也能将一些琐碎的档案信息进行统一整合。电子档案管理系统中积极开展流程管理工作，能够对档案管理人员的工作行为提出一定的要求，这样就会帮助档案管理人员树立正确的工作观念，调整流程管理模式，对于今后促进电子档案管理向规范化、专业化方向发展具有重要帮助。

档案管理人员落实流程管理方式，能够有效避免电子档案发生安全问题。电子档案管理者在工作中面临的比较严峻问题，就是现阶段网络信息环境为其带来的安全问题。像人们生活中才常见的信息泄漏、破坏档案格式等安全问题。这就需要流程管理者在工作过程中，要对电子档案的社会价值进行准确评估，在减少安全隐患的同时，全面减少安全风险。除此之外，档案管理人员还可以结合实际状况进行分析，积极运用前端控制方式进行管理，这样对于流程管理效果具有意义。流程管理体系由不同管理环节构成，每一个管理环节对解决安全问题都具有重要帮助;而在制定电子档案管理方案过程中，可以适当减少相应管理环节，这样在节省人力、物力、财力同时，也能不断强化电子档案管理力度。

很多电子档案管理者在初开展流程管理工作时，都比较依赖管理模型。通过对管理模型的运用对大量的档案资料进行准确筛选，在此过程中也需要管理者对那些与档案联系比较紧密的资料进行详细记录。比方说，首先管理者要记录用户归还档案的时间、借阅档案的具体内容、档案类别等，管理者要将档案的相关信息重新录入到互联网系统中;其次，还要对档案保存的时间以及价值进行全面分析。根据档案管理部门人力资源状况组建专业的档案内容鉴定小组，这样就会有专业的鉴定人员对档案的相关内容进行鉴定分析，就能够对特殊性的档案信息进行分类处理。维护电子档案信息安全性，是档案管理者开展管理法工作的目标。档案部门在对电子档案信息进行管理时，要充分发挥其设置档案访问权限功能，及时更新档案信息，对档案进行备份管理，为今后顺利开展流程管理工作提供重要依据。

通过流程管理工作，降低电子档案管理系统的建设成本与建设风险。因此，实际开展流程管理工作中，要严格按照电子档案管理办法进行档案储存，这样对于今后电子档案管理有效性与高效性具有重要帮助。运用不同储存方式，对不同类型的电子档案信息进行管理，充分考虑电子档案信息的特点，进而实现高效率储存目标。

例如：对于一些照片类的电子档案，需要采用JPEG、TIFF等格式对其进行保存，其对像素也有具体要求，且这些照片电子档案像素是在300万像素以上。而对于那些音频类的电子档案进行保存时，要采用MP3、WAV等格式进行保存，这些音频类的电子档案信息的采样率要在44.1Hz及以上。这样既能保证电子档案的完整性，又能保证其真实性，为今后需求者对其进行有效运用提供重要保障，在一定程度上也帮助档案管理部门节省了储存成本。

五、结束语

档案管理工作是一项工作内容丰富且复杂的工作。传统的档案管理方式经常会受到一些因素的限制，无法满足需求者的实际需求。现阶段，档案管理者更加注重电子档案管理系统中流程管理技巧的运用。但是在實际开展管理工作期间，仍然存在一些不足。像电子档案的可读性与安全性问题比较显著。这就需要管理者能够充分发挥工作积极性，将电子档案管理现状与网络信息技术进行全面结合，制定更具有针对性的解决方案，设计完善的流程管理系统，为今后创新电子档案管理工作模式做出巨大贡献。

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作者简介：石静（1970-），汉族，女，山东济南人，档案副研究馆员，山东省委党校本科学历，从事疾病预防档案管理工作，研究方向：疾控事业中如何推进档案信息化建没。