勘测设计企业数字档案室建设的必要性分析

摘 要：勘测设计企业在数字化、信息化过程中积累了大量数字档案资源。伴随网络环境的成熟以及新媒体的广泛应用，大量的数字档案资源建设与有限的网络化服务形成矛盾，企业数字档案室建设成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。它是档案管理优化升级的途径，是实现电子文件前端控制的重要手段，能充分发挥档案资源化利用，是档案管理业务流程再造的内在需求和“精益档案管理”的内在要求。

关键词：企业数字档案室;数字资源;档案利用

引言

随着网络和信息技术的快速发展，大数据、云计算、人工智能的研究应用越来越深入，我国企业数字档案馆（室）建设正在有序推进。以“档案”、“用户需求”、“信息服务”作为关键词，在CNKI数据库中进行篇名组合检索、主题组合检索，共得到最近十年发表在核心期刊上的140余篇文献，这些文献主要对档案馆（室）服务能力的基本内容、服务方式、影响因素、存在的问题、评价、提升策略等方面进行了广泛探索。然而，目前国内学者大多停留在对公共档案馆、高校档案馆的研究上，企业数字档案室仍在建设实践中摸索前行，总体上处于起步阶段，而对于勘测设计行业设计类企业档案全流程管理、基于BIM技术的档案接收保管和利用模式等研究较少。

勘测设计企业在数字化、信息化过程中积累了大量数字档案资源。同时，伴随网络环境的成熟以及新媒体的广泛应用，档案在勘测设计、成果增加出版、职称评审、项目申报、工程回访等所起的作用越来越突出，勘测设计人员对数字档案服务提出了更高的要求。由此，大量的数字档案资源建设与有限的网络化服务形成了矛盾。另外，企业档案室作为档案管理最基本的部门，是职工群众了解档案、认识档案、使用档案的窗口。加强企业数字档案室建设，事关档案服务的提质增效，事关企业转企改制、繁荣发展。

按照国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，要求全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化;创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。因此，数字档案馆（室）建设已成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。

一、档案管理优化升级的途径

传统的档案管理模式在初级信息化条件下，未能充分发挥信息化带给档案管理的效能提升，在业务管理的各个环节需要大量的人力与时间来完成，尤其是信息化技术条件下传统档案管理不能有效满足企业降本增效、高效提供信息资源利用支持、精益化业务流程管理能力提升的多样需求，尤其是随着勘测设计企业承接工程项目的增多，档案数量以每年几万卷的速度增加，且工程设计档案大部分都需要永久保存，所需空间资源大幅增加，库房空间无法满足需要，导致档案库房负荷过大。再加上，随着建筑信息模型（BuildingInformationModeling，简称BIM）技术的深入发展，越来越多的建设工程项目使用了BIM技术，过程中诞生了大量的三维数据，BIM的多元化数据对档案管理工作带来了新的挑战。在此基础上，如何通过企业数字档案室建设，促进企业档案管理模式优化升级，满足日益多样化、复杂化的档案服务需求与业务精益化目标实现条件，是我们开展数字档案室建设的重要着眼点。

二、实现电子文件前端控制的重要手段

前端控制是文件生命周期理论的重要内容，文件的形成是前端，归档、鉴定、整理、保管等是后端，永久保存或销毁是末端。由于电子文件的易更改性，电子文件显得“稍纵即逝”，档案人员若不积极介入文件的形成和保管过程，文件将可能不存在，故前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全的重要保障。根据电子文件的特点和管理要求，建设数字档案室，形成一个完整的管理体系，对电子文件从产生到归档，再到永久保管或销毁的整个生命周期进行管理，监控和记录该电子文件创建、登记、修改、审核、签署、分发等一切操作过程，将电子文件中不可视的部分变为可视的元数据保存下来，同时，元数据不间断地对电子文件的物理管理进行自我记录。这些管理和追踪记录，对于证明电子文件的行政有效性和法律证据性极其重要。

三、充分发挥档案资源化利用

勘测设计类档案利用于勘测设计、项目设计成果增加出版、各级各类职称评审、项目申报、项目成果报奖、项目验收、工程回访等工作过程中，对各门类档案的需求呈现“集中喷发”、“间歇井喷”、“短期急需”等特点。通过对近年来勘测设计企业档案管理现状与利用数据统计分析，可以发现档案利用类型非常丰富、利用率非常频繁，除以上几种档案利用基本利用形式外，还衍生出知识挖掘、知识参考咨询等更深层次的利用需求。为满足日益多样化、深层次的档案利用需求，建设数字档案室已成为“十三五规划”中信息化建设的重点项目。

四、档案管理业务流程再造的内在需求

传统档案管理业务流程，在当前信息化条件下存在一些现实问题，需要根据信息化条件与工作实践，对管理流程进行重新梳理与模式再造。例如，有些档案系统从办公自动化系统接转而来的文件只能人工逐条处理，不能与归档档案数据库实现信息及数据的互联、共享，重复建设和数据“打架”现象时有发生;勘测设计的成果（图纸、技术报告）还不能实现自动归档，需手动归档或扫描归档;现行系统在档案保存、鉴定与利用方面主要依赖档案管理人员手动操作完成。“集中”、“反复”成为传统档案管理遇到的最主要的困境。

五、“精益档案管理”的内在要求

档案管理需要大多数部门的参与，档案管理单位需要通过健全的特色管理体系，明确每个人在项目档案管理中的责任、工作内容及目标，划定档案管理与利用各个环节的细节化管理与精细化流程，变静态管理为动态管理，逐步推进精益档案管理的建设步伐。同时，档案作为知识资源的主要载体，承载着企业丰富的智力资源，蕴藏着宝贵的知识源泉。企业的多项业务，都与档案业务有流程和数据层面的关联。因此通过数字档案室建设，将“精细管理”思想贯穿全程，改进档案管理体系，实现与相关信息系统集成，才能更好地服务于勘测设计企业主营业务，发挥知识的价值、智慧宝库的功能。

六、提高企业综合竞争力

档案是企业生产经营过程中产生的原始记录，是企业多年技术和经验的沉淀，是企业软实力的体现，也是企业持续生产、经营的重要基础和核心。建设数字档案室是搭建企业知识平台的根本保障，是践行国家“十三五”信息化发展规划的重要举措。

按照《企业数字档案馆（室）建设指南》要求，建设独立的档案管理系统，实现OA办公系统和核心业务系统原生电子文件直接、自动归档，再造信息化条件下的档案业务工作流程，搭建企业内统一应用、共享便捷的档案资源利用平台，将有利于整合企业档案信息资源，打破各业务系统“信息孤岛”，全面提升档案现代化管理与档案资源服务能力，增强核心竞争力。

参考文献：

[1]洪源清.机关数字档案室建设的实践与思考[J].中国档案，2018

[2]王 凤.数字档案室建设工作的几点思考[J].档案天地，2018

[3]次 鹏.水电勘测设计企业数字档案馆（室）建设初探[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2018

[4]朱庆利，马士峰，武 建，唐 芳.山东省水利勘测设计院数字档案馆设计与实现[J].水利规划与设计，2016

[5]张 然.水电勘测设计服务提升与对策研究[J].水电站设计，2017

[6]穆文智.加强水利水电勘测设计标准研究[J].中国水运（下半月），2013

[7]郭 秋.浅論水利水电勘测设计企业的营销策略[J].浙江水利科技，2010

基金项目：本文为2019年广东省档案局科研基金资助项目《面向勘测设计人员需求的数字档案资源建设与服务研究》（编号：YDK-243-2019）阶段性研究成果。

作者简介：罗富敬（1986-），女，副研究馆员，已发表论文11篇。