烟草企业人事档案管理信息化研究

赵德秀

摘要：人事档案管理在烟草企业管理中具有重要作用，特别是在从严治党、从严管理干部工作的深入开展中，人事档案管理的作用越来越突出，加强档案管理信息化建设已成为烟草有企业更好地适应时代发展要求的一项重要措施。

关键词：人事档案;烟草;信息化

随着时代发展，为了满足信息化的要求，烟草企业应该在进行人事档案管理时采取一些信息技术进行科学管理，人事档案处理方式应该符合时代要求，必须具备一定的安全性和科学性。同时应该结合传统的人事档案管理体系，对自身发展提出创新性改革，从而解决多项不合理问题，综合讨论出一项适合自身发展的新型人事档案管理体系，进而更好地实现信息化时代对于人事档案管理模式创新的目标及要求。

一、人事档案管理的特点

个人发展和单位发展都会受到人事档案管理的影响，受管理对象、内容和工作特点的影响，人事档案管理具有以下几个特点。①精准性和真实性。人事档案扮演着信息承载体的角色，为单位的人员录用提供了一个参考依据。因此，信息档案所记载的内容一定要确保真实合理、内容全面，要求单位根据实际工作的要求，对员工的全部信息进行一个初步了解，了解他们的学习经历、成长经历和思想方面。②全面性和流动性。管理档案的工作人员在很多时候，能够根据单位发展的要求，产生一些职位变动，所以相关人事档案要随着管理人员进行流动，必须要与档案所有者保持同步。③具备隐私机密性。人事档案记录较为全面，人员的个人信息都记录在册，其中，很大一部分内容均属于个人隐私机密，单位不应该对外公开，所以，单位一定要防止信息泄露。从事人事档案管理的工作人员要有高度责任感，尽最大努力确保档案信息的安全性，不可泄露人事档案的重要信息。

二、烟草企业人事档案管理信息化的作用

人事档案的信息化建设对于提高人事档案管理水平，促进单位人力资源的合理配置、促进人力资源的高效利用、节约单位管理成本、减少单位管理漏洞等具有重要作用，具体来说主要有以下几点。

（一）节约管理成本

人事档案作为重要的人事文件资料，往往需要有专门的房间存放。房间要防火、防潮，更要防盗、防人为损坏。日常工作中，要定期整理、清点，如果遇到变动档案还需要改变存放地点，要搬运到其他地方，不仅工作量大增加，还会增加人事档案丢失、损坏的风险。而电子化的人事档案则不同，只要将其存在两个不同位置的電脑中，又可以保护档案信息的安全。近些年随着互联网技术的近一步升级，将人事档案信息存在网络上，同样可以保证信息的安全。

（二）方便档案查找

电脑及软件具有查找的功能，不仅查找的速度快，而且查找得非常彻底，不会有任何遗漏。人事档案信息化之后，可以方便地利用“搜索”功能来进行查找，既可以通过查找姓名，也可以通过查找“身份证号”“职位”“工作单位”等来查找。智能查找的速度快、质量高，因此能大大地提高人事档案管理的工作效率。

（三）提高安全保密

在企业内部，档案是不可忽视的信息资源，企业的生存和发展可以说都是掌握在档案管理工作手中。档案信息中蕴含的价值不可估量，如果企业出现档案信息丢失、泄露等问题，企业则必然会面临损失的状况，这也会牵连企业的利益。但是，开展档案管理信息化，信息会变得更加安全，也能够保密。比如，在信息化管理手段下，信息会得到快速检索和保存，对信息的缺失情况进行检查。和以往的档案信息管理相比，信息化管理模式会更加保密，在实行了有效的加密形式下，信息则不会丢失，企业的利益也得到了保障。

三、新时期烟草人事档案管理信息化建设的举措

（一）加强制度建设

信息化环境、人才建设是人事档案信息化建设的基础，但要保障人事档案信息化的顺利实施和长远发展，必须要建立人事档案信息化管理制度，使人事档案的信息化管理工作有据可依、有章可循，让制度为人事档案管理的信息化保驾护航。科学的制度有助于理顺工作思路，有助于规范人的行为，因此一定要加强制度建设，使其成为人事档案信息化、科学化、高效化的保障。

（二）改变传统观念

传统的管理观念和方法已无法适应新时代人事档案管理需要，因此我们要不断创新工作理念，结合企业实际，不断完善，改变人事档案管理模式，借助先进技术，以促使管理工作朝着数据化、创新化发展。在日常档案管理中，要坚持企业的合理思想为工作指导，对于日常的相关数据要按照操作流程严格执行。积极面对人事档案管理中出现的问题，并制定有效解决方法，切实提升管理水平。企业要建立明确的标准对于管理工作进行指导，并保证管理标准符合国家相关标准，管理朝着正确方向迈进。

（三）提高人员素养

在进行人事档案信息化管理中，管理人员的水平直接影响到工作质量。作为专业化的人事管理软件系统，需要进行专业操作、录入。因此在上岗前要对操作人员进行培训，合格后上岗操作。要求管理人员实际操作能力要强，避免违规操作带来的信息管理漏洞。由于人事档案关系到人员的个人信息，还要注意做好安全性管理，不可外泄档案信息，单位要通过设置操作权限设置来保障档案管理的信息。对于管理人员要求对于基本数据的处理能力，还要求对于档案的理论知识有所了解。要加强从业人员的选择，要择优选择综合素质强的人员，从而促进信息化建设工作。对于软件系统还要定期更新和维护，以保证系统的正常使用。

（四）搭建管理系统

为了更好地实现单位人事档案信息化管理，要利用大数据技术搭建人事档案管理系统，实现无纸化操作，借助电子扫描技术、计算机信息化技术实现人事档案的实时更新和动态管理。同时，在人事档案管理系统平台之中，实现档案信息网络化借阅和检索，提升人事档案的智能化、自动化检索和查询，为缩减查询时间提供可能。

（五）完善硬件设施

烟草企业进行档案管理信息化建设，基础硬件设施是必不可少的。第一，为了确保在网络环境中有效实现数据共享，单位应增加资金投入，加强硬件设备建设，为人事档案管理提供性能更好的服务系统。第二，人事档案文件的数量非常大，硬件设施必须适合存储大量文件数据，并保证可靠性，防止由于硬件故障而丢失文件信息。第三，大容量存储设备容易受到外部环境的影响或破坏，这反过来对文件存储构成威胁，因此，硬件设施必须具有一定的外部抵抗性。第四，单位应定期安排专业人员对设施进行检查和维护，及时发现设备故障，避免因设备故障造成损失。

综上所述，烟草企业人事档案管理要顺应时代发展要求，充分利用大数据、互联网和计算机技术，实现单位人事档案管理的实时、动态化管理，快速准确地进行档案管理信息的整理、开发和利用，推动人事档案管理向科学化、信息化方向迈进。

参考文献：

[1] 周燕.烟草企业人力资源信息化管理研究[J].才智，2013（9）：324-324.

[2] 舒俐君.浅谈烟草档案管理的信息化建设[J].长江丛刊，2018（11）.

[3] 王保红.浅析企业人事档案管理信息化建设[J].青年时代，2016（18）：251-251.

（作者单位：云南省烟草公司迪庆州公司）