电子档案的编研与利用

吴海华

摘要：进入互联网时代，网络信息技术对传统行业带来了巨大冲击，“互联网+”传统行业蔚然成风，在这样的形势下，我国档案事业的发展也顺应时代潮流，开始走上了“互联网+”的道路。“互联网+”档案，首先带来的第一个变化就是档案资源从纸质向电子的转变，电子档案是未来档案管理工作的基础。本文首先分析了电子档案对纸质档案的相较优势，之后对电子档案编研利用中存在的问题进行了分析，最后提出了提升电子档案编研与利用质量的建议。

关键词：互联网;电子档案;资源

档案，对人类发展不可或缺的知识资源，是人类历史文明发展的精华沉淀，是人类的宝贵物质及精神财富。它是对过去的总结，是对现在的思考，同时也是对未来的启示。互联网技术的发展，为人类社会的发展带来了第三次科技革命，它促生了许多新兴行业，同时也为许多传统行业的突破发展提供了动力源泉。互联网时代的到来，也给档案事业的发展注入了升级和活力，特别是“互联网+”档案概念的提出，更是为发展困境中的档案事业指明了方向。作为档案管理工作基础工作的档案资源，也逐渐从纸质档案发展为电子档案。因为档案资源的载体不同，电子档案的编研与利用与纸质档案存在着天然“代沟”，这就要求我们必须严肃审视电子档案，做好它的编研与利用工作，为档案事业的发展铺好基石。

一、电子档案编研利用中现存问题

（一）电子档案信息不完整

电子档案将大量的档案信息集中在一起，让档案信息更加系统化，也为使用者提供了便利。然而，从当前国内电子档案编研工作现状来看，电子档案信息不完整问题普遍存在，这主要是由以下原因引起的。一是部门之间信息闭塞。对于一个企业而言，亦或者是对政府部门而言，有时一个电子档案，可能需要每一个部门都涉足其中，比如对一个企业而言的某产品档案，可能就需要研发部门、生产部门、营销部门都参与进来，研发部门提供产品研发材料、生产部门提供生产信息、销售部门提供销量统计等，这样才能形成某产品的完整档案。但目前来看，相当企业或政府部门内部部门相互信息闭塞，或者抱着多一事不如少一事的态度，对其他部门牵头整理的电子档案参与积极性不高，不愿提供先关信息，或提供信息不完整;二是个别档案涉及时间长，信息收集不易。个别电子档案可能会涉及长达几十年的档案信息，但由于人事变动影响、部门调整影响，导致相关知情人员或相关档案资源丢失，也造成了电子档案信息的不完整。

（二）档案编研缺乏科学系统性

档案编研工作，是一项严谨性、科学性要求很高的工作，而当前相当部分单位在电子档案的编研过程中缺乏科学性、系统性，导致电子档案质量难以提高。其一，重编轻研。电子档案的编研工作，编是基础，研是发展，简单的把档案资源进行电子化处理、归列，属于编的范畴，而研，就是对编制好的电子档案资源，从形式到内容、相互关系等方面进行系统分析，找出内在规律，提高电子档案的科学性、系统性。而目前相当部分单位，把电子档案编制等同于电子档案的编研，看似系统的电子档案实则科学性、系统性很低，使用者使用时还要对电子档案信息进行二次加工;其二，重专轻综合。这里的专是指专业性电子档案，而综则是指综合性电子档案。部分单位缺乏对电子档案系统性的认知，档案信息的专业性很强，但综合性较差。如某项目的档案信息，分别设置了合同档案、财务档案、会议档案等诸多档案，但这些档案归集为一个项目档案更为合适。

（三）电子档案利用效率低

前面我们已经提到，档案资源的价值体现于档案信息的应用过程，只有被应用了的档案，才能体现出资源的根本属性。然而从当前部分单位电子档案编研的利用状况来看，其利用效率不让乐观，甚至有的单位电子档案永久封存在保险柜中，淹没在单位不断发展的长河中，究其原因，主要有以下两点：其一，缺乏档案资源利用意识。在个别单位中，无论是企业决策者，亦或者是企业管理者、档案管理者，都缺乏电子档案的利用意识，做事全靠经验，缺乏求实精神。缺少必要的电子档案使用制度，导致電子档案脱离于单位决策、运营等活动之外;其二，成果宣传不到位。个别单位存在一种怪现象，其他部门为了收集资料东奔西走，但唯独想不起来还有一个档案部门，没有想到有现成的电子档案可供使用，这就说明了一个严峻的问题，即电子档案编研成果宣传不够到位。

二、提升电子档案编研与利用质量的建议

（一）凝聚合力确保电子档案完整性

一是树立电子档案编研的大局意识。要从企业管理者到企业一般员工，都认识到电子档案编研所可能带给企业的巨大价值，从而确保各个部门能够在电子档案的编研过程中摒弃自我保护意识，积极主动的参与到档案编研过程之中，在档案编研部主体门的统一协调下，积极主动的提供尽可能准确、全面、直接的电子档案信息;二是注重日常电子档案的收集整理工作。每一个部门、每一项工作，都要尽可能的留存电子档案，并做好这些日常电子档案的归档、整理、梳理工作，及时做好备份管理，防止因人员调动、部门整合等事宜给企业未来电子档案的制作埋下隐患。

（二）科学编研提升电子档案整体质量

编研并重，突出对电子档案资源的研。对档案资源进行简单的信息化处理，只是最初级的电子档案制作，而要发挥电子档案资源的巨大价值，就必须重视对电子档案的研究。电子档案编研人员在电子档案的编研过程中，要从掌握规律、寻找联系的角度着手，对经信息化处理的电子档案进行深层次挖掘，要看清楚每一个电子档案后面反应的是什么问题，总结的是什么经验，对后人有什么样的启示等，从整体的视角出去看待电子档案，防止孤立电子档案造成编研分离的情况;

专综结合，突出专的强、综的全。对专业化的电子档案，要尽可能做到精细，对每一个细节都必须处理到位，对每一个信息点都必须追求精准，如对工程的财务档案，要在数据统计上下足功夫，做到足够精准，用最具代表性的数字来表示电子档案信息。同时，在专的基础上，要重视综合性，要通过专看全，防止电子档案信息孤岛的出现。

（三）强化电子档案成果转化意识

要树立电子档案成果转化意识。要结合典型案例，让单位的决策者、管理者及电子档案的管理者认识到电子档案对单位生存和发展的巨大影响力，培养单位的电子档案成果转化意识。制定电子档案成果转化制度，如电子档案与决策管理制度、电子档案与运营管理制度等等，让意识作用于制度，让制度反作用于意识，促进电子档案编研工作的成果转化。

结语

电子档案取代纸质档案，是“互联网+档案”的基础要求，也是符合时代发展主旋律的必然走向。电子档案相较于纸质档案，有着巨大优势，而如何把这些优势转化为动能，就需要在电子档案的编研与利用上下足功夫，既要做好高质量的编研，也要做好电子档案编研的成果转化，把电子档案编研转化为实实在在的效益，促进单位持续健康发展，这才是电子档案发展的最终目的。

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（作者单位：山东省安丘市人民医院）