互动关系下的路径选择

邱婕

摘 要：学校档案作为校史的承载和教学的总结需发挥传递信息价值的功能，而这个正能量往往未被挖掘。当下，档案供给与档案需求的不契合;信息服务与信息利用的不对称;管理形式与管理手段的不健全等问题成为学校档案管理运行的瓶颈，究其原因在于供求关系的失衡、信息传递的失重和管理制度的失力这“三重失效”。在提倡“以人为本”的理念下，可尝试通过供求的互动与合拍、信息的多边与整合、机制的理顺与加强等方式使档案管理运行变阻为畅，从而为学校人才的培养、学校文化的建设、学术氛围的渲染提供有效服务。

关键词：互动关系;路径选择;档案管理;运行视角

一、现实发展的瓶颈

1.档案供给与档案需求的不契合。随着发展，档案在学校建设中的作用越来越重要，档案的供给与需求理应呈现良性互动的态势。然而，部分学校的档案管理却暴露出供给的不足与需求的弱化。

（1）资源供给不足。由于部分教师的档案意识比较薄弱，对档案工作缺乏系统完整的认识，因而在平时收集信息时，态度不够严谨。同时，有的教师认为没有时间和必要对自己的成果加以整固和保存;有的认为档案信息一旦归档后，想再利用存有难度;更有甚者认为教学信息属于自己私有财富，不应交由他人保管。结果使得大量有价值的信息流落他处，想用时再无考证。

（2）档案需求弱化。由于档案供给的不全或不能，变相导致档案资源库存的大面积缩水。同时，档案质量的大幅度下降，使得真正有用的档案得不到保存，以致档案使用价值的功能逐渐沦为空谈，教师借阅档案的热情也被淡化，直至没有。

2.信息存储与信息利用的不对称。作为传递信息的载体，若只保存档案而不对其加以利用，那么信息传递的效用就会大打折扣。

（1）信息存储积聚。学校档案不仅是学校发展的历史凭证，更能详细真实地反映一所学校的历史全貌，它随着学校的发展逐步积累。如今，在社会信息化程度加深，知识、信息储量剧增的背景下，档案形式与内容也日新月异，其中尤为突出的就是电子化形式。各种先进技术的推广运用，使得档案的载体也呈现多元化状态。

（2）信息利用滞后。当下，“数字化学校”正如火如荼的开展，而档案电子化是数字化学校的有机组成部分。面对大量原有的纸质文件和新新的电子文件，基于理念的落后与操作的简单，学校档案部门往往仅仅将其保存、看牢，而未能充分深挖纸质档案的内涵和展现电子档案的生命力，结果面临信息存储与信息利用不对称的窘境。

3.管理机制与管理手段的不配套

（1）管理机制留白。由于缺乏档案管理的有效机制，结果造成归档流程的程式化、归档形式的无序化和归档内容的虚拟化。程式化表现为归档人递交材料形式的单一性，即只是机械化的上交日常工作中形成的纸质材料，而忽视对其他各种门类档案的收集整理，如实物档案、声像档案等;无序化表现为材料内容的不完整，即材料内容不能完全反应事实，且材料内容相互之间缺少联系、不够系统、用处不大;虚拟化表现为档案材料内容的不真实，即材料数据与事实不符，且有明显主观更改的迹象，随意性较大。部分材料只是复印件，缺少原件，可信度较差。

（2）管理手段弱化。由于部分学校未能形成完整有序的收集、整理以及上缴归档材料的管理体制，或者即便存有，也缺乏有效的监督手段予以实施，结果导致档案管理人员只能采取被动催缴的方式对档案材料进行讨要。这种被动的收集手段使得缴档存在极大的随意性，往往造成当年归档材料收集不齐，而历年应归而未归材料混同上缴的无序现象。

二、运行不畅的归因

1.供求关系的失衡。教学活动有法而无定法，正因如此，其灵活性往往会在不经意间产生许多为改进教学方法、进行教学改革提供依据的重要信息。但因此类信息的价值一时难以显现，且分布比较零散，教师、学生、教务人员都有可能成为该信息的持有者、传递者和接受者，故收集具有一定难度，要求完整更是比较困难。加之师生对此类信息档案的不重视，往往导致材料供给的不足，不是缺少这部分就是那部分，常常是有头无尾，归档内容的疏漏或瑕疵也就难以避免。诸如此类信息的供给不周将会造成对这类零散、瞬时、灵活信息的永久失去。

2.信息传递的失重。档案作为一份历史的传承和信息的记载，理应体现“以人为本”的理念，即充分挖掘档案信息内容，为人服务、为人所用，使其为今后发展作参考。档案管理人员在维护档案保存方面意识很强，却未认识到保存档案的真正目的在于日常运用，结果使档案所承载的信息呈现单边传递的效应，即忽视了档案价值从吸收转为释放的过程。

3.管理机制的失力。虽然大多学校都成立了档案管理部门，但还是缺少完善、系统的管理机制，其直接导致档案工作无章可循。同时，由于历史、形态、意识等诸多原因，档案工作从根本上仍没有得到足够重视，如人员配备不到位;待遇及职称评定跟不上要求，且有些学校还会出现多头管理或者无人管理，其又间接导致档案部门被逐渐边缘化或孤立化。在双重影响下，档案管理体系始终不能有效建立，或即使建立也不能有序、正常的运作。

三、互动路径的选择

由于学校档案是对学校教育教学活動的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动，是评价学校和办学水平的窗口。所以，基于木桶原理，学校有必要针对档案管理运行中的供求、信息、管理等短板做出必要回应，以促进学校的整体发展。

1.供求的互动与合拍。长久以来，由于重视不够、认识不充分，造成档案收集不齐全、不完整，分类、立卷、归档等不规范，这与档案工作的要求相差甚远。对此应从狠抓供给入手，以巧迎需求增强实效，即充分供给档案资源，激发师生使用档案的需求，并通过技术手段调动师生利用档案的热情，使得供给与需求产生良性互动，以此增强学校的档案资源。

2.信息的多边与整合。众所周知，知识就是力量，但是力量不是来自于保密，而是来自于共享。与其他物质不同，知识被传递后，传播者仍然拥有，甚至通过交流，会产生知识的价值增值。从本质上讲，档案就是知识，因此作为知识的档案应当被以知识的方式加以利用。

3.机制的理顺与加强。人文关怀作为现代管理理念的核心，要求管理工作须以“人”为一切工作的出发点和归宿。在与时俱进的时代氛围下，档案管理也需遵循这一理念，即强调人性化管理。

（1）完善细则规定。为使学校档案资料齐全、完整，学校应制定相应的收集、上缴归档材料的细则，确保文件、资料按时归档。同时，档案管理员也应经常深入各部门进行提醒，以保证文件资料及时、齐全、完整上缴。对此，可以开展定期检查和不定期抽查，将过去一些采用复写、圆珠笔起草和不符合文件规范的资料进行纠正。对不齐全的文件资料，如有请示无批复，或有批复无请示，有正文无底稿、无附件等，则尽量查找弥补，追根溯源，请当事人回忆并书写说明材料，与文件一同归档，保证档案工作开展的正常秩序。

（2）导入协同模式。对于学校的重大活动，笔者认为可以尝试改变以往被动接收档案信息的方式，而是采用档案管理人员提前或同步协同的模式，即当一项重要或重大活动举办时或告一段落后，立即与该活动负责人联系，通过了解整起事件情况，确定收、归档范围，开展归档材料收集工作，这样可使得一些重要的、容易灭失的、日后难以再生的原始信息提前得到有效控制。即使有材料不全、不齐，也容易弥补，以期从根本上保障归档逻辑的完整性、归档形式的系统性和归档内容的价值性。

要做到协同，就要求档案人员不可闭门造车，整日待在办公室中，等待他人将材料送上门来。同时也要求学校的管理者要重视档案工作，将档案工作纳入全校日常管理机制中，并赋予档案管理人员应有的职能和职责，使其有能力知晓、介入、参与。

（3）注重质效考评。考評作为衡量手段广泛应用于各行各业，其促进功能的效果有目共睹。有鉴于此，笔者认为衡量、促进档案工作也可以引入质效考评机制。该考评不仅指向档案管理人员，更应指向档案材料的提供者，其旨在就归档材料的及时性、完整性、系统性做出评价。同时也可与档案管理人员的职称升降挂钩，以促进档案管理人员更好地完成档案管理工作。

结语

学校档案工作应在新形式下与时俱进，更新服务观念，转变以往被动、单一、传统的管理模式，以主动、协同、现代服务方式不断开拓服务领域、创新服务机制、增强服务效果，使档案管理工作始终保持旺盛的生机和活力。在人员更专业、管理更科学、方法更有效下，最终实现档案的优化管理，从而为广大师生提供最优化的服务，促进学校的可持续发展。

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