建设项目档案收集与管理

覃爱群

摘 要：本文在建设项目档案工作定位、完善建设项目档案工作程序、有效促进规范化归档进程等方面进行了阐述，指出了充分认识规范化归档的意义，强化落实规范化归档应遵遁的原则，并从多方面提出了完善档案收集与管理的有关建议。

关键词：行政事务;档案;建设项目;收集与管理

企业档案是企业的核心信息资源，是生产经营、市场开发和发展规划的重要依据。《大港油田公司档案分类标识规则》规定，油田公司档案共设10个一级类目，电力公司涉及文书类、科学技术研究类、建设项目类、设备仪器类、会计类、职工档案类、声像类、實物类等8大类。这些档案，不仅记录了电力公司的创业史、成长史和改革发展史，也见证了公司发展的重要过程和公司各项工作、各个方面、各个环节的真实情况，是扩大经营范围、开拓市场、加强管理、维护权利和利益、保持发展和稳定的可靠凭证与有力依据，是企业资产和生产要素的重要组成部分。

电力公司自1966年8月成立至今，建设项目档案在公司工程建设、维护和改扩建中占着举足轻重的地位，在节约人力、物力、财力等方面都起到了关键作用。建设项目档案，主要指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的，具有保存价值的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件。如何把建设项目档案收集齐全、完整、准确，充分发挥项目档案在工程建设、生产管理、维护和改建扩建中的作用，是目前油田企业档案管理部门面临的一个突出问题。

一、明确建设项目档案工作定位，充分认识规范化归档与管理的意义

1.各级领导、档案管理部门、建设项目管理部门首先要在建设项目立项时充分认识到档案工作的重要性，明确两个理念：一是档案是企业的重要知识资产和核心信息资源;二是档案工作是企业的基础工作。

（1）各级领导要加强对档案工作的领导，将档案归档工作列入项目建设范围，从工程立项和开工环节、施工过程环节、竣工验收环节层层抓实，时时督促，严格要求，帮助解决项目建设过程中档案工作遇到的实际问题和困难。

（2）档案管理部门要定位服务、突出服务、强化服务。要紧紧围绕工程项目建设工作，提供及时、优质、高效服务，既是档案部门的首要任务，也是做好档案工作的根本保证。

（3）各级管理部门要关心和支持档案工作。一要把应当归档的文件材料及时移交到档案部门集中保管。二要支持配合档案部门做好重大建设项目档案管理工作。三要同档案管理部门共同搞好档案信息资源的开发利用。

2.实现建设项目科学化、标准化、规范化归档与管理，在基础管理上要强化以下三个方面的工作。

（1）强化制度建设。从管理入手，结合建设项目档案的特性，完善相关的制度和考核办法，形成管理机制，按照工程进度要求进行考核评比，成绩优秀的予以表彰和奖励，充分调动档案工作人员的积极性。

（2）强化网络建设。要建立由项目部门负责人、项目部门及档案管理人员等组成的团队网络，组织、协调设计单位、施工单位和监理单位等编制项目竣工文件，并由项目部门负责人并对项目建设全过程形成的文件材料进行指导、审核和把关。从而形成一个符合项目特点与管理相适应的档案管理网络。在机构发生变化、人员发生调整期间，根据实际情况及时重新进行调整。

（3）强化全员教育。积极开展建设项目档案培训，根据不同的建设项目组成符合项目特色的学习小组，通过集中授课和主动上门服务积极开展学习交流，掌握最新档案动态，增强项目人员对档案工作的认识和提高。

二、完善建设项目档案工作程序，强化落实规范化归档应遵遁的原则

1.纳入项目计划，认真落实归档要求

企业应把建设项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责描述，实行建设项目归档范围确认制，包括归档材料所涉及的各部门和各岗位。依据主要业务流程和历年归档情况，拟定出各类档案的基本归档范围，与项目建设管理同步实施。项目档案按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。

在建设项目整个过程中，档案管理工作还应当坚持“三同时”原则，即：在签订合同时，应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责;检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目文件材料的收集、整理情况;在进行工程验收时，应同时审查、验收项目文件的归档情况。

2.部门相互配合，严格执行档案程序

企业要按照相关要求，充分发挥档案管理网络的作用，对项目实施过程中产生的资料和文件的归档进度和质量进行全过程管理，将任务和责任层层传递，确保归档工作顺利实施和推进。档案管理部门和项目管理部门的负责人和档案人员要严格按照档案归档范围确认制管理档案，每一个归档环节都实行确认制，并形成双向制约机制。

三、严格履行项目管理规定，有效促进规范化归档进程

企业应将建设项目文件资料归档纳入项目的整体管理，并形成文件化管理，在项目合同中确定相关条款，在项目实施的各个阶段中，文件资料的收集与项目进度同步进行，文件资料归档工作应严格执行项目合同、验收、结算规定。

1.在签订勘察、设计、施工、工程总承包及监理等合同时，应当设立专门条款，明确项目档案有关事宜和应当提交的项目文件名称、内容、套数、时间、质量要求和与其相对应的电子文件及整理、审核、归档与违约责任，并经档案管理部门签署会签意见。同时，为了保证文件资料归档的完整性，还应在合同中注明工程质量保证金中应包含档案质量保证金。

2.建设项目管理部门和参建单位，应在建设项目竣工验收前按阶段或单项，将经过整理的项目文件，提交档案管理部门归档。同时，应当指定专人负责照片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，建设项目重要阶段、事件、事故，应当有完整的声像材料，并对相关内容进行编写。按照档案管理系统要求，进行加工处理，纸质文件与电子文件内容相符。归档的电子文件必须确保可读性、安全性，实现档案数字化管理。

3.建设项目办理竣工结算时，应有档案管理部门的签署意见，先档案验收，后工程结算。档案管理部门根据合同，检查所提交的项目文件，符合档案管理要求的，签署同意付款意见，方能进入合同付款环节。对不按照归档范围、时间、份数、要求归档的归档单位或个人，档案部门应进行催交，责成其按照归档要求限期归档，否则不签署竣工结算意见。

四、结束语

通过规范化、制度化、程序化管理，企业的建设项目档案归档工作将健康发展，并取得良好的效果。同时，还要在此基础上加强建设项目档案的开发和利用，充分发挥服务职能，循序渐进，更好地为企业的生产建设和经营发展做出更大的贡献。

参考文献

[1]中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定（中油办〔2010〕187号）