事业单位档案管理数字化建设的前期准备与实践策略分析

张瑞

摘 要：信息技术是事业单位档案管理发展的基本条件，数字化已经成为事业单位档案管理建设的主要趋势，应当为实现事业单位档案管理的数字化提供必要条件，优化档案管理数字化工作进程，配齐档案管理的专业技术力量，在良好前期准备工作的基础上达到提高档案管理质量目标。

1 事业单位档案数字化建设准备工作

1.1 成立工作小组

事业单位推动档案数字化建设是必然趋势，应当基于数字化建设对事业单位的档案管理工作建设情况进行充分的梳理，找出事业单位档案管理的现实困境，明确事业单位档案管理信息化建设的具体建设步伐，从而在数字化技术不断更新的过程中推动事业单位档案管理体系的快速发展。首先，建立专门领域小组，明确事业单位档案管理数字化的重点，有各级职能部门和主要负责人做好相应的档案管理工作。其次，还要在专业技术人员的指导下形成技术攻关小组，融合专业技术力度开展档案数字化管理工作，明确数字化档案管理的重点与具体步骤。确定事业单位档案管理的工作范围，明确具体的工作模式，由此达到全面落实数字化标准的目标。第三，工作小组应当加强各项工作的监督，有效的落实前期准备工作，保证各项硬件与软件条件达到相应标准，这样才能防止数据信息的丢失，解决档案管理工作存在的现实问题。

1.2优化档案数字化条件

数字化档案建设工作有一个较为漫长的过程，需要把传统的原始纸制时代的档案逐步的进行数字化，这是一项高成本与耗时较长的工作。事业单位的档案数字化建设的前期准备工作应当提供基础。首先，应当保证提供足够的数字化档案建设的场所，强调有足够的数字化档案建设的操作空间，能够将所有的档案信息与文件配置齐全，在良好的防护措施下支持数字化建设的逐步推动。其次，还要优化档案的存储介质，注重做好相关的备份工作，以先进的数字化设备推动档案数字化建设的快速发展。第三，保证档案场所的安全性，加强档案管理的安全控制，注重加大档案数字化场所进入的审批力度，有效的进行原件扫描，防止在档案数字化过程中造成的珍贵档案损坏，档案数据信息资源丢失，以及存在的档案数据资源泄密等方面问题。

1.3档案数字化前处理

事业单位实现数字化档案建设，还要加大档案的整理水平，加强数据信息的深入扫描与分析工作。在进一步明确档案数字化的范围之后，应当做好相关的检查工作。首先，应当加大目录准备的力度，保证档案目录的规范性，对档案的字节长度，档案的规格，档案的数据类型进行有效确定。消除档案内容不规范、不具体、频繁修改的问题。其次，还要加强检查整理工作，保证数字化档案无缺损破坏的问题。还要提高信息的提取质量，阶段性检查信息不全以及重复提取信息问题。

2 事业单位档案数字化建设的实践策略

2.1 健全工作管理制度

事业单位档案数字化有一个日渐完善的过程，事业单位应当不断践行新的档案管理工作标准，在国家先进标准的指导下逐步的修改完善档案管理工作制度。首先，在数字化的建设过种明确档案工作制度，确定档案管理的重点，基于保密、安全、科学化开展数字化档案管理工作。其次，严格的落实档案管理工作要求，提出专业化系统化管理制度，形成具体的档案管理责任分析。第三，还要建立必要的奖惩机制，加大档案管理信息化的奖励，推进相关工作高效运行。

2.2 加大投入力度

档案数字化建设应当提高档案管理工作水平，明确档案管理的重点，在系统性的基础上提高事业单位档案信息化建设水平。应当有逐步完善的机制上做到档案信息有效存储，切实提高档案管理的系统性，达到人力、物力、财务的有效支撑。可以根据自身发展需要实现软件与硬件的统一管理。具体应当编制科学的档案管理工作方案，提高档案管理的兼容性，保证以往做过的档案管理建设与新时期的档案管理有一定的兼容性。尤其在紙制档案信息化的过程中应当遵循统一的管理标准。根据行业档案管理的需要进行硬件购置，保证硬件符合长远档案管理的需要，尤其注重保密与智能化设备的引进，从而达到优化档案管理防控系统的建设目标。

2.3 构建专业档案数据库

事业单位最有价值的档案信息是专业档案数据信息，事业单位应当加强数据库的建设与完善工作，重点基于数字化技术实现档案资源的科学化存储与管理。首先，事业单位应当构建专业的结构化数据库，加强文字、数字、图形、图片、视频资源的存储能力。其次，还要构建专题数据库，加强人才库，专业技术库、科研数据库、人事档案库与行政档案库等。由于事业单位承担的公共服务领域不同，因此应当具备本专业的特色数据库，在专业指导机构的辅助下达到专业、高效、安全集成化的效果。第三，还要大数据与云存储的理念下提高事业单位档案管理的科学性，应当构建一个可以调度共享，数据有效传递，满足各部门需要的档案管理体系。

2.4 建立档案信息平台

事业单位应当提高档案数字化建设的质量，注重加强信息平台的建设工作，在档案数字化建设中，应当建立档案信息管理专业平台。首先，开发专业的档案管理信息化系统，满足办公自动化、档案实时化、上下游单位档案共享，社会群众自主获取公开档案信息，智能移动化档案管理的需要，搭建优质的档案管理平台，满足全社会对事业单位技术信息的使用与共享需要。其次，还要优化建立档案资源管理与互动机制，提高档案管理专业技术人员与使用者的互动水平，提高智慧化平台的指导能力，在良好的个性化辅助条件下提高档案管理工作的整体水平。第三，还要优化档案的网络浏览与下载机制，进一步搭建专业的档案管理工作平台，对操作系统进行优化，根据本单位的实际情况进行档案管理，达到保证档案数字化建设有效实施目标。

事业单位档案管理数字化建设的任务较为繁重，应当基于事业单位现有技术实力，明确数字化档案管理工作规划，健全档案管理工作制度，加强人才与技术设备储备，在上级部门的支持下提高数字化档案管理水平，促进事业单位档案管理的顺利开展，解决事业单位档案管理现实问题。

参考文献

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