大档案视角下的高校档案信息化建设

摘要：对于高校档案信息化建设来说，大档案视角是一种对思维模式的创新，大档案视角对档案信息化建设的核心内质进行深度研究，在当前这样一个信息化高速发展的时代，高校在档案信息化建设方面需要进行更多的整合和优化。从当前高校档案信息化建设来说，还處于初期阶段，存在诸多不足，本文首先对大档案对高校档案信息的作用和意义进行归纳总结，然后分析当前高校信息化建设存在的问题，最后从大档案视角下针对高校档案信息化建设提供一定的建议。

关键词：大档案;高校;档案信息化

当前社会对档案信息的公开和共享日益重视，高校大多也建立了相应的档案管理系统，用来对档案信息资源进行数字化处理并归档，总的来说目前的档案管理和服务质量与传统手工方式相比已经有了极大的提高，但是仍然存在一些问题，在大档案视角下对高校档案信息化建设提出了新的要求和方向。

1大档案对高校档案信息化的作用和意义

1.1大档案的内涵

大档案视角是指将于档案相关的内容整合为一个系统工程，对于高校来说就是需要将档案馆、校史馆和其它于文化产业相关的内容串联为一体，并在全体视角下通盘考虑，搭建文化传播平台。与传统档案相比，大档案的内涵更加丰富，涉及的内容更多，传统档案工作以档案实体为工作对象，工作大多为人工完成。但是随着信息化的发展，各类信息存储、查找和使用技术的发展，档案管理的理念也开始发生变化，除传统档案馆外，其它与信息相关的内容也纳入大档案视角下档案信息化的工作。总的来说大档案视角下，需要冲破传统认知的束缚，逐步扩大档案的范畴，这样才能促进档案工作的高质量发展。

1.2大档案视角下高校信息化建设的要求

大档案对思维模式是一种全新的改造，需要树立新的思维模式。对于高校档案工作，无论是发展理念、工作思路，还是管理模式，以及其它方面都需要与时代接轨，融入新、全、快的当代理念。对于高校来说，这里有名师汇聚，是历史、社会文化传播的主要基地，在贯彻融入时代特征方面有独一无二的优势。对于高校校史展览馆、文化创意产业园、大学生创新创业基地建设来说，在前期档案馆能为其提供珍贵史料，但在后期这些数字化的园区能够促进高校档案信息化的发展。

2当前高校档案信息化建设存在的问题

2.1认知存在偏差。虽然当前高校认识到档案信息化建设的重要性，但是对于信息化管理人员在实施过程中对其认知存在一定偏差，甚至认为档案信息化建设只是将所有档案资料进行简单整合，这种片面的认知导致整个档案在信息化建设过程中存在资料整合不合理，整合过程中导致混乱情况。

2.2整合过程激进。高校档案信息化建设是一个系统性工程，不可操之过急，而部分高校整合过程过于激进，对档案资源整合没有讲究系统性和渐进性的原则。认为档案资源整合只是一项简单只是重复性较多的工作，在整个档案整合过程中没有制定切实有效的制度以及细致全面的整合方案，导致整个档案信息化整理过程显得杂乱无序，最终整理的结果也与预期存在较大差距。

2.3整合方式单一。高校在整合档案信息资源时，整合方式较为单一，大多整合手段为简单的实体整合，整合手段缺乏创新，这种单一化的整合方式导致整个高校档案的信息化水平都不高，直接影响信息化建设的进程。

2.4忽视用户需求

高校档案信息化建设的目的在于提高用户使用档案、利用档案的效率和体验感。而当前大多高校在进行档案信息化过程中仅关注信息的整合，没有从用户的角度进行考虑，最终导致整个档案信息化建设只是为了信息化而信息化，没能充分发挥信息化的优势。

3大档案视角下如何做好高校档案信息化建设

3.1全面树立信息化理念

大档案视角讲究的是对信息资源进行整合，而信息化是对资源进行整合的关键手段，所以需要全面建立大档案信息化理念。

一是树立社会化理念。当前的社会是一个开发、自由的社会，高校在进行档案信息化建设过程中需要以多媒体和信息化技术为支撑，但理念上需要改变传统思维和服务意识，多开拓自身视野，将高校档案服务从高校扩展到全社会，为全社会提供开发、高效、高质量的档案信息服务。

二是要树立共享化理念。当前高校涉及的馆很多，富含的各类信息资源较为分散。故需要引入电子信息管理系统，以信息化为手段突破高校不同馆之间的信息限制，通过对馆藏资源进行信息化处理提高档案信息服务的深度和广度。

三是要树立数字化理念。数字技术是信息化的支撑，只有信息化才能让档案资源突破部门、区域的限制，在建立信息互联的资源库的基础上，规范信息资源的管理标准和操作细则，让整个档案信息存储、查询和使用形成制度化，从而让档案数据的管理和使用更加高效、有序、规范。

3.2提高高校档案管理效益

提高高效档案管理效益的前提是高校要提高对档案管理的重视度，对档案管理进行统一规划、合理部署，将档案管理纳入整个高校资源体用的大体系中，才能显著提高高校档案管理效益。具体做法可以从以下三方面展开：

一是完善高校网站建设。当前高校网站较多，但网站孤立现象严重，网站彼此间不相连。所以需要以当前网站为基础，对其相互间进行连通和衔接，对档案信息进行充分的整合，让用户能够高效查询和传递各类档案信息。

二是构建信息资源数据库。加强高校数据库建设，对纸质档案进行扫描和珍藏保管，对数字化资源做好归类。对数字化检索工具不断进行优化，让高校档案信息资源能够快速进行共享，快速响应使用者的各类需求。

三是完善电子档案数据库。数字化后更进一步的工作是电子档案化，让各类数字化档案能够按照一定的规律、标准构建电子档案数据库，在自动化管理集成信息系统的帮助下，让管理者和使用者能够对各类电子档案进行高效的接受、保管、读取和使用。

3.3扩大信息化自助服务

长期以来档案部门都忙碌于高度重复的工作，由于工作繁忙导致工作压力较大，导致档案部门无法提供高效、愉悦的业务服务。而在采用信息化自助服务后，可以让使用者通过远程自助查询系统对档案进行查询，这种查询方式相较于传统人工更加高效、便捷，能够大大减轻档案部门的工作压力，也避免纸质档案在多次的传播过程中造成磨损，更有利于珍贵档案资料的储存和使用效率。由于重复性工作的大大减少，让档案部门可以为使用者提供更有质量、服务性更好的档案咨询服务。

3.4加快人才队伍建设

大档案视角下档案管理工作的广度和深度相较于过去均发生较大的变化，对人才的要求也大幅提升，人力资源为各项工作的关键支撑，对于高校档案管理人员来说，需要快速提高其资源整合能力和创新服务意识。当前高校档案管理人员结构大多不够合理，需要进行优化，让高校档案管理团队能够形成阶梯型分布，能够优化整个管理人才的结构，对于整个档案管理团队要兼顾研究型、管理型和操作型等多项人才的比例，对各岗位的职责进行明确，年终考核做到科学化、合理化，通过指标和各类培训提高档案管理人员的知识结构和其它综合素质，最终不断提高整个高校的档案整合和创新服务水平。

4结论

总的来说，在大档案视角下，高校对档案信息化的要求越来越高，首先高校档案管理人员需要树立大档案的理念，完善档案信息化建设相关制度，加强信息化建设，提高档案资源共享和使用的效率，同时加大对档案管理人员复合型能力的培养，这样才能提高档案资源的整合效益和使用效益，更好满足社会大众对档案资源的使用需求。

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作者简介：谭畅（1976.8.17-），女，汉，籍贯：吉林省大安市，本科，馆员。