有关流动人员档案管理的现状及发展趋势

曹丽娜

摘 要：中国在转型过程中通过结构调整，对人的主体性进一步解放，出现前所未有的创业潮，在经济迅猛发展的今天，不仅制度有了融合，各行各业人员也进行了大融合。在良好的市场经济条件下，人才之间的竞争如此激烈，随着人才之间的来来往往，人员的流动也是在急剧加快的过程中。人员流动的规模、速度前所未有，我国档案管理工作中针对流动人员的专业管理也应运而生。但我国作为一个经济大国，人口的大量流动对档案管理也是一项巨大挑战，对此类档案的管理从无到有、从小到大的过程仍需进一步科学化、制度化。现阶段流动人员的人员档案管理依然存在一些问题和困难，这就需要有关单位进行强化，采取有效的措施，加强对流动人员的档案管理。

关键词：流动人员;档案管理;现状

计划经济体制下，我国沿用干部身份档案管理体制，随着市场经济的发展，我国政府的人力资源配置转向市场化配置。这一转变促进了体制内外人才的流动，流动人员的档案管理也打破了干部身份管理模式，流动人员一定程度上不再受限于地域、户籍等，使得其档案有地方管，户籍有地方挂，职称有地方评。2014年以来国家先后印发《中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》、《人力资源社会保障部关于加强和改进人力资源社会保障领域公共服务的意见》，这些政策法规等都进一步表明政府在人力资源管理上所做的重大突破。但我国人事档案针对流动人员的管理起步较晚，在近30年的发展进程中看，有关流动人员的档案管理在不断创新发展的同时，一些管理工作仍不能跟上市场化改革的进程。在市場化高速发展的时期，有关流动人员档案管理需进一步制度化和科学化。

一、流动人员人事档案管理现状

1.流动人员档案信息的真实性有待确定。档案资料是流动人员身份、经历、学历等个人信息的资料证明，反映了人员的真实情况和表现。在人事档案转递、借阅过程中，尤其是纸质化的管理下，很多信息难以确保其真实性，个人可能存在自行添减信息等，带有很强的主观性，使档案管理缺乏意义。加上纸质版的人员档案规格不统一，资料书写也没有标准。手写板的档案信息资料很容易出纰漏，有可能会被手动增改，有可能由于墨水书写字迹模糊不清。在保管过程中，如果人员操作稍微有些失误，可能会出现缺页或者资料填写不一致，造成人员信息的混乱而缺乏真实性和参考性。在信息化大数据时代，采用电子档案是一大革新，不仅节约成本，节省人力、物力，更能保证信息的真实性和完整性。

2.档案管理工作中各环节衔接问题。由于流动人员档案包括非公有制企业聘用人员档案、未就业高校毕业生、被解聘人员或无业人员的档案等，涉及范围之广，行业之多，使得在人事档案管理中，部分环节之间可能脱节，一些档案信息不能及时更新，对企事业用人单位造成一定困扰。针对此类现象，档案管理应进一步做好相关衔接方案，弥补脱节造成的空缺。工作人员手机资料靠纯人手操作，在拆装的过程中难免会产生工作失误。不少资料在人手多次反复操作下，出现纸张发黄、字迹褪色、纸张破损等现象，直接影响着人员档案资料的完整性。办公软件的落后严重影响着档案管理的顺利开展，同时也没有真正反映出实际的情况。流动人员资料因为各种工作交接或工作交叉，需要传阅资料，这个过程中档案来回传递，有时候没有及时进行交接登记，有时候私自外带档案资料违规办事，有时候档案资料丢失，这些都是工作中发生的不安全因素。

3.档案管理收费行为有待规范。在流动人员档案管理基本公共服务中，自2015年1月1日起，国家取消了流动人员人事档案的保管费、查阅费、档案转递费等费用。但一些地区部门管理理念落后，加之流动人员在这方面的自我保护意识欠缺等，仍有个别项目收取费用，不符合档案管理的现代化和体制化要求。没有组织管理人员进行学习，更新最新的动态信息，导致档案管理有所滞后。

4.流动人员档案管理缺乏规范管理。人员档案是个人的重要资料信息，利用率也是比较大的，但是缺乏管理规范的人员档案管理是很难发挥其作用的。流动人员档案来源比较多，结构相对比较复杂多变，加上人员的职业繁多，人员的资料内容也有很大的差别，缺乏管理是非常不理智的。在现实操作中，流动人员档案的复杂性和多变性，影响着工作人员对档案管理的耐心和责任心，加上管理制度的不完善和不完整，导致人员档案管理工作一直止步不前。

二、流动人员档案管理的创新发展

1.不断完善流动人员档案管理的政策法规。流动人员是我国各行各业人才梯队的重要部分，对经济的发展至关重要，政府服务和培养好这批人员可促进市场经济、人才强国等战略的发展。因此随着流动人员档案管理的相关政策、法律法规的一系列出台，一定意义上推进人力资源的合理化建设。不断健全、修订相关规定，更加完善档案管理的基本公共服务，使得其不断法制化、规范化、信息化和科学化。政府服务可以在现有的制度基础上，根据人员流动情况进行制定鉴别归档制度、传递制度、保密制度、检查制度等等，形成一个较为完整的管理体系，从多方面进行监控，从而实现管理的进步和提升。对档案的收集、转交手续、表述方式、填写要求等等进行全方位地监控个管理，做到不丢失、不损坏、不堆积，通过制定一系列的规章制度，保证流动人员档案工作逐步规范和标准，真正发挥流动人员档案的作用和参考意义。

2.形成完整的管理体系。流动人员档案管理体制实行“集中管理，归口管理”，严格按照国家赋予的权利和应尽的义务各司其职，在人事管理部门设立专门的流动人员档案管理，并配备专业人员对此类档案进行管理。对专业人员进行科学的培训，提高其办事效率并精简办事过程。随着人才市场和劳动力市场的进一步融合，人力资源市场日益规范化，初步完成了资源的整合，也完善了人才服务体系。人事管理部门需要重视管理工作，把流动人员档案管理工作列入会议的汇报工作，定期监督和听取工作的运行情况，加强对流动人员档案工作的管控。除了定期的工作汇报之外，还要制定明确的规划和实施方案，有计划、有组织、有目的、有检查地进行工作的部署和安排。通过相关管理体系的明确规定和落实，增强了各部门的沟通协作，要求管理人员及时归档和收集等档案资料的工作处理，也确保了资料的完整度和真实性。

3.清晰的功能定位。2015年1月1日起，流动人员档案管理工作纳入政府基本公共服务体系，取消收取流动人员人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费等费用，并为流动人员免费提供多项基本服务。各级服务机构根据当地实际情况，精简办事窗口，使基本服务更加规范化。实现对各管理部门的分工合作，明确其职责和功能，让各部门的工作各司其职、各尽所能地为流动人员档案作出努力，从而避免盲目地进行管理。各部门的工作都是一环扣一环的，所以各部门的工作交流和职责的分工，有利于管理部门的有效沟通和正常运作，避免因工作交叉或工作重复造成资源的浪费和人员的损耗。

4.管理方法和技术不断创新。流动人员对于人事档案的查阅率较高，以往的纸质档案不易保存，随着电子技术的发展，越来越多部分采用电子档案，提高了查阅效率同时也可长时间保存个人档案。随着管理设备和技术的不断创新以及专业人员的职业素养，有关流动人员的档案管理愈发具有专业性。提高管理人员和管理方法的现代化水平，顺应社会发展和最新要求，引进现代科学技术方法和手段，提高流动人员档案工作的效果和质量。

例如，使用一些网络平台的管理服务软件，开发适合实际情况的搜索工具，进一步优化流动人员档案的查阅、收集、归档、分析等方面的操作。也可以通过建立流动人员档案的信息资料电子库，当收到档案的时候，及时进行扫描和文件的电子备份，建立电子信息库。电子信息库可以让单位或个人需要的时候，随时随地进行查阅或参考，实现资源的共享。相关档案管理部门需要加大对档案管理的资金投入和管理，加强管理的设备设施建设，提供现代化、科学化的管理手法和工具，让信息进行联网操作，使信息更具反馈性和跟踪性。

三、小结

在经济发展转型阶段，大量流动人员促成各行业之间的联系，其各种劳动、报酬、保障等方面与国家的快速发展息息相关，做好流动人员人事档案的管理工作可适应和促进这一发展的新阶段。目前有关流动人员的档案管理办法虽有些许困难，但政府不断加强政策引导与支持，大力发展人力资源服务企业，激活了市场经济的活力。流动人员人事档案的管理工作应充分利用大数据带来的便利，进行人事资源整合，打破以往的服务壁垒。积极对档案管理进行模式创新，充分发挥流动人员带来的行业互通，使各行业更加具有专业性，同时也进一步提高了社会公共服务能力。应加强档案管理人才建設，打造一批高素质、高水准、专业化的人才队伍，为有关流动人员提高更便捷、更高效、更全面的服务，从而促进国家经济和人才的强劲发展。在此过程中，相关管理职能部门要顺应社会的发展和形势变化，正视流动人员档案管理中的漏洞和问题，不断在实践中总结经验，完善相关管理制度，创新管理手段，通过高效且科学的管理方法进行管理，从而提高流动人员档案管理的质量和水平。流动人员档案管理工作在当前社会发展中具有举足轻重的作用，各单位部门需要多加重视，根据实际情况制定方案进行完善优化，为不断完善流动人员档案管理工作努力和创新。

参考文献：

[1]人力资源和社会保障部.人社部印发《中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》、《人力资源社会保障部关于加强和改进人力资源社会保障领域公共服务的意见》[2016-05-25] http：//www.mohrss.gov.cn。

[2]人社部.印发《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发﹝2014﹞90号）。

[3]王桂新，潘泽瀚.我国流动人员的空间分布及其影响因素——基于第六次人口普查资料的分析[J].现代城市研究，2013（3）：4-11。

[4]李程伟.北京市的流动人员管理：成绩、问题及对策[J].北京行政学院学报，2001（1）：40-44。