创新医院声像档案管理,发挥档案信息应用价值

张义梅 朱海涛

摘 要：在时代发展中，档案管理中也开始广泛实施办公自动化和社会信息化，在此中声像档案的应用价值更加明显。声像档案是医院医疗、科研、教育以及管理过程中记录的音像资料，主要是记录医院发展中的重大事件，关系到医院的各个方面工作，可以将事件整个过程呈现出来，给人们带来生动的现场真实体验。和传统文字档案相比，声像档案对于事件的记录更加鲜明和直观，不管是在现实查证还是在历史分析中均具有应用价值。随着我国医疗市场的激烈竞争，医院在发展中也希望能够树立良好的市场形象，在此目标下对于社会影响力的关注逐渐提升，注重提升自身美誉度。声像档案借助本身独特优势，能够真实记录和再次呈现真实场景，具有重要參考价值，因此在医院建设中也具有重要作用。

关键词：档案管理;声像档案;资料

一、创新医院声像档案管理策略

1.创新管理机制，提高声像档案管理规范性。在当前档案管理中还没有规范的管理体制，针对这一问题也就需要创新管理体制，以能够实现档案的科学管理。其中在各部门建构声像档案管理规章制度，在管理部门针对各个季度甚至每周档案管理工作实施考核，以能够对声像档案管理严密把控，做到全面监督管理。在档案管理部门引导下，实现对档案各部门的分级监管，也可以成立相应的档案管理小组，在档案管理中对声像档案实施分类管理，便于及时了解档案管理现状，以此显著提升声像档案管理工作效率以及专业化程度。

2.建构完善的声像档案工作制度，实现声像档案管理标准化。在医院档案管理中，针对各个流程均需要制定相应的档案管理制度。医院中各项特殊活动在开展过程中，均需要留存相应的声像资料，其中在活动之前也就需要让相关负责人详细了解整个活动性质以及流程等信息，以能够保障相关人员做好摄影以及摄像等准备工作。在声像档案管理中，因为本身是数字化呈现方式，自然在归档中也就需要做准备好硬件录制设备、资料共享检索联网设备和软件等基础工作，并严格依照相关规范对其实施管理 。不同科室在上交声像档案之前，也就需要将其复档工作做好，对于声像档案的借阅和规范也需要做好相应的记录工作。

3.提高声像档案归档管理前控制。档案部门在进行照片和录像档案收集工作之外，也需要处理档案各部门间关系，并及时向相关部门了解档案信息，查询及时照片档案取向，做好和各部门思想工作，最大化收集散存的照片，以能够对其实施集中管理 ，有助于发挥其利用价值。另外，在医院重要活动中，可以由档案管理人员承担相应的拍摄工作，以能够保障档案管理人员可以掌握档案信息的第一手资料，同时也能够全面了解活动主体、人物、背景等相关信息，对于声像档案质量具有重要保障作用，也有助于提高归档完整性。

二、提高医院声像档案开发利用价值

1.提高对网站的应用，便于查阅声像档案。在声像档案管理质量评估中，一方面要关注其保管环境和管理手段，另一方面也需要分析资料的开发应用问题。如果在医院中广大职工并不了解声像档案馆藏情况，自然也就不会对其进行查询和开发应用。对于档案管理者来讲，需要加强声像档案宣传，尽可能做到广而告之。尤其是声像档案可以建构专门的网站，在医院网站中进行展示和宣传，以能够提高本院员工对档案的了解。

2.建立院史展览馆。在医院可以建立院史展览馆，主要是展示医院历史发展、科研成果、医院文化等相关证书和奖章等实物。这一展览馆的建立不但能够为医院整体建设提供相应素材，也有助于为医院和国内外同行交流合作提供平台。在档案管理中，收集和整理医院中发生的重大事件照片以及数据资料等，更有助于促进医院档案管理的多样化发展，也能够为医院文化宣传提供重要媒介。

三、医院声像资料的保管

声像资料是文献资料的一部分，其管理程序与图书资料大同小异，也包括分类、编号、馆内阅览和外借等工作程序。

在声像档案的管理过程中，对于环境具有严格的要求，并不是随意的环境下都能进行声像档案的保管，甚至可以说，声像档案所要求的环境更加严格，一些保管环境不能达到恒温以及恒温的状态 ，也是影响声像档案的主要问题。

声像资料由于其载体由胶片、磁带、光盘等特殊的材料制成 的，保管亦比纸质文献更为讲究。因而诸如温度、湿度、包装、存放等方面均有一定要求，否则， 将造成声像资料的过早退化和损坏，影响清晰度，避免使用时带来不必要的麻烦。

四、结语

在医院声像档案管理中，需要长期得到相关管理人员以及技术人员的努力，全面分析当前声像档案管理中的不足，基于此提出相应的改善策略，提高对声像档案信息的开发应用，以能够显著降低医院建设成本，提升医院档案管理工作质量和效率，更有助于促进医院的长期稳定发展。

参考文献：

[1]张星黔.浅议医院声像档案管理[J].贵阳中医学院学报，2014（04）

[2]罗 娟，高江苓，符峰钊，易怀升，高 源.医院声像档案数字化管理[J].解放军医院管理杂志，2014（12）

[3]耿金生.浅谈医院声像档案管理[J].中国科技信息，2007（12）