以信息化建设推动医院人事档案精细化管理

周燕松

摘 要：医院人事档案管理属于医院管理中的一项基础性工作，对于医院人才储备和人力资源调配都有重要意义。文章首先对医院人事档案管理现状及存在的问题进行分析，探讨医院人事档案管理实施精细化管理的必要性，在此基础上，研究医院人事档案管理精细化开展的具体路径，以期为医院人事档案管理改革提供参考。

关键词：信息化建设;医院人事档案;精细化管理

精细化管理的核心理念是精细化、规范化、个性化管理，通过将管理工作细化分解，落实管理责任，明确管理流程，确保管理工作的质量和效率。对于医院人事档案管理工作而言，实施精细化管理是十分必要的。信息化建设则为精细化管理的实施提供了技术支持，应结合医院信息化建设的发展，深化人事档案精细化管理改革。

一、医院人事档案管理现状及存在的问题

1.医院人事档案管理现状

医院人事档案管理工作的主要内容是对各种形式的医院人事档案资料进行收集、整理、入库和调用。在医院人事档案中，记录着所有工作人员的个人状况、工作表现、学历结构、政治面貌、奖惩情况、工资任免情况等，是医院考察员工的重要依据。在医院信息化建设发展下，人事档案管理基本告别了传统的纸质档案管理阶段，已经实现档案电子化，并采用专用的信息系统，开展各项人事档案管理工作。在此情况下，能够解决传统纸质档案易丢失和损坏的问题，节省档案存储的空间占用和维护成本。在档案资料更新和利用的过程中，也可以采用信息系统高效完成相关操作，并对档案调用过程进行自动记录。从医院内外环境的变化趋势来看，在当前的市场供求机制下，医院人员的流动性较大，档案调动较为频繁。而且出于医院内部管理的需求，也需要掌握人事档案动态，及时汇报相关数据的变化，为医院人力资源决策提供依据。虽然医院已经实现了档案电子化改革，但是在档案分析和利用的过程中，由于信息技术落后、档案管理人员知识水平等问题，还未完全发挥信息技术的优势。

2.医院人事档案管理存在的主要问题

目前医院人事档案管理工作主要存在以下几方面问题：（1）档案归档问题，医院人事档案归档工作主要以《干部人事档案材料收集归档规定》等为依据，将档案分为十类，按照分类丰富归档内容，全面反映人力资源信息。医院属于知识密集型单位，需要对医院员工的学历层次、业务水平和进修经历等进行详细记录。但是目前医院档案归档内容不够细致，信息未够完善。（2）档案利用效率偏低，在以信息化建设为基础的档案管理工作改革过程中，存在重建设、轻管理的现象，在建立电子化人事档案后，对其利用率较低。相关调查结果显示，超过90%的医务人员不了解人事档案的运行，还有将近20%的医务人员认为人事档案可有可无，能够在一定程度上反映出目前医院人事档案利用效率较低。（3）档案管理人员的信息素养偏低，在信息化建设和发展过程中，信息操作技能已经成为医院人事档案管理人员的必备技能。但是许多人事档案管理人员对信息素质的提升不够重视，缺乏信息化管理意识，实际操作技能水平也较低。

二、医院人事档案管理实施精细化管理改革的必要性

信息化建设是是医院人事档案精细化管理实施的重要前提。在传统的医院人事档案管理模式下，由于信息反馈不及时、档案资料自身不完整，不具备开展精细化管理的条件。在大数据、云计算、数据挖掘和可视化技术等的快速发展下，新一轮的医院信息化建设正在进行。在这些前沿信息技术的应用下，能够有效提升医院人事档案管理水平。在信息化建设过程中，实施人事档案精细化管理的必要性主要体现在以下几个方面：

（1）出于档案管理现代化发展的需求，在医疗卫生体系不断完善下，人事档案的类型、数量也不断增加，一个医疗机构中的人事档案信息数据规模庞大，而且在人员流动过程中，新的档案数据不断出现，采用传统管理方法已经无法满足实际需求。同时在对规模庞大、更新快速的人事档案信息数据进行处理時，也必须采用精细化管理方法，否则容易出现混乱。

（2）出于医院档案管理模式变革的需求，以往医院人事档案管理的粗放式程度较高，在现阶段的人事档案管理中，需要将管理要求细化到档案鉴别、整理、收集、归档各个环节，并做好各个环节之间的衔接，避免出现管理漏洞。

（3）出于提高人事档案管理工作效率的需求，信息化技术应用的最大优势是能够提升医院人事档案管理工作效率。因此信息化技术也是精细化管理的实施基础，精细化管理由于任务划分详细、还有落实相关责任监督措施，在客观上会增加人事档案管理工作量。因此，在有限的人力下，只有提高日常管理工作效率，才能确保精细化管理的顺利实施。通过采取信息化、网络化技术，在精细化管理理念指导下，全面开展档案管理工作，能够有效提升档案利用率。

三、基于信息化技术推动医院人事档案管理精细化开展的具体路径

1.依托于人事档案数据库优化档案归档工作

基于上述医院人事档案管理存在的问题和实施精细化管理的必要性，在现阶段的人事档案管理工作中，应积极利用各种先进的信息化技术，从根本上改变人事档案管理模式。针对上述医院人事档案归档内容不够丰富，缺乏关键信息数据的问题，从技术角度来看主要是由于传统技术无法完成人事档案中大量异构数据的处理工作。在大数据技术的发展和应用下，可通过构建人事档案数据库，实现对不同类型人事档案信息数据的统一处理。

在新的医院人事档案管理环境下，信息数据量大、有效数据提取难度高、信息变化速度快，是人事档案管理面临的实际问题。大数据技术为其提供了有效的解决方案，能够通过建立人事档案数据库，对大量人事档案数据进行统一存储和管理。而且大数据技术能够从各种已经生成的电子档案资料中，获取人事档案信息，不需要档案管理人员重复进行档案录入工作，可以有效提升档案管理效率。在档案信息归档过程中，也可以由数据库管理系统自动判断档案信息是否完整，并通过对多种不同来源的档案资料进行横向对比，判断档案信息质量，筛选出其中记录模糊或不真实的信息数据。在发现人事档案信息发现变动时，系统也可以第一时间更新数据库中的对应内容，从而保证人事档案数据的有效性。

2.充分发挥医院人事档案信息管理系统的作用

医院人事档案管理主要由专门的档案管理人员负责，但是其信息的产生以及档案的利用，却涉及到医院的各个科室、部门。在以往的档案建设和利用过程中，由于各科室和部门的信息共享程度较低，容易增加人事档案管理难度，导致人事档案信息质量偏低。针对这种问题，可以通过构建统一的人事档案信息管理平台，建立与各科室、部门信息化管理系统的连接，提高人事档案信息共享程度，并在统一的平台系统权限管理下，为医院人事档案的安全性提供保障。同时，医院人事档案信息管理系统的建立，也可以利用其数据统计、计算和分析功能，为医院人力资源管理工作提供全方位的支持。比如在最基础的档案调取利用中，可以通过设置高效的检索功能，快速找到目标档案，并将其传递给需要利用的科室。在此过程中，系统会自动记录人事档案的调用过程，包括经手人的信息等，防止重要档案信息出现丢失和泄漏。

在医院人事档案管理系统的应用下，不仅可以加快人事档案管理工作的效率，还可以为相关监管工作的开展提供支持。以往在医院人事档案管理工作中，由于缺乏有效的监管手段，导致管理过程的规范化程度角度，不符合精细化管理的要求。为了切实将人事档案管理责任落实到人、促进人事档案利用效率的提升，可依托于人事档案管理平台系统，建立相应的绩效管理体系，并制定相应的奖惩措施，激发档案管理人员的工作主动性，确保人事档案管理工作能够高效开展。在人事档案出现问题时，相关部门人员也可以在系统管理系统下，直接进行沟通交流，然后由档案管理人员尽快对问题加以合适，更新档案信息，避免影响人事档案的正常利用。在此情况下，可以确保医院人事档案管理制度的有效落实，详细分配人事档案管理工作，并对其开展流程进行动态监督。

3.加强医院人事档案管理队伍建设及信息资源投入

在醫院人事档案管理的信息化建设过程中，也应提高对档案管理队伍培养的重视。针对目前人事档案管理人员信息素质较低的情况，需要开展专项培训活动，帮助人事档案管理人员充分了解人事档案数据库、信息管理系统等的操作方法。同时应建立配套的精细化管理制度，将档案管理人员的信息化培训情况纳入绩效考核范围，对于长期无法通过培训考核的人员，应加强人员思想工作，必要时采取劝退处理，并补充复合型档案管理人才，满足现阶段医院人事档案管理工作的实际需求。特别是在医院人事档案管理信息化软硬件系统更新升级时，应及时开展相关培训活动，避免因人员操作失误问题，对人事档案造成负面影响。

此外，目前医院人事档案管理的信息化软硬件配套水平，也没有达到大数据技术、云计算技术等的应用标准，应加强信息化建设投入，尽快更新老旧、故障的设备，设计易操作的软件系统，为信息化人事档案管理工作的开展提供支持。在精细化管理理念的指导下，人事档案管理需要充分考虑每个环节工作的影响。在信息化资源投入方面，则应重点考虑成本投入问题。在有限的成本条件下，可以选择租用云端服务器等方式，减少硬件投资。同时应建立专项资金，采取专账专管措施，对资金流向进行全程跟踪，确保信息化投入的有效性。在此情况下，能够保证医院人事档案管理水平的持续提升。

四、结束语

综上所述，信息化建设是推动医院人事档案精细化管理的关键途径，在先进的信息技术支持下，人事档案管理工作可以更加高效的开展，在保证档案归档质量的基础上，提高人事档案信息利用效率，从而为人力资源管理等工作的开展提供支持。

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