浅析新时期档案的数字化管理应用

摘 要：近年来，随着计算机技术的发展，档案数字化管理越来越受欢迎。档案的数字化管理具有诸多优势，如提高经济效率，提高办公效率，加强对原始文件的保护。本文分析了档案数字化管理的优势，探讨了新时期档案数字化管理的现状，分析了做好档案保管问题，并提出了相应的措施。作为文档管理的一种创新，数字文件管理已成为文档现代化的重要组成部分。

关键词：档案管理;新型管理;档案数字化

一、前言

档案信息是一份丰富而有价值的历史文献。它的记录载体有各种表达方式，例如文本表图像，它记录有关组织，个人的学习，生活和工作的有价值的信息。在新时代，计算机技术的发展也导致了电子档案的发展，档案的数字化管理是必然趋势。档案数字化管理极大地提高了档案信息检索的效率，其强大的功能已在各种社会群体中得到广泛应用。

二、档案数字化意义

对档案进行数字化管理的过程可以有效的避免人工操作存在的误差，并提高工作的效率。

1.提高办公效率

原始文件信息的主要功能是为政府机构服务等，而档案馆主要收集和存储来自这些单位和组织的不同信息。人们对档案信息的需求是文明的，并且正在逐步增加。传统的文件信息和文件管理方法无法有效解决供需矛盾，归档部门只有尽快数字化文件，做好收集归档信息，才能管理和更好地为社会各级企业和机构提供有针对性的数字信息数据，以提高公众满意度更为方便。

随着新时代信息技术的快速发展，文本和视频等传统档案已经转化为基于计算机多媒体的多媒体电子信息资料，有效地实现了档案的数字化管理。这大大减少了文件管理，使您可以轻松访问所需的数据，并启用共享数据资源。这消除了材料再利用造成的财务，劳动力和时间浪费，并提高了工作效率。其次，档案数字化管理有效实现了物资的及时存档，有利于保存和方便再利用。档案的数字化管理可以快速传输和传播相关信息，使员工可以自由访问自己办公室所需的信息。最后，档案的数字化管理有利于信息和资料的管理，并利用计算机多媒体来保护重要信息的安全性并控制重要信息。

2.提高交流速度

新时期电子信息技术的发展为档案数字化管理提供了良好的实验平台，为公共档案信息工作提供了良好的环境。文档的生成几乎与搜索工具的编写相同。可以使用相同的系统软件来管理文件的创建和存档。文档数字化管理的原则是将文档中包含的信息作为基本工作平台和文档进行数字化管理。例如，根据不同的格式（例如，关键词主题时间）固定对应于信息检索的字节，然后与文件管理量组合以形成各种类型的搜索工具。作为用于文件数字管理的WEB服务器，计算机是存档部门在Internet上存档文件的主要工具。它通过局域网等进行文件的电子检索，实现部门之间的信息传递和交换。

3.顺应市场需求

在电子技术的新时代，数字档案管理的实现不仅是信息技术全面发展的需要，也是政府部门和其他政府部门档案管理的必然要求。原始文件管理是对档案的简单安排和监督。随着信息技术的发展，文档管理正朝着统一，全面的信息资源管理方向发展。档案信息的开放性逐步扩大，其功能也发生了变化，以社会综合服务为核心，不应忽视档案馆的服务职能正在从传统的权力下放转向区域性转向全球性。

市场经济的快速发展促使人们不断提高工作效率，快节奏的工作带给人们更强烈的时间感。企业中的每个人都应该是这样的。例如，部门负责人应做出决定性和准确的决策，特别是面对重大事件和变化。此时，有必要调动相关信息并及时获取;在进行工作检查时，有必要提高信息的速度和准确性;对文件信息的需求正在增长。此外，社会信息不断变化，复杂和信息丰富。原始文件管理不处理这些情况。档案的强制存储和信息供应必须尽快改革档案管理，利用新时代的信息技术实现档案信息的现代化，全面的服务功能，实现客户信息需求的及时性和便利性。

三、数字文件管理中的当前问题

在数字文件管理过程中，由于人员素质等问题，管理效率可能较低。

1.硬件跟不上

数字化文档的关键是硬件是否先进。高性能硬件设备的改进是数字文件管理的基础。由于各种条件，许多单位和机构不重视文件硬件的建设和投资，导致文件硬件设备建设水平低。据相关人员调查，部分单位尚未及时更新模型，PI系列老式微电脑仍在运行。由于资金不足或缺乏对档案管理的投资激励，部分单位及时购买了相关设备，但数量和质量可能达不到标准。为了改善计算机房的结构和安全，仍然存在许多缺点。因此，文件管理跟不上时代的步伐而不能与现代技术同步，从而在一定程度上影响了文件的数字化管理。

2.软件差异

为了实现档案的数字化管理，促进档案的现代化，先进的档案管理软件也是不可或缺的。为了满足时代的要求，大多数单位已应用开发文件管理系统软件，实现对自己文件的数字化管理。但是，文档管理系统的质量取决于开发公司的技术管理目标。某些产品的条目中有不同的条目，有些产品不灵活，不同的软件按类型存储文件数据。信息无法转换，导致无法共享信息資源和浪费资源。

虽然档案数字化管理比传统管理模式有许多优势，但中国的数字化管理还不是很成熟，还存在一些基本问题。首先是信息管理工作的机密性，因为大量数据存储在互联网上，但小型社交网络非常复杂，如某些媒体和计算机病毒的传播，黑客可能导致系统崩溃，而不是提及数据。这些备份数字文件没有纸质文件，因此如果受到攻击，后果是不可想象的。

3.人员素质

档案工作者最重要的是的是专业素质，员工的专业知识技能和职业素质的高低水平也决定着档案的质量，这要求档案管理人员必须掌握一些基本的计算机技能以及收集和处理数据的能力。目前，很多单位档案工作人员大多是兼职人员，不是专职人员，这样就造成档案工作人员除了要做好本职工作以外，还要处理好繁杂的档案资料，这就必然容易造成人工操作存在的误差，当然，专业知识和技能只是实践技能培训的一部分，但也是一个重要的环节，需要档案工作者安排自己的时间，并有针对性地进行一些实践培训。

四、提高数字文件管理有效性的策略

鉴于目前数字化管理过程中存在的问题，可以采取有针对性的措施来加强管理效果。

1.做好数字化工作

面对新事物，意识是基础，实施是关键。所有部门的领导者必须具有前瞻性，而且要对数字化工作高度重视，充分关注文档，系统的数字化，并稳步更新计算机硬件设施，软件更新和安全设备。在软件开发方面，可以划拨一部分资金，与相关软件开发单位开发出一套适合单位管理模式的档案管理软件，加快档案管理的数字化。

2.做好信息化建设

根据《档案法》及相關法制，制定相应的法规制度。一是加强对电子档案的管理，建立健全的工作机制，依法保持文件的原始真实性和凭证，采用电子文档加密签名，防漏，防火墙等新技保证文档安全;二是加强对数字化的监督和指导，监督配套管理方法的制定，制定电子档案和其他规范性文件的范围和要求，并将其纳入机构档案和档案的重要内容。

数字档案是人们关心并愿意接受的新媒体，使人们拥有越来越多的文化生活，是档案部门落实科学发展观的要求。档案工作部门应掌握社会档案信息的需求，充分利用档案馆藏，有效通过互联网，报纸等媒体组织数字档案馆展览。通过点击鼠标进一步准备宣传活动等，通过点击鼠标，人们可以进入档案工作，让人们了解历史，规划未来，从而引起社会的广泛关注。

3.引进高素质人才

凭借不断创新和发展的活力，单位在激烈的市场竞争中取得了良好的市场地位。创新的关键是人才，鼓励使用新系统，积极提高文件管理人员素质，积极引进国内外先进人才，努力实现数字化管理。当然，专业知识和技能只是实践技能培训的一部分，但它也是一个重要的环节，要求档案工作者安排自己的时间，并有针对性地进行一些实践培训，必须熟悉掌握计算机的操作技能以及收集和处理数据的能力。当然，单位也要定期培训档案管理员，以改善或更新他们的实际运营能力。档案工作者最重要的是责任感。此外，公司和单位必须受到良好监管，包括从上级到下级的监管过程和从下级到上级的监督过程。

五、结束语

现代数字档案管理依靠信息技术的进步，依靠相关法律法规的建立和完善，依靠科学合理且执行过程严格的管理制度，但是比起这些，更重要的是依靠知识和管理做好工作。数字档案科学管理的各个方面都保持着原有的特色和价值观，为社会发展提供了更好的服务，值得进一步研究和应用。

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作者简介：刘月星（1985-），女，汉族，本科，深圳市北部水源工程管理处，研究方向：档案管理。