高校档案数字化与馆藏档案分级管理策略

摘 要：在高校档案数字化建设与馆藏档案分级管理中还存在较多的问题，所以为了可以全面推动高校档案管理工作的开展，本文将会按照馆藏档案分级管理的思路，对档案数字化建设管理方法做进一步研究。

关键词：高校档案;数字化;分级管理

按照我国档案法以以及《档案法实施细则》的相关内容，对馆藏的永久保存提出了明确的规定，推动了档案分级管理工作的开展。在这种情况下，高校档案数字化建设中应该遵照馆藏档案分级管理的要求作出调整，并对其中的重要档案做归类调整，最终提高档案管理的整体水平。

一、高校馆藏档案数字化建设中面临的困境

1.馆藏档案的整理标准发生了变化。在高校馆藏档案管理中，很多高校主要沿用传统的档案管理体系，期间会因为不同时期的不同整体标准分类储存，例如部分档案装订成册，虽然在我国的高校档案管理办法中已经明确了当前档案管理的基本思路，而在数字化建设的大环境下，高校馆藏档案的分级管理中是否需要维持原有思路，还是利用现代化的标准开展工作，已经成为相关人员应该重点关注的问题。

除此之外，数字化建设也带动了档案管理模式的变化，在当前的馆藏档案分级管理中，档案的主体形式为纸质，也包括录像档案、像片档案等。而在数字化建设的大环境下，这种传统的档案管理环境发生改变，尤其是馆藏不同载体档案如何数字化已经成为摆在高校面前不容忽视的问题。

2.尚未构建面向数字化的档案馆藏分级管理体系。就目前情况来看，我国高校的馆藏档案数字化建设工作正在蓬勃开展，但是面向数字化技术的档案馆藏分级管理作为一种新鲜事物，导致很多高校在缺乏技术支持与准备的情况下就被强行纳入到数字化档案管理工作中。在这种情况下，高校在档案管理工作中并非是真正意义上的数字化，最终造成了资源浪费，这对于整个高校档案管理工作而言是不利的。

同时，馆藏档案数字化建设缺乏安全保障措施也成为很多高校面临的问题，与传统馆藏档案管理，数字化档案存在明显的特殊性，无论是储存还是技术安全管理等都有特殊的要求。并且从档案本身的作用来看，档案的最终目的是服务于社会建设，所以为了可以让档案发挥应有的作用，需要确保工作人员可以随时调阅信息，但是还要避免信息泄露的风险发生。

二、馆藏档案的分级管理有利于档案数字化工作的开展

档案数字化在实际上，就是要通过计算机技术将模拟信号转变为数字信号的处理过程，对于高校而言，在档案数字化管理中，可以通过扫描设备对原本的资质档案做数字化转换，使其成为可以被系统识别的数据，让档案具有更丰富的表达方式。从高校的档案数字化建设工作来看，实施分级管理可以保证档案馆藏工作效率，并且为安全防护提供了便利。

目前高校每年都需要处理大量的教师教学资料以及学生档案信息等，这些都是高校档案管理体系中的重要数据，并且在高校扩招的情况下，学校所能产生的信息正在持续增加过程中，通过档案数字化建设可以按照分级管理的要求，优先开展重要档案信息的管理工作，有助于提高档案管理的整体水平。同时，对于高校中的学籍档案，通过分级管理的模式可以简化工作模式，减少传统工作模式中因为查阅档案而造成的人力资源损失。

与传统档案管理模式相比，档案数字化具有信息存储量大的优点，并且为异地保存等提供便利，避免档案在极端恶劣环境下遭受破坏，并且在分级管理的模式下，档案数字化建设模式有了进一步的改进，可以突破原本数字化档案中存在的关系，并在脱离原有的档案数据检索利用模式的基础上，确定管理的不同的管理流程，尤其是针对不同类型的重要档案做针对性保管，不仅可以简化档案的查阅流程，也能让档案的信息存储更有效率，这是传统档案管理模式所不具备的。

三、高校档案数字化馆藏分级管理的思路与方法

1.确定数字化档案分级管理的工作方法。根据相关高校的实践经验可以发现，馆藏档案的分类管理是一项业务性很强的工作，需要在工作中充分发挥工作人员的主观能动性，并采用“信息手段+人工”的方法写作完成。考虑到现阶段高校在数字化档案管理工作中，一直存在档案信息量巨大、工作人员不足等问题，因此在数字化档案的分级管理中，需要根据这一特征来确定整体的工作思路。首先，整个数字化档案的分级管理重点，就是要放在重点全宗上，并根据馆藏永久性档案管理的要求，确定重点全宗的标准以及要求，确定基本管理思路;之后按照不同档案的利用价值划分重要档案与一般档案的评估标准，并确定相应的管理措施。

2.确定数字化档案馆藏分级管理路径。在档案分级管理阶段，立卷需要根据时间、重要程度、文件材料等形成规律，在确保其有机联系的基础上，适当照顾其保存价值，并通过分类组卷等方法，确保可以通过准确、全面反映学校真正面貌的部门及其职能活动，以方便查找为主要原则。在此基础上，分级管理模式的实施路径主要包括以下几点内容：

（1）分级管理模式。分级管理模式主要包括两种，一种是以档案实体为划分依据的管理，通过分范围、分责任的管理，实现了“实体分级管理”。另一种，则是以档案工作流程为划分依据开展的管理，是一种“流程分级管理”，两种管理模式均在分级管理中发挥着重要作用。

（2）分级管理的原则。在档案分级管理阶段，档案馆在学校统一领导下开展工作，采用了分级管理的方法，对于法定归档的所有档案资源，需要由档案馆管理;而对于其中可不归档的档案资源，可以做好归档移交等工作。但是在工作中需要注意的是，建立档案材料应该遵循不重复原则。在确保高校数字化档案信息齐全的基础上，提出档案信息不重复原则，以学校的档案管理为分级管理的核心，并忽略传统以院系为单位的文件材料档案管理模式，尽可能减少院系档案以及學校档案之间的重复率，通过精准的档案信息内容，确保档案工作质量。

3.对档案内容的分级管理标准。目前在高校内部档案管理环节中，校园两级管理模式越来越常见，作为一种全新的管理模式，该分级管理体系能够明确档案管理中的院校权责分布情况，不仅下放了各部门在档案管理中的权利责任情况，也能规范各种档案管理行为，构建了以学校为核心的“学校学院”的两级管理模式，这种模式有助于学校对分级管理工作的宏观调控。

在这种单管理模式下，分级管理工作可以按照具体的工作业务要求，根据学学校统一管理领导的基础上，通过“以档案馆为核心”的管理体系，实现分级的管理模式;在原有管理体系的情况下，档案管理在分级管理中可以对不同档案作出分类，并根据其中的内容确定保管期限，保证了档案管理模式的科学性。

4.分级管理档案模式下的储存。根据现有的学校档案管理标准，，工作人员可以根据数字化档案的特征，采取相对应的储存方式，本文所提出的思路为：

（1）针对永久档案档案，根据此类档案的特性，应该正确区分档案的保密性与共享性要求，其中共享性档案的访问频率较高，只能通过数字化分享的方法来体现档案价值，例如文献、学术成果等;而保密性的文献更侧重于信息安全，整体访问频率很低，若针对这两种档案采用相同的管理方式，则会显著增加运行成本，并且无法保证档案的安全性。而在三十年档案的分类管理中，也根据按照永久档案的标准作出划分，但是其管理要求可以适当降低。

（2）針对十年档案，结合未来数字化档案的发展趋势，档案的储存容量会持续增加，且十年档案与高校的教学活动、学生生活的更加贴近，所以需要按照系统中的数据访问频率对档案数据采取有序管理的方法，并结合档案的不同性质，为相关人员提供针对性的查阅渠道。

本文认为，在数字化档案的分级管理中，可以按照档案数据的访问频率以及非修改性等标准作出调整。例如，对于经常被访问的档案，或者正在被处理的档案，可以被存放于在线储存设备中，称其为一级储存，储存主要是由磁盘列阵、网络储存器等设备完成的。针对一些内容固定或者不经常访问的数据，可以存放在近线储存设备中，称其为二级储存，储存主要通过性能理想，且稳定性较高的大容量储存设备完成，例如Centera等设备就可以满足二级储存的性能要求。对于长期不使用的固定数据可以存放在离线储存设备中，称其为三级储存，常见的储存方法主要包括磁盘、光盘等。

在整个储存过程中，工作人员可以通过分级储存的方法，按照上文所介绍的档案数据分级标准，根据特征采用不同的分级储存手段，这样就可以满足高校档案数字化管理的要求。

5.分级档案管理的制度建设。高校档案馆藏分级管理的实现是一个复杂的过程，尤其是教师与学生的一些关键信息，都应该成为档案管理的重点内容。所以针对这种情况，在档案管理中需要强化对档案价值的鉴定，在了解档案的保密级、保密期限的基础上作出调整，这样才能最大程度上避免信息泄露问题的发生而导致学生承受损失，这些都应该成为分级档案管理制度建设中的重点内容。同时，考虑到数字化档案本身所具有的特征，在制度建设中需要强化内部的监督管理制度机制，通过制定严格的监督管理体系，避免档案被轻易的修改、剽窃等。所以制度建设中需要对数字化档案的阅览、复制等工作作出详细的规定，避免高级档案随意被他人接触。

综上所述在高校数字化档案中，馆藏分级管理有了新的要求，因此对于工作人员而言，分级档案管理需要充分考虑到数字化档案的特殊性，并提出一系列的档案管理手段，这样才能满足高校的档案管理要求，值得关注。

参考文献：

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[2]马 丽.高校数字化档案体系建设中的分级管理思路[J].兰台世界，2015（35）：7-8.

[3]孙 莉.学校档案管理创新研究——以初等教育学院为例[J].山东档案，2016（04）：73+75.

作者简介：黄晓娜（1983-），女，籍贯：广东，现在职称：中级，学历：本科，研究方向：档案管理。