新医改背景下医疗机构档案管理工作的问题与对策

胡常全

摘 要：在新医改的背景下，医疗机构在档案管理工作等方面遇到了很多问题和挑战，档案管理工作同时也是医疗机构管理工作中不可或缺的部分。笔者从医疗机构中档案管理工作的重要性、档案管理工作的现状及对提高档案管理工作水平的对策方面进行了阐述，在面对医疗机构在对档案管理工作方面不够重视、针对档案管理工作方面的管理不足、档案管理制度不健全和档案管理人员素质不高等问题，提出了加强对档案管理工作方面的管理意识、健全档案管理工作方面的制度与规范、合理规划档案管理方面的人员配置及提高档案管理工作的信息化水平等对策，从而提升医疗机构档案管理工作的工作效率和档案管理工作人员的积极性。

关键词：新医改;医疗机构;档案管理工作

一、医疗机构中档案管理工作的重要性

在新医改深入贯彻的趋势下，医疗机构的档案管理工作越来越重要，在医疗机构当中，档案管理工作可以作为医疗机构当中大部分工作参考的依据，医疗机构的档案管理工作并不是依靠单独的一个部门来实施的，而是要依靠整个医疗机构的行政部门、后勤部门及其他重要部门互相配合，互相支持，共同来做好档案管理工作。

二、新医改背景下医疗机构档案管理工作的现状

目前，医疗机构对档案管理工作的重视程度逐渐增加，因此在档案管理的各项工作方面都有了很大的改善，但是仍存在很多问题。

1.医疗机构在对档案管理工作方面不够重视。由于医疗机构从事的是医疗工作，因此对其档案管理工作方面仍是不够重视，在医疗机构中，工作压力相对来讲是比较大，很多人认为相对于医疗工作而言，医疗机构的档案管理工作是比较损耗劳动价值的工作，对整个医疗机构的发展及运营并没有很大的作用，因此，有一部分医疗机构为了减少损耗，对档案管理工作所需的各项设备设施甚至是人员进行不合理的压缩，因此很大程度上影响了档案管理工作的开展，造成了档案无人来管理，各项档案的资料也比较凌乱，无法再查询以往较为精细的档案记录，最终也导致了整个医疗机构当中档案管理工作的混乱。

2.医疗机构在对档案管理工作方面的管理不足。医疗机构对档案管理工作方面管理的不足不仅能够表现在对档案管理工作不够重视，还表现在对档案管理工作管理方面投入的不足，随着人口老龄化问题逐渐加深，医疗机构也将很大一部分的精力放在了医疗工作方面，因此对檔案管理工作的管理方面投入不足，虽然我们在医疗机构当中都能看到档案室，但是在档案室中也缺乏较为合理的空间规划和区域规划，多种不同类型的档案往往都乱放在一起，并没有进行精细的分类，因此在找寻起来也是很费功夫;有些医疗机构甚至将存放档案的区域当作了仓库，存放各种物资和医疗用品，完全违背了档案管理的相关标准;另一方面，对档案管理方面的设备和设施投入太少，如一些医疗机构连档案管理工作必备的灭火器都没有进行投入，更别说空调和除湿机等一些档案管理工作的设备。

3.医疗机构的档案管理制度不健全。医疗机构的档案管理工作是依靠档案管理相关的制度及规范来实行的，因此对档案管理相关的制度及规范进行建设及健全是很有必要的，是医疗工作进行档案管理工作的制度基础。目前，医疗机构的档案管理相关的制度及规范仍然不是很健全，对档案管理工作方面的相关岗位的设置也比较欠缺，往往设置的不是很合理，而且对档案管理工作相关岗位的职能行使的权利和责任不明确，各种岗位的责任往往只由一个或两个人来承担，出现问题后，往往还会出现互相推卸责任的现象，对这些岗位所设置的奖惩情况也不明确，因此也很大程度上打消了工作人员对档案管理工作的积极性;另一方面，医疗机构往往对自身的档案管理工作上的保密工作不够重视，档案资料最重要的就是其保密性，有些医疗机构甚至对保密工作方面并没有做出明确的规定，因此总会导致档案资料的泄密，这会给医疗机构带来不可估计的损失。

4.医疗机构的档案管理人员专业素质不高。在医疗机构当中，所有的具体工作都是要落实到个人，其档案管理工作也是一样，档案管理人员的专业素质直接影响到档案管理工作的实施和管理水平。据新医改要求，医疗机构的档案管理工作要实行改革。实行改革的具体工作还是要落实到档案管理人员身上。目前，我国医疗机构的人力资源管理方面对档案管理工作的人力资源的相关配置仍然是不够完善的，忽略了医疗机构档案管理人员对档案管理工作的重要性。目前，医疗机构的档案管理人员一般都较缺乏档案管理相关的学历背景，其他专业背景的人员居多，这些档案管理人员往往较缺乏档案管理方面的专业知识;另一方面，一些医疗机构中有很大一部分档案管理人员比较缺乏职业素养，往往都是抱着不作为的态度进行档案管理工作，但医疗机构当中的档案资料往往比较繁杂，这就需要档案管理的工作人员对其进行比较合理的分类规划，更需要档案管理工作人员的专业素养。

三、新医改背景下提高医疗机构档案管理工作水平的对策

1.加强医疗机构档案管理工作方面的管理意识。要提高医疗机构中档案管理工作方面的管理意识要从提高管理者的思想意识上入手，思想意识是提高管理意识的基本条件。具体来说，一方面，在一定程度上对医疗机构中管理的思想观念进行转变，使其认识到医疗机构中档案管理工作的重要性，其后在整个医疗机构中进行影响及宣传，提高医疗机构全员对档案管理工作的重视程度，这样从一定程度上来说能够降低医疗机构档案管理工作的难度，医疗机构的管理人员可以从举办一些宣讲活动入手，如专题讲座、医疗机构内部培训、宣传演出等活动，可以在思想意识方面提高医疗机构的全体成员对档案管理工作的重视程度。另一方面，医疗机构的管理者可以从自己机构目前具体的档案管理工作入手进行分析，并对档案管理的相关岗位人员进行合理的配置，对每个人员所负责的工作和职责进行合理的分配，完善档案管理人员的奖惩机制，提高档案管理人员工作的积极性。

2.健全医疗机构档案管理工作的相关制度与规范。医疗机构的档案管理工作需要以健全的档案管理工作相关制度与规范作为依据和基础。上文已经提到，目前我国医疗机构档案管理工作的相关制度与规范并不是很完善，因此，建立健全的医疗机构档案管理工作相关制度与规范是目前进行档案管理工作的首要任务。具体来讲，一方面，医疗机构首先要了解自己单位内部的情况，在进行档案管理工作相关制度的健全及完善的同时，要考虑到整个医疗机构中每个部门、每个岗位的发展目标及各方的权利和义务，设立自己公司的档案管理部门，可采用与其他部门平行的方式进行管理，建立科学且合理的制度与规范，并在制度及规范中对档案管理工作的各个方面进行明确，如岗位的设置、人员的准入、各项管理常规制度等制度和规范;另一方面，从医疗机构内部的角度来讲，建立各种常规的制度和规范的同时，也要考虑到外部环境对档案管理工作的影响，健全和完善应急事务处理制度和规范，从内部和外部共同对档案管理工作进行规范。

3.合理规划医疗机构档案管理人员的配置。医疗机构的档案管理工作最终还是要落实到人，因此人才是档案管理部门的基础，是档案管理部门不可或缺的部分，因此，医疗机构的管理者要加强对档案管理工作的人力资源管理方面的规划，在本文中，笔者会通过人力资源的几大模块分别对医疗机构档案管理工作方面的人力资源管理进行阐述。具体来讲，第一，从招聘方面来说，要规范对档案管理工作人员的准入机制，规范学历及所学专业方面的要求，可以在一定程度上提高医疗机构档案管理工作人员的准入门槛，从招聘方面来提高档案管理工作人员的职业素养;第二，从用人角度上来讲，要具体分析每个档案管理人员的个性、工作方式、专业素养、管理能力等各方面的能力，合理地将其能力与岗位进行配置，这样做不仅可以提高档案管理人员地稳定程度，也能在一定程度上减少档案管理人员的流失;第三，从人力资源角度的专业培训方面来讲，医疗机构的档案管理人员是需要进行一系列的专业培训的，医疗机构的管理者可以根据实际的工作需求对档案管理人员进行一些专业方面的培训安排，还可以多安排档案管理方面的实践课程，從而使档案管理人员获得更多的专业知识，在提高专业知识的同时，也能提高专业素养，在员工的体验方面也能起到很好的效果;第四，在留人方面，除了建立奖惩制度，还可以设置一些员工福利，来提高医疗机构档案管理人员工作的积极性，另一方面，还可以从完善职务职级制度和绩效制度方面来提高其积极性，也能在一定程度上提高档案管理人员的上进心。以上就是从人力资源的招、用、育、留四个方面对医疗机构的档案管理工作人员的人力资源配置进行的分析。

4.提高医疗机构档案管理工作的信息化水平。随着科学技术的进步和互联网信息化的快速发展，各行各业都受信息化的影响较大，不论使医疗机构的档案管理工作还是高校的档案管理工作，也离不开信息化对其的影响，这也给医疗机构的档案管理工作的发展带来了新的机遇，从传统的医疗机构档案管理工作到现在的医疗机构档案信息化管理的发展，是我们提高医疗机构的档案管理工作效率的趋势，具体来讲，在医疗机构的档案管理的实际工作当中，医疗机构的管理者应该提供更多的现代化信息化的设备，在档案管理的工作人员中也要培养具有相关专业知识的专业人员，在一定程度上来说，能够很大程度的减少档案管理工作人员的工作量，也能增加档案管理的保密性，防止随意篡改信息的情况发生。医疗机构的档案管理工作所涉及的文字量较大，因此，医疗机构的管理者们在增加计算机设备的同时，也可以增加一些影像设备和声音设备的投入，从而提高档案管理工作人员的工作效率。

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