关于做好财务档案管理的若干思考

尤贞

摘 要：不论是事业单位还是高校，财务档案管理都是其中非常重要的内容，其不仅仅是财务工作重要的组成部分，并且还是事业单位各项活动顺利开展的保障，由此可见其重要性。基于此，本文主要针对关于做好财务档案管理的若干思考进行了详细的分析，希望能够对财务档案管理质量的提升有所帮助。

关键词：做好;财务档案管理;若干思考

由于事业单位存在着公共服务职能这一特点，并且其财务活动还表现出多元化的特点，财务交流也非常的频繁，所以必定会产生大量的会计档案信息，而这些信息对于财务决策有着非常重要的意义。在传统模式下，会计档案基本都是以纸质的形式存在，然尔管理模式主要就是手工管理，效率非常的低。同时其不仅仅会占用很多空间，并且储存起来也非常的复杂。针对这一问题，我们必须得加强注重财务档案管理工作，合理的应用信息化技术，促使会计档案信息化的实现，以此来有效的提升档案管理效率，从而更好的满足事业单位持续发展的需求。

一、财务档案管理基本分类

一般情况下，财务档案是会计人员或者是会计部门在开展工作时所产生的核算材料，财务档案管理主要就是对账簿、会计报表等进行规范且科学的管理。财务档案具备着稳定性、专业性以及严密性等特点。财务档案有很多种类，例如纸质档案和电子档案，而根据档案来源又能够分成自制档案和外来档案;根据存档的时间就可以分成永久性档案和定期档案。在当前信息化时代背景下，为了促使财务档案管理工作更加高效的开展，实现档案管理数字化非常的有必要，具体通过数字成像、扫描以及数据库等先进技术来进行财务档案信息管理，其本质就是将图像以及纸质档案资源通过数字化平台进行合理的转换，最终促使财务档案的储存和联结都实现数字化。通过数字化平台能够将财务信息数据转变成为电子数据，这样储存起来便会更加的容易方便，并且会计档案信息的利用和共享也能够更好的实现。财务档案管理信息化的实现不仅仅能够很好的节省档案储存空间，并且还能够在很大程度上减少档案管理所耗费的成本，档案归档速度、储存安全性等都能够得到极大的提升。

二、财务档案管理现状

1.专业性人才不足

就当前情况来看，财务档案管理工作中还存在着一系列难以避免的问题，例如部分财务在岗人员的知识结构比较陈旧，很难有效的满足岗位需求。同时还有一些会计人员属于半路出家，在知识结构上存在着很多缺陷，从而在财务档案管理工作中有着很大的盲区。除此之外，在当前信息化时代背景下，电算化已经变成财务管理最为主要的一种趋势，其必定会给财务档案管理工作带来更为严峻的挑战。而那些工作懈怠、不重视档案管理工作的会计人员，显然很难有效的满足财务档案管理信息化的要求。

2.管理规范性差

就当前情况来看，事业单位在职工工作实效性方面的考虑上存在着很大的问题，不论工作做得怎样待遇都是一样的，并且其中的考核机制也不够完善，这样将会严重的影响到财会档案管理工作顺利的开展。财会档案管理工作的开展过程非常的严谨，所以需要从客观的角度出发，全面的了解账目实际情况。如果管理制度不够完善，则就需要会计人员从自身实际情况和工作方向来开展各项工作。在档案创建过程中，相关人员未深入分析和考虑档案查找的便利性，其主要原因就是没能合理的完善档案管理制度。

3.财务档案内容缺乏真实合理性

当前单位财务档案存在着很多虚假编造的情况，很多都是为了应付检查，甚至还有很多单位没有设置真正的财务档案管理部门。同时建立档案归档管理的账本、凭证等也不够规范，电子档案储存工作也没能做到位。有的单位虽然比较注重财务档案立卷工作，不过对其日常管理却比较忽视，从而导致档案时常出现丢失的情况，并且对于归还的档案也没能及时的整理。这些情况的存在使得财务档案信息的安全性和保密性非常的差，很有可能会造成严重的经济损失。

4.档案管理技术比较落后

由于办公室各方面条件的局限性，使得很多单位在实际财务档案管理中没能合理的应用现代化技术，还有部分单位的电脑已经老化，系统没能及时的升级，从而使得很多现代化软件不能够正常的使用。当前单位在财政方面控制的比较严格，虽然引进了很多现代化设备和技术，不过这些都需要经过非常繁琐的审核过程。这些问题的存在使得财会档案管理技术非常的落后，很难满足实际需求。

三、做好财务档案管理的作用

1.有助于财政工作效率的提升

隨着社会经济不断的发展，传统简明化的财务档案显然很难满足当前越来越复杂化和系统化的财务信息需求，再加上资金账目明细表现出多元化的特点，这更是加大了对财务档案管理工作的要求[3]。我国当前依旧处于发展阶段，从整体角度来看，人们的生活水平和经济水平都有着很大的提升，而在这种背景下，事业单位的财务档案工作得到了广泛且高度的重视。所以加强做好财务档案管理工作不仅仅能够为单位更好的发展提供有力的数据支持，并且还能够在很大程度上提升财政工作的效率。

2.能够很好的避免资金乱象情况的发展

对于事业单位而言，很大一部分的财政拨款都是用在履行公共职能和国家职能上，所以必须得严格的掌控好资金的进出流程。不过就我国当前事业单位的财务管理情况来看，浪费资金和挪用资金的情况时有发生，从而使得国家财政资源没能用到实处。这主要还是因为没能科学管理的资金，所以合理的进行财务档案管理非常的有必要，这样能够有效的防止浪费和挪用资金的情况出现，避免国家财政资源浪费。

四、做好财务档案管理的有效措施

1.强化相关人员财务档案管理意识，加强财务档案管理团队建设

要想更好的提升财务档案管理水平，那首先就得让相关人员清楚的认识到这项工作的重要性，提升他们的管理意识。财务档案管理不仅仅对单位的发展战略和文化建设有着非常重要的作用，并且对单位核心凝聚力的形成也有着很大的影响。可以这样说，财务档案管理对于单位的各项活动都有着很大的作用，所以单位领导必须得加强对这方面的重视，只有这样才能够从上至下的提升整体档案管理意识。然后就是财务档案管理工作人员需要与时俱进，不断的提升自身财务档案管理能力，这样不仅仅能够保证档案管理工作顺利的进行，并且还能够起到一定的监督作用。

此外，为了更好的保证财务档案管理工作高效的开展，我们还需要注重管理团队的建设，具体需要从数字化学历的角度进行财会人员的聘用，这是数字化档案管理工作推行的重要基础。然后就是需要加强内部管理人员的培训工作，并且在人才评定和考核的过程中，还需要根据实际工作内容来进行，鼓励财务档案管理人员积极的学习有关于数字化和信息化的技术，只有这样才能够保证他们更好的满足新时代财务档案管理工作的需求，切实提升档案管理工作的质量。

2.注重档案硬件管理

硬件是财会档案管理工作开展的重要前提和基础，为了更好的顺应时代发展的需求，必须加强对数字化技术的应用，以此来有效的提升财会档案管理的效率。而这一目标的实现需要以硬件作为基础。除此之外，单位还需要合理的设置专门的财务档案室，然后在硬件上提升防潮、防尘等相关功能。其次就是需要创建完善的授权机制和档案批准机制，对档案数据进行科学的查询和归档，深入的分析计算机病毒、防火墙等防御技术，以此来有效的保证计算机数据准确性和安全性，同时还能够很好的避免档案数据外泄和丢失的情况发生。最后，要加强计算机系统的监管，计算机软件应该由系统员统一安装，这样能够最大程度上避免病毒滋生。

3.建立完善的财务档案管理制度

由于事业单位财务档案管理工作的特征性，所以为了更好的提升其管理水平，建立相应的档案管理制度非常的有必要，这样能够很好的管理和约束工作人员，从而有效的提升档案管理的规范性和高效性。在新时期背景下，财务档案管理工作的进行必须得充分的考虑到各种规范标准，然后在此基础上进行管理制度的优化和完善。其次就是需要建立财务档案数字化管理方法，要求各个部门相互协调，同时准确的定位各个人员以及部门的职责。最后就是需要从制度和政策的角度出发，加强重视财务档案的建设、管理以及应用，这样可以为当前财务档案信息的规范化和标准化提供重要的基础，便于档案数据真实度以及共享性的进一步强化。

4.积极的创新财务档案管理方式

在当前经济时代背景下，事业单位的财务档案管理工作也需要做出相应的改变，以便更好的适应社会经济发展的需求。信息技术的飞速发展代表着时代科技的一大进步，因此，财务档案管理工作需要加强信息化建设，以便更好的摆脱传统检索和录入的方式。与时俱进、顺应信息化和网络化是当前财务档案管理工作的必然趋势。这不仅仅能够很好的提升财务档案管理工作效率，还能增强其简便化以及透明度，这对于我国战略发展和文化建设有着非常重要的作用。

总而言之，会计档案信息对于任何一家事业单位来说非常的重要和关键，其实提升财务管理水平的重要基础和前提。在当前信息化时代背景下，要想更好的实现会计档案管理的高效性，那就必须得加强重视信息化技術的应用，并在此基础上合理的构建会计档案信息化管理平台，以此来将纸质档案转变成为数字化档。同时还需要构建信息化档案管理机制，切实落实档案管理责任，并且通过信息化管理平台来实现会计档案资料的快速查询、检索以及整理等，这样必定能够在很大程度上提升会计档案管理水平，从而实现事业单位长远稳定的发展。

参考文献：

[1]林雪梅.关于做好会计档案管理工作的思考[J].纳税， 2018，No.197（17）：267-270.

[2]毕颜杰.信息化平台下高校财务档案管理的若干思考[J].黑龙江档案，2014，16（12）：164-164.

[3]杨雪峰.加强电算化会计档案管理的若干思考[J].农村金融与市场经济，2002，35（14）：233-234.

[4]李俊峰.关于企业会计信息化工作若干问题的思考[J]. 河北企业， 2011，06（19）：138-138.

[5]杨京丽.做好博物馆展览档案管理工作的若干思考[J].浙江档案，2017，34（13）：162-162.