信息时代人事档案管理的发展方向

白如雲

摘 要：随着世界经济一体化的逐渐加快，信息传播速度也逐渐的加快，网络电子高科技的普及应用，给社会各方面带来了剧烈地变化和挑战。人事档案的信息化改革是跟随社会潮流发展的必要过程。在信息数字化进行的档案管理模式中，完全数字化信息转变成为了人事档案改革的重点关键，实体管理到虚拟数据的剧烈转变，让人事档案的专业性、真实性大大提高，延长了档案存在的时间，实现并提高了人事档案存在的价值，让人事档案的可信度增加。

关键词：人事档案;信息;数字;管理发展

一、人事档案管理

1.我国的人事档案。人事档案存在于国家、社会、组织、机构中，作为在社会上生存的人的基本状况、政治形象、个性经历、才德显示、工作成败等的综合信息反应;人事档案通过文字、图画、表格等形式进行人员信息记录，建国后的人事档案管理系统也逐渐更新建立，在吸取国际教训经验后，国家部门成立了人事档案管理的机构，人事部门联合并培养其他组织机构进行人事档案的整理和存放。

2.人事档案的发扬。不断发展的人事档案管理系统，在逐渐变化的政治政策中变得逐渐制度化、规范化，作为组织、政府、部门人员的聘用、调动、升迁等等工作的转移提供了巨大的便利。政治经济一体化在我国的逐渐实施，促使大中小企业进行合理规范化的人事档案管理工作，人事档案的保存管理逐渐发扬、发展、扩大范围。

3.人事档案管理的现状。在档案信息的复杂工作的进行和发展中，建立以人为本的基本制度，不断重视人员的专业素养和综合素质，建立整体队伍的核心思想，适应社会的发展和变革;进行现代化的新形势发展策略，在保持原有优势的基础上，争取稳中求新、稳中求机遇，改善档案管理部门的工作体制。

二、人事档案的“文化”意义

1.人事档案的密集型信息收集。信息化新时代的人事档案管理，反应了新社会环境中罗列的信息经济服务体系的巨大能力。密集的信息收集、整理、覆盖、保存、分发，成为新时代人事档案的信息特点。鲜明的信息冲击，密集爆炸的知识体系，让档案管理部门的收录信息、整合资料工作面临巨大的压力和挑战。人事档案管理部门工作人员需要有过硬的专业知识能力、综合的文化素养和高效处理的业务能力，在信息爆炸的时代，可以完整收集、仔细整理、合理分配、完好保存的能力，成为新时代到案管理人员的标准。

2.人事档案的服务型工作宗旨。在这个信息随处可找寻的时代，对信息载体的管理和对信息发布的服务能力，是对信息管理人员做出的新要求。传统被动的人事档案管理方式，逐渐演变为主动性信息整理的高科技处理模式。信息的网络数字化改变了纸质文字传播记载的信息传播途径，多元的信息传播模式让信息的找寻，搜索变得更加容易。而档案管理人员需要在加强人员本身的科技素养外，需要明白数字化信息与传统文献信息的不同之处，在对档案的价值进行估算、开发和整理时，可以有效的提供宝贵的意见，增强工作人员的服务，服务于信息，服务于大众，服务于价值。

三、人事档案管理的目标

1.数字技术的档案管理。科学高速发展的时代，数字化信息不断轰炸，新兴计算机技术的不断更新，使得我们的生活天翻地覆。高科技改变社会的同时，数字化信息增加了檔案管理的便捷性，帮助人事档案信息的整理。

为了适应高速运转的社会发展，依托于电子科技，构建出的新型数字型人事档案信息化系统，是人事档案管理部门从最初的纸质载体走向如今数字虚拟档案的改变，心想，档案信息数据库在科技的不断更新下，帮助档案管理部门进一步便捷的整理人事信息，跟上了时代发展。

2.互联网通信技术的软件要求。互联网的广泛应用和信息交叉，让信息变得公开透明。然而人事档案需要处于严谨、保密的状态，最大程度上保证公民信息不向外泄露，这就需要个人隐私等重要的人员信息在公开的互联网上可以得到完整的保护，增强了档案管理部门对人事信息的保密工作的进行和加固，另一方面促成了档案本身价值的缩减，单一化信息发布。

3.综合人才的招纳统一。信息资源共享的时代让各种信息随意游走，传统档案管理的规范不足、制度不完善，人才的信息无法完整的进行筛选。现今信息数字化的发展提升了档案管理部门对信息规范的重视。灵活“无界限”的信息需要一种有约束的环境，帮助存储信息的系统更好的运作，在查询信息时可以有效的筛选出不必要的信息，在统计数据时可以更加精确的进行信息整合。整体化信息的完整规范，需要高科技能力和严谨的作风的结合，这就提高了对相关人才的要求。

四、人事档案管理的有效方向

1.数字化的管理模式优化。由于信息时代的数据管理系统，优化人事档案的数字化管理模式是必然发展的方向。人事档案的管理的数字化系统完善需要具有科学性的人才知识，在建设更好、更便捷的信息档案管理系统的同时，更需要进行安全网络影响因素的控制;在信息录入时，更需要完整的知识储备结构和信息数字化的转换技术，保证录入信息的准确性和完整性;规定内的信息录入过程作为信息保存的保障力量，需要有坚实的架构基础。

2.网络工程化的“秘密”档案。互联网与社会各方面工作的逐渐交叉，帮助了行业工作的进行。更新的网络技术，帮助人事档案的管理进行同时的系统更新，一代又一代的进行信息的完整收集录入;互联网的更新速度越来越快，这让存储在互联网空间中的档案信息出于高危状态。完善的网络信息保护需要紧急加固，在保密信息文件储存的同时，创立基本架构外的“墙”，让信息不暴露在网络空地上。“人肉”等技术的逐渐发展，做好人事档案信息的保密工作，就是给档案信息隔绝外界的屏障;人事档案管理部门需更加重视机密信息的查阅调出权限问题，争取在信息网络共享的时代，做到安全性达标，在现实中规范人员工作，在网络中设定人员工作权限，严格要求管理人员，在专业知识基础上，进行业务的熟练操作和级别审查。

3.标准化运行的统一要求。在信息整合的同时，高效的进行档案管理和信息保护，需要外在的统一的管理标准和审核标准。业务规范的标准规定，硬件软件的网络实物要求，档案对应服务规则评比等，可以使人事档案的管理更加有条理，有可追查的能力。

五、人事档案管理的发展策略

1.专人专职，专业对口。信息高速发展的时间里，档案管理工作的有效进行，需要人员的高效服从和配合。档案管理人员的实操业务繁杂，这就需要实行专人专职的制度，争取可以在最短的时间达到最高的效率，让信息的审查、录入、存储、流通、核验、查阅都有专门的人员负责，落实具体工作的责任，让信息的传播和安全都有足够的保障;让工作人员有明确的工作职责和细节，帮助工作人员集中精神在专门的工作上，促进工作的进行。

2.专业能力，优秀员工。由于部分部门组织对人事档案管理工作并没有足够的重视，总是将它归结于后勤工作，通常是由即将退休的部门员工进行，人事档案管理部门逐渐在某种意义上变成了“员工养老部门”。工作人员的专业素养较差，无法紧跟信息时代的节奏，对业务方面了解不够充足，总是一种消极的态度完成工作，大大降低了人事档案管理的工作效率。另一方面，由于人员的老龄化，部分临退休员工容易以高位自居，在工作岗位上休闲娱乐、不思进取，不正视档案管理工作，不会将创新的意识带入工作中，使得人事档案管理部门“静如止水”，无法呈现出现代化氛围。

这就需要提高员工的专业素质，为人事档案管理部门注入新鲜的血液，加强部门组织对档案管理的重视程度，一定程度上增加高科技人才和计算机人才的招收，促进整个部门的平衡发展，促进经济档案管理工作的有条不紊进行，时刻跟上网络时代的信息传播速度，保卫信息安全。企业组织应建立完善的人员管理监督部门，提高档案管理人员的专业素质和业务能力，监督其勤奋工作、向前努力，辅助档案管理部门的正常运行。

3.完善机制，成熟管理。应建立合理完善的人员量化考核机制，公平对待每一位员工，在尊重员工经验的基础上，实行现工作的业务流程规范，正确评价员工工作能力，实行奖惩一致策略。企业组织应该重视人事档案管理部门的部门发展，在加强吸收专业人才的同时，为人才以后发展提供福利保障;优秀、专业能力突出、勤劳肯干等的员工，需要有一定的獎励制度，在整个部门当中可以每次评比勤奋标兵、创新标兵等;对待工作不认真、不求上进、玩忽职守等的工作人员，应给予一定的惩处，罚金、批评、通报，若一定程度上违反了信息保密原则，侵犯了个人信息安全，需要建筑公安部门和法律的力量，对人员进行严惩。

应加强对人员的综合素质培训，在专业能力和业务能力的基础上，增强员工对信息保密的意识，加强员工法制教育;在时间允许的情况下，可以进行部门团建，增强部门团结意识和合作意识，提高工作人员之间的默契程度，将人事档案管理部门建成积极向上、认真自由的部门。

五、结束语

人事档案管理将紧跟网络信息时代的步伐，更新档案管理系统，进行创新改革，整顿整个部门的发展和工作，人员素质将大幅度提高。在借鉴中西等成熟的其他信息化档案管理系统的同时，加强工作人员经验与专业的同步提升，加强对高新科学技术人才的培养和吸收，将人事档案管理部门建成科技与传统并存、虚拟与现实结合的新型档案管理部门。在人员素质提高、工作氛围向上、科技创新能力增强的情况下，人事档案管理部门的工作一定会更加规范、科学、高效。

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