基于档案利用主流方向视角下的职业院校档案服务理念

摘 要：本文对职业院校档案利用的主流方向进行摸索，主要体现在档案服务社会化、促进院校改革以及提供查阅服务三个方面，然后立足于当前档案服务中存在的些许不足，提出创新档案服务理念的几点措施，力求通过增强服务意识、改进服务理念、完善档案服务制度、丰富档案服务方式、强化档案管理者综合素质等，使档案的利用效率得到显著提升。

关键词：档案利用;职业院校;档案服务

在我国职业院校改革不断深入背景下，档案管理工作转型显得十分迫切。当前档案利用的主流方向为服务社会化、促进职业院校改革、记录历史信息等，在互联网背景下，职业院校档案服务理念也应积极创新，使院校开放度得到进一步扩大，使档案内容更加完善，管理更加便利，为各项需求提供优质的档案信息支持。

一、职业院校档案利用的主流方向

1.档案服务社会化突显。职业院校作为职业人才培养的摇篮，与外界社会的联系日益紧密，其中学校的档案服务也将逐渐朝着社会化的方向转变，在做好为学校教学服务的基础上，增大为社会服务的功能。如，学生在就业时需要向用人单位提供学籍档案等信息，职业院校也有责任帮助企业鉴别毕业生档案的真伪;再如，职业院校是为整个社会培养职业技能人才的，必须与社会用人机构保持紧密的联系，要求职业院校的开放度必须增大。在对外宣传上，职业院校需将学校教学定位、专业特点、学生培养状况，以及学校办学特色等相关信息内容整合在一起，一方面树立和展示学校良好的办学形象，另一方面，可以向社会推介学校的专业特色及毕业生的技能水平，以此提高学校的影响力和竞争力;同时，职业院校还要面向全体师生提供档案查询和咨询服务，尤其在需要提供开具档案材料等服务时，学校的档案管理应能够快捷高效准确地做好档案服务工作。

2.为职业院校改革发展提供服务。职业院校的发展必须顺应社会对职业人才需求的变化，同时，又必须立足在自身的现状基础上，学校的教学发展、专业设置、师资及人力资源的配置等各个方面，均离不开档案信息的支持。例如，在职业院校每年度的师资配置、人才培养计划制定时，需要从历年的档案资源中获取信息，使人才培养目标、学校发展计划得以明确;再如，在学校的新专业开发时，需要从学校历史及现有的教学资料数据中，寻找条件与基础，这些都需要从档案资料中获取有价值的信息。由此可见，档案管理在学校发展中有着不可替代的的重要地位，是职业院校进一步改革发展的重要基础。

3.为各类查证提供资料参考。由于档案资料是对历史数据及信息的记录记载，因而有着较强的真实性、权威性，能够为现实需求提供较为可靠的信息参考。由于档案资料的记载具有历史性、连续性、系统性等特点，因而，学校以往的每项工作、每项活动、每个事件均可从中查证，从而为实际需求提供具有价值的参考信息。例如，本人所在学校在去年从属关系变换时，调用了大量的档案信息进行佐证，为顺利完成此项工作的交接发挥了十分重要的作用。今年，学校名称变更时也需要调用相关资料进行佐证，由此可见，档案管理能够对历史记录进行还原，凭借可靠性的信息提供各项查证服务，从而确保学校工作的有效发展。

二、职业院校档案服务与利用存在的问题

1.档案服务意识淡薄。现阶段，许多职业院校档案管理仍然存在传统的观念，缺乏创新、共享的理念，在服务意识方面也较为淡薄。通常情况下，档案管理的服务对象主要为教师和学生，但由于观念陈旧，服务工作单一，缺乏主动性，大多采用“姜太公钓鱼”的管理模式，坐在办公室中坐等客人上门，使档案管理的模式仍然停留在“你要我给”“你交我收”的初级阶段。

2.档案服务方式老化。目前，许多学校档案服务方式为线下查询，由学校到档案室中进行面对面交流获取服务，且信息查询方式复杂、效率较低，不便于使用。例如，要想对档案信息进行查询需要提供相应证件，如若需要跨部门查阅则需要审批，还要在查阅后对资料进行复印使用等。据调查，本科以上院校基本上已经普及档案网站，能够使档案信息面向大众公开，检索渠道较为灵活多样，且具有案卷级目录检索服务。但职业院校中没有相应的服务，有些院校甚至尚未建立档案网站。各校只利用网络发布政策文件与通知，无法将档案信息上传到网络中供师生查阅，如若借阅者要想查询档案信息，则需要事先在网上预约，二次到实地办理才可完成，此时服务方式繁琐复杂，与当前即时性、快速性需求背道而驰，落后于时代发展潮流。

3.档案管理的信息化程度较低。这一问题主要体现在档案保管、归档、利用等环节中：

档案归档的信息化程度较低。在电子档案建设方面，许多学校往往只注重办公自动化方面的建设，而忽视档案管理中电子档案的建设。从而使档案收集归档的效率得不到提升，面对海量数据信息，只能按照简易常规的电脑操作方法进行存储，而无法按照不同类别进行系统地、规范地、科学地划分及管理。导致这些学校普遍存在档案归档工作重复率高、效率低下的问题。

档案保管的信息化程度较低。现阶段，大部分职业院校的档案状态均为纸质，在查档时需要到库房中去翻取，这样，既影响档案的保存，经常翻阅还会导致档案老化、破损。同时库房设施较为简陋，一些专业的先进设施设备未能得到配备。

档案利用信息化程度较低。主要体现在：一是大多数职业院校当前的档案管理信息化程度较低，仍然是以人工服务为主，未能通过各种网络渠道获取档案信息;二是在信息化程度不高的背景下，档案信息无法实现互联、共享，使档案利用功能得不到拓展。

三、职业院校档案服务理念的更新

1.增強服务意识，改进服务理念。在新时期背景下，档案管理者应不断增强服务意识，改进服务理念，以更佳的工作成效为借阅者提供更好的服务，可从以下几方面进行努力：一是应坚持以人为本的服务原则，全心全意为借阅者做好档案服务。用户体验是衡量档案服务的主要标准，而借阅者便是服务质量优劣的裁判;二是应树立主动服务的工作理念。不但要为来访者主动提供各项服务，还应深层挖掘，从一般服务向深层服务迈进，通过多元化服务为借阅者提供更广阔、更良好的档案服务体验;三是应推进档案资源的互联共享。在大数据时代背景下，档案资源的背后有许多有价值的深层信息等待挖掘，而开放式、共享式的服务模式已经成为档案服务的发展趋势，档案管理者应充分发挥主观能动性、开创性地开展档案服务工作，突破原有模式。

2.建立完善的档案服务制度。要想提高档案服务质量，还应从制度层面进行规范，这也是职业院校档案管理的一项重要工作。首先，应根据档案服务的相关要求，坚持统一管理原则，立足学校自身实际，从档案利用、安全、归档等各方面进行明确规定，实现档案管理的标准化、规范化;同时，还应根据档案服务利用工作的拓展推进，建立和完善配套管理制度。其次，应加大档案管理人员做好服务的激励力度，使考核奖惩制度更加完善，充分调动工作积极性。

3.丰富档案服务方式方法。新时期背景下，应不断丰富档案服务方式，提高档案服务成效，具体措施为：

引入先进的科学技术。现阶段，各类科学技术层出不穷，新技术能够有效解决疑难问题，实现档案利用的新突破。例如，VR技术、二维码技术、电子标签技术等，均可使档案服务质量得以提升，为用户带来更好的查阅体验;

拓展新路径。技术变革使档案服务的速度、范围、精准度得以提高，档案服务路径的拓展可增强媒体互动、用户反馈，如微信、微博、社交媒体等，通过充分利用网络平台普及档案知识，解决档案服务与需求之间的矛盾。职业院校还可开设微信客户端，定期推送各种资讯，满足师生的需求;

构建档案O2O服务模式。此种服务模式是在互联网技术的支持下，使线上线下结合起来共同完成的档案服务过程。用户可在线上浏览、查阅档案信息，与档案机构展开互动，根据自身需求在线上平台获取相应服务。线上平台设置自发触动机制，当接到用户请求后，立即应答并将该请求传递给线下工作者，转入线下处理流程，通过线上线下的紧密结合，形成闭合链条，在O2O服务模式上为使用者提供相应的档案服务。

4.强化档案管理者综合素质。为了提高院校档案服务水平，应积极提高档案管理者的专业能力与素质，为使用者提供优质的档案服务。首先，应加强档案管理人员的培训与指导，通过培训学习提高他们的专业知识、分析能力、沟通技巧，使其管理素质、专业素质得到提升;其次，应加强档案管理人员新技术、新方法的学习培训，特别是要着重提高档案管理人员的信息化素养，以及计算机操作能力，使他们能够以新的工作思维和新的工作方法，做好档案管理与服务工作。在档案管理人员素质提升上，要从两个方面着手：一是档案管理人员在信息技术学习后，不应只对信息化操作感兴趣，必须在此基础上不断增强“互联网+”的工作意识，并使“互联网+档案”在学校档案管理服务中落地生根和开花结果;二是要学会利用先进的信息技术对用户反馈进行分析和整理，充分了解用户的反馈与实际需求，根据重要程度合理地安排档案服务功能，这样，既能够充分满足使用者的请求，又不会造成资源浪费，从而使档案利用功能得到充分有效发挥。只有这样，才能够提高档案管理整体水平，为利用者带来更加良好贴心的服务体验。

四、结论

综上所述，我国职业院校档案服务方面已经滞后于时代发展的步伐，要改变这个状况，应根据档案服务利用的主流方向，积极创新档案服务理念、方式，制定和完善档案服务制度，并充分发挥信息化等科学技术的作用，使档案资源更加完善，档案利用率得到更大提升。

参考文献：

[1]王小娟.從档案利用的主流方向谈高职院校档案服务理念——以鄂尔多斯职业学院为例[J].中国市场，2016（32）：216-216.

[2]张兆红.档案利用主流方向视角下的高职院校档案服务理念研究[J].兰台世界，2018（2）：71-73.

作者简介：张秀慧（1971-），女，汉族，广东潮州人，本科，档案馆员，广东省交通运输技师学院，研究方向：档案的开发与利用。