信息化视域下高校教学档案管理创新思考

潘秀明

摘 要：近年来，随着信息科学技术的快速发展和逐渐推广，人类已经全面进入了信息化时代，人们的工作和生活都受到信息化技术的巨大影响。在信息化时代，高校的档案管理与以往相比发生了较大的变化，因此高校的教学档案管理工作应当不断创新以适应新时代的发展，但就目前来说我国部分高校在档案管理工作方面还存在着一些问题，已经在很大程度上阻碍了档案管理工作质量的有效提升，因此，必须对其给予足够的重视。

关键词：信息化;教学档案管理;问题;措施

一、引言

高校档案管理工作会随着学校的发展和办学规模的扩大而逐渐增加，高校教学档案管理工作所涉及的信息范围广、数据处理量较大，在信息化时代处理好教学档案管理工作已经成为了摆在现代高校面前的一项重要任务。因此，在当前从信息化的角度来对高校教学档案管理的创新进行深入思考具有很强的现实意义。

二、高校教学档案管理工作存在的问题

1.进行信息化管理的意识较为薄弱。思维决定行动，人们的行为模式与处事方法在很大程度上会受到自身思想意识的影响与制约，高校的教学档案管理工作总体质量的好坏在很大程度上与高校自身所秉持的发展理念和重视程度有直接关系。从近几年我国高校教学档案管理发展的实践来看，部分高校在教学档案管理工作方面还存在着较为明显的信息化管理意识较为薄弱的问题，已经在很大程度上落后于时代发展步伐，阻碍了高校教学档案管理工作质量与效率的提高。具体来说，高校进行信息化管理的意识较为薄弱这一问题主要表现为高校领导者对教学档案管理工作信息化建设的重视程度不足。领导者是学校发展政策的制定者和发展方向的掌舵者，因此，高校领导对教学档案管理工作信息化建设认识水平的高低和重视程度的强弱将会直接影响到教学档案管理工作信息化的具体推进与实施。就目前来说，我国部分高校存在着由于校领导对教学档案信息化建设认识程度不足而导致的高校教学档案管理水平低下的问题，教学档案管理工作已经不能满足学校发展的要求。

2.教学档案管理人员的专业素养不足。高校的教学档案管理工作归根结底需要依赖于档案管理工作人员，因此，高校教学档案管理工作人员专业素养的高低与实际工作能力的强弱将会对高校自身教学管理工作的发展产生重要影响。从近几年我国高校档案管理的发展实践来看，部分高校还较为明显地存在着教学档案管理人员的专业素养不足的问题，不能够满足信息化时代高校对档案管理工作提出新要求与新目标。具体来说，高校教学档案管理人员的专业素养不足主要表现为以下两个方面：

首先，教学档案管理人员的管理知识结构单一。随着高校发展时间的逐渐增加和发展规模的不断扩大，高校在教学管理工作方面相关信息和数据的产生也在逐渐加快，在新的时代发展背景下原有的档案管理理论知识已经不能够满足高校的发展要求。由于管理工作人员在新时代未能够积极主动地探索教学档案管理的新模式和学习教学档案管理工作的新方法，因此，在具体的操作与实施阶段教学档案管理工作的质量迟迟得不到有效提升。其次，教学档案管理工作人员的信息技术能力不足。在当前的信息化时代发展背景下，高校教学档案管理工作迫切要求工作人员能够有效掌握和利用信息技术来处理教学档案的管理工作，但就目前来说，部分高校的教学档案管理工作人员自身对信息技术的认识程度不足、掌握水平较低，在日常管理工作开展的过程中还存在着较多的传统思维管理现象，导致高校教学档案管理工作的水平长时间得不到有效提高。

3.信息化设备不完善，规章制度不健全。在信息化时代，高校教学档案管理工作的顺利有序推进需要以完善的信息化设备以及健全的规章制度为基础，但就目前来说，我国高校在教学档案管理工作方面还存在着信息化设备不完善，规章制度不健全的问题，高校的教学档案管理工作受到较大程度的阻碍。首先，部分高校的信息化设备在基础设施的建设方面无论是计算机硬件还是相关配套软件，都存在着明显的设备短缺和设备陈旧落后问题，导致教学档案管理工作难以顺利有序推进。其次，部分高校在教学档案管理工作信息的收集与处理方面规章标准不统一，不同学院和专业之间存在着一些差异，给高校教学档案管理的信息化处理造成了不利影响。

三、信息化视域下高校教学档案管理的创新措施

1.着力增强高校的信息化建设意识。针对目前我国部分高校在发展过程之中存在的进行信息化管理的意识较为薄弱这一问题，高校自身应当充分意识到从思想意识领域着手来着力增强高校信息化建设意识的重要性与必要性。具体来说，要想实现增强高校信息化建设意识这一目标，可以从以下两个方面进行考虑：首先，从学校层面来说，高校自身应当以学校领导者为切入点，通过提高学校领导者对教学档案管理工作信息化建设的认识来增强其对信息化建设的重视，力求能够在最大程度上确保在学校教学档案管理工作方面给予其必要的人力、物力和资金支持，确保教学档案管理工作的顺利有序开展。其次，从国家层面来说，政府要重视当前信息化时代发展背景下对高校各方面工作的时代性指引和方向性指导，站在我国高校发展总体布局的战略性高度对档案管理工作进行必要的指导，提供必要的信息化技术人才进行援助和辅助。

2.建设高素质信息化工作团队。针对目前我国部分高校在教学档案管理工作方面存在的教学档案管理人员的专业素养不足这一问题，高校自身必须充分意识到以建设高素质信息化工作团队为手段来促进教学档案管理工作质量和效率提升的重要作用。具体可以从以下两个方面进行考虑。

首先，对原有教学管理工作人员进行专业化、系统化培训。由于高校的教学档案管理工作具备着相对明显的复杂性与长期性，因此，不可能通过在短时间内大批量更换原有教学管理工作人员的方式来实现教学档案管理工作水平质的提升，这有违事物发展规律也不具备可操作性。當前，我国高校应当通过聘请专业权威人士来学校开展讲座和培训的方式对原有工作人员进行专业化培训，在培训内容方面重点突出时代发展过程中诞生的新的教学档案管理理论知识，重视对原有工作人员进行信息化方面的技能培训，对诸如大数据和云计算技术进行系统化培训，力求能够在最大程度上确保高校的教学档案管理工作能够与时俱进，实现信息化的高校管理。除此之外，高校还要不断增强教学档案管理工作人员的服务意识，使其积极主动的学习，提升自我，逐渐满足高校对教学档案管理工作提出的新要求与新目标。

其次，引进优秀人才。除了通过对原有教学档案管理工作人员进行集中培训的方式来建设高素质信息化工作团队之外，高校还应当意识到通过优秀人才引进的方式来提高教学档案管理信息化团队整体专业性和专业素质的重要意义。高校要以人才引进为契机，为教学档案管理工作输入新鲜血液，使优秀人才的引进为教学档案管理工作的信息化发展提供新思路，开拓新境界。在此过程之中，高校需要有的放矢地发挥好所引进人才的作用，有目的和有计划地逐渐改变以往传统的教学档案管理模式。需要注意的是，在人才引进的过程之中高校不仅要对被引进人才的管理能力进行严格要求，还要对被引进人才的信息化技能进行严格把关，力求能够在最大程度上确保所引进的人才集高水平理论知识和高水平实际操作能力于一身。

3.加强信息化基础设施建设，建立健全规范机制。针对目前我国部分高校在档案管理工作的信息化构建方面存在的信息化设备不完善以及规章制度不健全的问题，高校自身应当充分意识到以加强信息化基础设施建设，建立健全规范机制为手段来推动高校教学档案管理工作质量与效率提升的重要作用。具体可以从以下两个方面进行考虑。

首先，加大资金投入，引进和购买先进的信息化设备，创新教学档案管理工作模式。由于目前我国部分高校在教学档案管理工作方面的信息化设备短缺且设备陈旧，在这种环境之下，高校必须增加对信息化设备购买和引进的资金投入以满足学校发展对教学档案信息化管理的时代要求。在购买和引进现代化信息设备的过程中高校要尽量避免盲目购买，要在分析自身需要的基础上制定购买计划。在购买先进信息化设备的基础上，高校还要重视创新教学档案管理工作模式，以信息化设备为基础构建科学归档系统，构建档案管理信息化平台，为档案管理部门与学校其他部门之间的沟通与联系能够保持顺畅，为教学档案管理信息的收集和处理提供良好平台，进一步实现高校教学档案管理工作的信息化。

其次，高校要健全信息化管理规范制度。当前，我国高校应当统计各学院和各专业的教学数据处理标准，不断规范相关信息的汇总工作，力求能够在最大程度上为教学档案处理的规范化减少阻碍。除此之外，高校还可以通过借鉴和吸收其他学校成功建设经验的方式来促进自身教学档案管理工作信息化建设能力的提高，但是在学习和借鉴的过程中需要注意的是避免照搬照套别人经验，而是要细致并深入的分析自身发展规律和发展特点的基础之上有的放矢，取其精华，去其糟粕，科学使用和有效提取其中的合理成分，力求能够在最大程度上确保规章的调整与改进能够符合当前信息化时代的创新发展要求。

四、结束语

本文以高校教学档案管理的信息化建设为切入点，深入分析现阶段高校教学档案管理工作存在的问题，例如，进行信息化管理的意識较为薄弱、教学档案管理人员的专业素养不足以及信息化设备不完善，规章制度不健全等，并在此基础上提出了诸如增强高校的信息化建设意识、建设高素质信息化工作团队以及加强信息化基础设施建设，建立健全规范机制等创新性发展措施，希望对于促进我国高校教学档案管理工作质量与效率的提高有一定的借鉴意义。

参考文献：

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基金项目：本文系侨批档案与中华优秀传统文化创新发展研究，课题编号：FJ2018ZTB003