医院人事档案管理的数字化实现过程探究

张永红

摘 要：医院人事档案的数字化管理可以改变传统人事档案管理方式中存在缺陷和不足，提高人事档案管理效率和管理质量。本文通过梳理医院人事档案管理当中存在的问题，阐述医院人事档案数字化管理的多重优势，进而探究实现数字化管理的发展途径。

关键词：医院;人事档案管理;数字化

一、引言

医院人事档案管理是对医院内部职工人事变动、考核、晋升、薪酬等人事工作所产生的文字、图像等记录的资料进行采集、分类、整理和利用的过程。随着人们对于医疗服务需求的逐渐增大，医院规模逐年扩大，医护人员数量随之逐年增加，加之人才流动加大、用工类型复杂等原因，人事档案管理难度日益增加。因此，探索建立并健全医院人事档案管理数字化服务，是适应现代化医院的管理模式，促进医院管理更加全面、高效和便捷的必然选择。

二、数字化在医院人事档案管理中的优势

随着医疗服务行业纵深发展，医院人事档案管理工作愈加复杂。档案资料来源所涉及的部门多，涵盖的内容广，因此实现数字化管理对于医院的人才资源发展意义重大。

一是提高管理效率和标准化水平。数字化管理模式下，数据存储量大，运行速度快，便于查找和检索。在人事信息数据录入和查阅阶段，通过先进的信息技术和设备管理，可以确保档案资料的准确性，避免人为因素造成的失误;在对人事信息数据运用阶段，可以在更短时间内、更具针对性地，分析和整理出医院所需的多元化人事资料。

二是提高人事档案的利用率。医院的发展主要依靠人才，而人事资料的完整性带来的影响较大，数字化的实现，便于医院人事档案管理部门为医院提供多样化、全方位的数据资料，方便人事部门进行借鉴，可以节约大量的资料传输时间。这样医院管理部门可以最快查询到自己所需的资料并进行阅读，实现资源共享，这就提高了人事档案的利用率。

三、医院人事档案管理中存在的主要问题

1.档案材料参差不齐

大部分医院由内部人员兼职开展人事档案管理工作，缺乏专业的档案管理人员，收集到的档案资料信息不全、形式死板，形成的材料参差不齐，一般以人员姓名、年龄、学历等基本情况为主，对于人员的详细履历信息的记录较少，更新不及时，尤其是在当前医院就职之前的履历信息，基本很少见，这种情况给新时期人员的流动和引进带来诸多不便。医院本身难以从人事档案中获取某个人员的教育经历、工作经验、获得的成就、专业知识水平等，也就无法准确评估人员的综合素质，导致医院与人员之间存在不适性，影响医院对人员的合理安排，也影响医院的长远发展。

2.管理方法比较落后

一是管理风险增加。一方面，由于医院办公用房紧张，领导对人事档案管理工作重视程度不够，大多数医院未能按照档案管理要求设立单独的人事档案室，通常是与人事办公室合在一起，也没有专业的档案管理人员对档案资料接收处理、妥善保存，无法保障人事档案管理的机密性和专业性。另一方面，由于缺乏人事档案管理专业人员，从事人事档案管理工作的在职人员又未能积极参与档案专业继续教育培训，导致一些非专业人员或其他管理人员参与到人事档案管理工作中。多重因素下，人事档案的安全性大大降低，管理风险大大增加。

二是管理效率低下。管理效率低下主要表现在两个方面。一个是缺乏统一的管理标准。虽然人事档案管理工作有相应的法律法规支撑，但对医院来说并没有普遍的适用性管理标准，而针对医院本身制定的标准往往又不够科学和合理，无法根据医院的人事工作实际使用管理标准，从而造成档案管理标准不一。另一个是管理流程不严。医院从事人事档案管理人员的流动性大，队伍不稳定，相关工作交接不到位，容易造成档案信息丟失和遗漏;档案管理人员缺乏保密意识，对纸质档案管理不严，容易造成档案损毁、丢失、发潮;进行档案移交时没有按照流程进行，容易出现信息泄露情况。

3.数字化人才缺乏

对医院人事档案进行数字化管理，对管理人员的综合素质水平要求较高。不仅要有档案管理相关专业知识和丰富的工作经验，了解人事管理业务相关工作，还要掌握较高水平的数字化操作技术，熟练操控计算机进行档案管理。但目前，医院人事档案数字化管理方面的人才极其匮乏。大多数管理人员都只具备单一的专业能力，管理部门缺乏复合型人才;部分人员的学历水平较低，专业素质不高，管理理念比较落后，对于新的人事档案管理不能及时更新管理理念;医院没有重视档案及计算机专业知识和技能的培训，人事档案管理人员的管理意识比较薄弱，没有进行知识更新，数字化管理模式无法积极推行。

四、实现医院人事档案数字化发展的途径

1.推进标准化和规范化管理

数字化管理模式的应用有助于提升档案管理的标准化和规范化，这主要得益于借助信息技术和设备进行档案管理，减少对人工的依赖，可以避免各种漏洞和问题的出现，这是数字时代医院进行人事档案管理的必然发展方向。因此医院要充分认识到数字化管理手段应用在人事档案管理中的重要性，转变传统观念，树立档案管理数字化理念，强化档案管理人员的责任意识，打造符合时代要求的开放式管理模式，从软硬件上加大对人事档案数字化建设的投入力度，营造数字化管理建设氛围。同时还要结合相关法律法规与医院人事档案管理工作实际，探索建立相应的标准化、规范化制度，制定统一的数字化管理标准。医院需要配置先进的数字化设备，应用更加便捷的智能化软件，创新管理模式，引进先进的技术和方法，构建数字化人事档案管理新模式，不断提升档案管理效率，为医院长久、稳定的发展提供人力资源保障。

2.重视档案数字化人才建设

大数据时代，医院人事档案管理工作与过去相比，无论是工作环境、服务对象，还是工作任务、管理模式，都发生了巨大变化，相应的，实现人事档案数字化管理对于人员的需求也发生很大的变化。档案管理者的角色，从过去的档案资料收集、利用，转变为档案资料的信息收集者和服务者，从过去的档案资料单纯保管、整理，转变为档案资料的干预者和利用者。这些变化给人事档案管理人员带来新的挑战。所以医院要重视提高档案管理人员的业务水平，能够快速掌握和应用新的科技知识，优化知识结构配置，提高对数字时代的适应性。为此，医院要加强人事档案管理人员的继续教育培训，提高在职管理人员的业务能力，包括档案管理理论和技能的掌握，以及对于数字化技术的掌握;根据管理人员的知识结构水平，制定并明确个人的培训计划和目标;定期按工作目标进行业务能力考核，考核结果与最终的绩效管理相挂钩;建立和完善与企业各个部门之间的技术交流平台，从中发现、培养、储备数字化档案管理的人才，用和谐的环境，良好的待遇留住人才、吸引人才，建立先进的数字化档案管理专业人才队伍。

3.做好数据库建设

根据医院人事档案管理规模，选择实用性较强的人事档案管理软件系统，首先要进行人事档案信息数据库的建设，并不断充实内容、完善数据，要使用先进的设施和设备，借助现代化技术进行信息录入;并保证将职工随时产生的个人档案信息尽快更新和调整到数据库的相应位置，使当前数据库信息处于动态更新状态，确保人事档案管理的实用性和时效性。其次要重视网络信息的安全性和机密性，采取对应的技术手段加密、存储和备份，时刻防止网络病毒侵害带来的数据丢失和泄露;在资源共享的同时严格档案查阅者的权限，做好档案管理的安全和保密工作。

4.健全人事档案数字化管理机制

医院进行档案管理数字化建设是一个系统的过程，需要参考相关法律法规规定，结合医院实际情况，制定相应的规章制度和管理标准。一方面，医院要从实际出发，在信息时代的要求下，按照现代档案管理信息化的相关标准，提升档案信息的安全性、完整性和时效性。另一方面，医院要完善档案管理监督制度，明确各自的岗位职责和权限，能够及时发现档案管理中存在的问题，并能及时解决，避免造成不利影响。要健全人事档案管理制度，医院管理层应不断增强大局意识，重视档案管理工作，在充分听取档案管理专业人员的意见后，在当前档案管理基础上，结合人事档案资料的特殊性，整体把握人事档案管理工作的特点，综合研判，从而制定一系列符合本單位要求、具有针对性和可操作性的档案管理制度并保证这些制度落地生根。同时，要以制度为指导，建立适用于本单位的档案信息化管理系统，实现线上线下综合管理，有效推进医院档案管理工作的顺利开展。要保证所有人事档案在加强纸质管理的同时都要进行电子备份，包括过去的档案资料，重新录入到中心的档案数据库中，并按照一定的规律进行分类规划，建立有效的电子查询途径，方便各部门查询相应的档案信息，提升人事档案管理的工作质量和效率。

五、结语

新时期，医院在人事档案资料的来源、载体、信息处理和存储方面发生的巨变，以及目前医院人事档案管理过程中暴露出的问题，为我们研究数字化建设提供了研究方向。提升医院人事档案数字化发展水平，是充分发挥人事档案重要作用的有效工具，是促进医院全面、高效和便捷管理的有力抓手。

参考文献：

[1]马 兰.医院人事档案管理的数字化实现过程[J].办公室业务，2017

[2]胡世堂.医院人事档案管理的数字化实现过程[J].环球市场信息导报，2017