探究加强高职院校档案管理的措施

霍海波

摘要：本文主要以加强高职院校档案管理的措施为论點，先阐述了高职院校档案管理中存在的不足之处，比如缺少完善的档案管理机制、档案管理方式手段并不先进，然后通过制定完善的档案管理机制、加强档案管理信息化建设、提高档案管理人员综合素养等措施，促进高职院校档案管理工作的顺利进行，充分彰显处于高职院校档案管理对教学活动的促进作用。

关键词：高职院校;档案管理;措施

中图分类号：G717.2 文献标识码：A 文章编号：1672-1578（2019）02-0246-01

对于高职院校档案来说，记录了高职院校教学和管理等相关活动的方方面面，是学校发展历史的重要缩影，这已经成为了高职院校教师共同关注的话题之一。现阶段，高职院校办学规模越来越大，而且高职教育改革也越来越深化，所以高职院校档案管理发挥的作用变得更为显著。通过加强高职院校档案管理，可以促进高职院校整体办学管理水平的提升，顺应高等职业技术教育发展趋势。

1.高职院校档案管理中存在的不足之处

1.1缺少完善的档案管理机制

对于完善的档案管理机制来说，主要在档案的收集、管理、保管以及统计等方面得到了充分体现，而且也可以为档案管理提供强有力的制度性保障。但是在实际上，现阶段，在一些高职院校档案管理中，缺少完善的档案管理机制，并且执行力度严重缺失，一定程度上导致高职院校档案管理形同虚设。同时，在档案管理中，完善的考核严重缺失，档案管理的质量，对工作业绩造成了极大的影响，很难将档案工作人员的工作热情充分发挥出来。由于缺少完善的档案管理机制，很难保证档案管理的规范性、有序性，使档案利用效率始终停滞不前，无法保证档案管理的实施效果。

1.2档案管理方式手段并不先进

一些高职院校在档案管理中，仍然对传统手工管理方式进行应用，这很难与档案信息化管理要求相符合，在高职院校档案管理中，先进的档案管理软件没有得以良好的应用，没有将先进的现代化信息技术的优势充分发挥出来，比如校园网络、校园数据库系统等。档案管理工作的实施效果并不理想，很难促进高职院校健康发展。此外，一些高职院校虽然构建了档案管理电子化，但是与数字化管理要求相差甚远，很难将档案管理的参考和凭证等作用充分发挥出来。

2.高职院校档案管理的优化措施

2.1制定完善的档案管理机制

在高职院校档案管理过程中，要贯彻落实好科学性和规范性等原则，加强完善的档案工作管理制度的构建，给予档案鉴别整理、保管征集、责任追究、查看借阅等环节强有力的制度性保障，不断细化工作任务，确定第一责任人，避免出现权责推诿现象。

同时，在档案管理中，还要加强量化考核，将档案管理人员的工作热情充分发挥出来，发挥出自身的岗位职能和作用。在工作体制方面，还要遵循集中统一、归口管理等要求，避免出现分散化管理现象。所以要注重档案收集的完整性和全面性，档案鉴别要具备可行的依据，从而在整体上有效规范档案管理工作。发挥出制度性保障作用。

2.2加强档案管理信息化建设

（1）加强信息化建设，顺应了高职院校档案管理工作的发展趋势，也是实现档案工作服务创新和管理创新目标的重要因素。加强档案管理数字化和网络化建设，可以确保高职院校档案管理与时代发展需求相符合。所以高职院校要加强资金投入，对档案管理相关硬件设施和基础设施进行改造，将档案信息化建设提上日程。在档案管理方式方面，要注重创新、与时俱进，加强档案管理的数字化建设。加强网络技术的应用，强化档案自动化检索，确保档案管理质量的稳步提升。

（2）在档案信息查询和分类工作中，加强信息技术的应用，可以为信息查询和分类提供便利性，比如在统计相关信息环节中，加强信息技术的应用，可以确保信息统计的准确性，并保证较强的统计效率。在学习成果统计过程中，具有庞大的信息量，得益于信息技术的应用，可以便于档案信息的快速查询和统计。同时，加强信息技术的应用，可以进一步强化档案信息储备，保存好备份，将信息丢失和泄露现象的发生概率降至最低，不断增强信息保存过程的安全性。个人要想对系统中的信息进行查询，要经过相应的权限，顺利进入到信息化管理系统，更好地浏览和查阅档案管理界面，促进档案管理工作的顺利进行。在信息检索和数据库管理中，借助信息化技术，可以落实好档案信息检索和查阅等工作，实现信息化共享目标，将档案信息的保密性特点充分体现出来。

2.3提高档案管理人员的综合素养

档案管理队伍和档案管理人员，是档案管理工作的重要影响因素。首先，高职院校，要配备专业、稳定的档案管理队伍。其次，要将档案管理人员的综合素养提升上来，高职院校要为档案管理人员开展一系列的技能培训，比如专家讲座、课程再培训、实习操作等，确保人员对档案材料进行充分掌握，做好档案材料的鉴别、整理以及分类等工作，不断提高档案管理人员的专业技能和综合素养。此外，还要引导档案管理人员树立高度的现代化意识，灵活运用信息化技术，深入分析和学习现代化管理技术，最大程度地与高职院校档案信息化要求相符合。

3.结语

综上所述，在高职院校中，档案管理是重要的一项工作，对高职院校各种教学活动的开展产生了一定的影响，所以必须要做好高职院校档案管理工作，给予各种教学活动一定的保障，将档案管理的作用充分发挥出来。其中，要制定完善的档案管理机制，不断增强档案管理的规范性和有序性，发挥出制度性保障作用，同时，还要加强档案管理信息化建设，借助信息化技术，提高档案管理工作的现代化水平，与时代发展需求相符合，最后要不断提高档案管理人员综合素养，创建出一批高精尖的档案管理队伍，发挥出人才保障作用。进而在多方力量的影响下，促进高职院校档案管理工作顺利进行。