技术过时的科技类数字档案管理问题及对策

郭雪萍

摘 要：本文主要针对科技类档案管理中数字档案载体和格式过时问题进行了研究与思考，提出了相对可行的科技类数字档案管理机制，即采用技术典藏、档案定期转存、并结合纸质说明文档相结合的方法来应对该问题，以期对存在类似问题的企业以一定借鉴。但是更大范围的过时数字档案管理机制仍需广大档案工作者进一步的研究，提出普适的系统性方案。

关键词：数字档案;过时技术;科技档案;有效利用;技术典藏;档案转存

当今社会，大部分的企事业单位实现了无纸化办公，而部分企业在档案管理方面也已经全面实现或部分实现数字化档案管理，这给档案管理事业带来了极大的便利，并有效提高了档案管理的效率。然而，计算机技术的进步速度远超人们的想象，软硬件的更新换代频率正在逐渐加快，而由此引起的是大量采用过时技术存储的档案文献在如今的软硬件系统上读取越来越困难，很多企业大量的早期数字档案无法有效利用，甚至根本无法利用，从而为企业带来巨大的损失。而如何确保已归档数字档案文件的有效保管与利用，是各级档案部门面临的一个共性问题。

一、科技档案定义及特点

1.科技档案的定义

科技档案是科学技术档案的简称，是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、声像资料等科技文件材料。

2.科技档案的特点

专业性是科技档案最突出的特点之一。其集中表现在形成的领域和内容性质两个方面。科技档案的专业性特点，不仅使它们与一般档案相区别，而且使不同专业形成的科技档案彼此之间互相区别。因此，专业性特点是实现科技档案科学管理的重要依据之一。

种类和类型的多样性是科技档案的又一明显特点。科技档案种类繁多、类型复杂，呈现出多样化的鲜明性特点。以种类而言，由于科技、生产活动的多专业性，导致了它的伴生物科技档案在种类上的多元化。以类型而言，科技档案是所有一切种类的档案中，类型最为丰富多样的一种。

成套性是科技档案相对于其他档案最鲜明的特点，也是最基本的特点。

较强的现实使用性特点。想比于其他档案，如政务档案，科技档案的现实使用性在归档后仍然很强。

二、数字档案技术过时问题

1.计算机硬件与操作系统过时问题

计算机硬件的更新换代遵循摩尔定律，其硬件几乎以每半年到一年的速度快速更迭，一些早期常用的硬件已經或即将被淘汰而变得不可用。

2.计算机系统过时问题

自从操作系统被引入计算机以来，典型的操作系统有windows系列、Unix/Linux系列等，而每个不同的操作系统从诞生至今，均经历了多个版本。以Windows为例，其至今已经经历了win95、win xp、win7、win10等十多个不同的系统版本，虽然系统在升级换代过程中极力确保其向下兼容性，但仍会出现一些大版本之间的互相不兼容问题，从而导致安装在早期版本中的应用软件无法在新版操作系统中安装和使用。

3.数字档案存储介质过时问题

常用的数字档案存储介质主要软盘、光盘、硬盘、U盘等。所有这些存储介质均需要相应的计算机硬件设备、接口及对应的驱动程序支持，才能读取其中的信息。而更新换代导致部分早期使用的存储介质已经或即将不能被新的硬件系统所接受，其中的档案信息将变成无法利用的无效信息。如在早期普遍使用的软盘，目前已经消失在人们的视野中，其存储内容的读取几乎变得不可能。

4.数字档案数据格式过时问题

数字档案的产生，除了依赖于硬件系统外，更多的依赖于对应的应用软件，从而带来了数据格式的多样性和复杂性。以常见的航空科研数据为例，其主要数据类型包括了由办公软件产生的电子文档，由Catia、Fluent等专业软件产生的产品模型、仿真数据，以及由各种试验用软件产生的试验数据等。这类数字档案的读取必须使用其对应的软件，即使是同一软件，也有会因版本的不同而不同。J.Rothenberg指出，在任何给定的时间点，给定媒体的特定格式预计在不超过5年内就会过时。也就是说，如果不采取有效的措施，这些数据在5年后将变得不可利用。

三、科技类数字档案过时技术应对策略

在实际工作中，对于科技档案来说，其目的主要是方便企业在后续研发过程中能再次利用，其法律效用显得并不那么重要，而其数据的有效性和完整性是其保存的重要依据之一。同时，对于具体的一个科研单位来说，其所使用的设备和软件类型相对有限，而硬件的更新换代频率相对较慢。以航空科研单位为例，一般的软件更新周期在五年左右，而硬件的更新周期在5-8年左右。

针对以上特点，目前可行的方法是综合利用设备典藏与档案转存来确保数据的有效性和可读性。

a）对于过时硬件的应对策略

定期进行数据转存：制定相关管理制度，由信息化部门定期（例如：每隔2年）对现有硬件进行评估，如存在即将被淘汰的风险，则对相关档案媒介中存储的档案资料进行转存，用新的媒介代替旧的。在实施该步骤的过程中，为确保档案资料的有效性，必须建立相应的档案转存可追溯性说明文件，记录原档案存储相关信息，与转存后的资料一并归档，如介质类型，转存后的媒介与原始媒介之间的关联性，新的存储媒介硬件接口说明，驱动程序信息等。

硬件归档：在旧媒介即将淘汰时，对相关的硬件进行归档留存，建立硬件档案库。在进行硬件归档时，采用纸质档案说明材料对相关配置进行说明：如硬件类型、型号、接口信息、驱动信息、支持操作系统等。

b）对于过时数据文件的应对策略

建立应用软件档案库：与信息化部门建立相关制度，对单位采用的相关应用软件进行定期备份存档，并建立纸质说明文件一并存档。

建立操作系统档案库：对单位采用的电脑操作系统进行定期存档，并建立纸质说明文件一并存档。

建立驱动软件程序档案库：对单位采用的相关硬件驱动软件进行定期存档，并建立纸质说明文件一并存档。

建立数据档案存储信息说明文档库：在进行数据档案存储时，建立数据档案说明文件并随原始档案一并存档。

以上存档说明文件中应包含相关的环境支持信息说明，如电脑硬件需求、操作系统需求、接口信息、驱动程序信息、应用软件需求等。

四、结论

数字档案管理给人们带来便利的同时，不可避免的带来了各种各样的问题，而技术过时引起的数据长期有效性是当下急需解决的问题之一。本文针对科研类数字档案管理中遇到的此类问题，提出了通过采用技术典藏与档案定期转存相结合的策略，可以适当缓解此类问题的影响，以期对存在类似问题的企业以一定借鉴。但是更大范围的过时数字档案管理机制仍需广大档案工作者进一步的研究，提出普适的系统性方案。

参考文献：

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