档案数字化管理模式在高校档案管理中的重要作用探讨

黄莉琴 杨丽娜

摘 要：高校档案主要是在教学和管理过程中形成的，其保存对教师和管理人员工作有重要参考价值。随着信息技术的发展，现在高校档案管理趋于数字化。本文主要讲述了档案数字化管理模式在高校中运用的意义和特点，重点阐述了发挥其重要作用的对策，主要有：提升领导认知，促进学校信息化建设、提升高校基础设施建设，增强人才综合素养、通过分步分阶段工作，加强数字化档案管理效率，希望为高校进行相关工作提供参考。

关键词：档案数字化管理模式;高校;档案管理

档案数字化管理的模式是科学技术发展的产物，和传统档案管理方法相比，操作起来更加便捷，只需通过网络进行，不受时间和空间的限制，对资料储存方面要求较低，降低了传统纸质文档储存和查询的繁琐性，减少了因其借阅对纸质文件造成损坏或这丢失等风险，大大提升了工作效率。至今为止，档案数字化管理已经成为高校主要工作形式，促进了学校信息化建设的快速发展。

一、档案数字化管理模式在高校档案管理中的意义

1.数字化教学模式的需要。随着技术的发展，在高校档案管理中，广泛使用大数据和网络技术，为数字化管理模式提供支撑。高校中档案的数字化处理，可以将教学和管理过程等利用数字化的形式保存下来，这为后期使用提供支撑，促进了数字化教学模式的使用。如教育部中进行课程的评选工作，一般情况下是教师将特色教案转化成数字化，然后上传评比，这种形式促进将来数字化教学模式的运用，或者进行跨区域学术交流和课程探讨过程中，都可传输数字化档案文件。和传统档案管理的形式相比，更加快捷和简单，保证档案的完整性。

2.档案管理工作的需要。随着信息技术的发展，现在档案数字化管理已经成为必然趋势，在高校中，包括教学档案在内的众多档案管理已经是云储存背景下的需求，也是档案管理工作的主要方向。数字化时代下，档案的收集、分类、储存和检索等工作性质发生了变化，不再是人工进行，而是利用计算机，自主进行工作，大大减少了人工成本和工作时间，提升档案管理质量和效率。另外，高校档案数字化管理也逐渐适应教学的变革，因为现在大多数课堂中都引入数字化教学方法，档案部门作为教学活动中的主要资料保存部门，实行数字化管理也是顺应时代变革的需要。

3.校园建设的需要。字化不只在教学活动中有所运用，在校园建设方面也有积极的作用。数字校园建设过程中，日常教学和教研等活动中，产生大量数据信息，数字化档案的管理在其过程中，是增强教学质量和行政管理手段的助推器。例如校园数字化建设过程中，结合档案系统中对各个年级学生感兴趣的课程统计调差，多开设相关课程，为满足其学习要求。这是教学档案数字化管理的优势，也是进行校园建设的基础。

二、高校数字化档案管理模式的特点

高校数字化档案管理的运用，融合信息技术、数字技术和网络技术，和传统纸质档案管理模式完全不同，其特点如下：

1.文档一体化。大数据背景下，高校进行数字化档案管理过程中，实现了内部调整，可以将电子版的文件和数字文件有效结合，整合到一个管理体制中，加强档案文件的周期管理和控制，实现文档一体化。高校档案管理中，打破了纸质和电子档案的界限，对全部类型的档案进行数字化归档，做到整个管理工作的全程监控，进而保证传统纸质文档保存的安全性和可靠性。

2.档案数字化。数学化档案管理的运用，将传统档案都转变成数字的形式，如纸质档案、照片档案、视频档案等，都转变成数字形式储存，在计算机中进行统一的管理，如档案的分类、整合、过期档案的销毁等，都在计算机中进行，提升档案管理工作质量和效率。和以前档案管理手段相比，具有检索简单、快速下载等特点，是将来高效档案管理的必然趋势。

3.平台虚拟化。随着数字化时代的到来，高效档案管理部门利用各种技术，建立各个院系的教学档案管理平台，构建虚拟网络数据库，实现跨院系、快空间的统一管理。对档案虚拟化管理的时过程，管理人员可以结合档案内容主动服务，各部门的工作人员或者学生都能通过相关网络平台，进行资料的查询和下载，提升数字化档案管理的科学性和有效性。

三、发挥档案数字化管理模式在高校档案管理中重要作用的策略

1.提升领导认知，促进学校信息化建设。学校的发展离不开领导先进的意识，高校中档案数字化管理模式的使用，也离不开领导的重视，并将其纳入学校发展规划中，增加档案管理人员的考核，借此，促进高校信息化建设进程。一方面，提升领导认知，制定完善的管理体制，建立详细的责任制，认真分析档案管理工作中出现的问题，积极进行探讨，通过增加人力、物力和财力，提升数字化管理效率，保证档案管理和学校各项工作协调发展。学校领导重视档案收集、整理、储存工作的顺利进行，在此基础上，做好安全保护和宣传工作。建立特殊教研项目档案建设和管理的专项经费，从各个角度支撑教师工作。高校档案数字化管理还要顺应时代潮流，结合学校实际情况，领导人员及时转变观念，转变传统工作思维，树立正确、完善的档案数字化管理的意识。另一方面，将档案数字化管理工作纳入学校信息化建设发展规划中，创建集成系统。学校是培育社会栋梁的地方，因此要有创新意识，顺应时代发展，建立集成系统。建设过程中产生大量的电子文件、纸质文件和文件条目等，由档案部门统一管理，做到文件从创建到制作完成、入库储存全部环节都详细可查。即使是不同部门，也要实现不同管理平台的共享，不但方便查询，又避免档案的重复录入。所以高校建设信息化过程中，档案部门要积极参与，做到和学校中其他系统的资源共享，在其他部门，也要有完善的档案管理系统，在工作中生成的电子文件可以自动归档和上传，大大提升档案管理效率。

2.提升高校基础设施建设，增强人才综合素养。档案数字化管理，需要有多种设施做支撑，并且离不开专业的人才，这样才能提升档案管理质量。

首先，投入资金，加强硬件设置的配。高校管理部门将档案数字化管理需要的经费列入学校预算中，加强基础设施的投入，結合档案管理工作量和学校需求，引进适合的计算机、扫描仪、储存器、服务器和打印机等硬件设施，为其管理工作提供充沛的物质保障。其次，选择适合的档案管理软件。数字化档案管理工作中，最重要的是选择一款便捷、功能全的软件。高校要借鉴其他学校的工作经验，引进功能完善和符合学校发展的系统软件，借此满足各种档案管理的需求。包括稳定性强、安全系数高、可以科学的分类、储存、操作便捷、防御能力强等内容。提升档案管理工作质量。另外还需要加强对系统中数据的监控功能，及时监控计算机运行过程中的数据来往，一旦发生非法访问，发出警报并阻止。学校和软件公司紧密合作，研发出适合自身发展的数字化档案管理软件。最后，加强数字化人才的建设。高校档案数字化管理是一项系统的工作，对管理人员要求很高，为了保证管理工作的顺利进行，需要加强工作人员的专业性，对其培养，不只是进行档案管理，还有计算机技术的培养。档案管理人员的专业素质是影响其工作效率的主要原因，因此需要建设一支素质强、专业能力高的的档案管理人才队伍。学校对管理人员进行培训，主要内容为计算机技术，令其熟练使用计算机进行档案的处理，并能自主做好网络安全维护和计算机硬件的维护工作。学校定期邀请专业的教授进行专题讲座，转变传统工作观念，提升管理人员计算机使用水平，更好的为数字化档案管理服务。

3.通过分步分阶段工作，加强数字化档案管理效率。学校进行档案数字化管理工作时，要遵循开放性、实用性和特色性原则。先对学校信息化建设做好整体的规划和补助，制定工作计划，详细标注档案信息化建设过程，然后分批分阶段的进行。

第一，完善档案数字化建设的规定，建立管理制度，令档案的收集、制作、保存、整理和传输等部分都在受控状态中，并从业務、技术和管理的角度制定。业务方面制度的规定，指对档案资料进行业务处理过程中的制度，为了统一管理人员工作流程;技术方面制度的确定，结合电子档案和数字化档案管理过程中对技术的要求制定，为了解决技术问题产生的管理问题;管理方面制度的制定，指档案数字化建设和维护过程中的规则，如资源的合法性和安全性等，这一部分是由国家档案管理部门统一制定的，高校要做好借鉴工作，保证数字化档案资料的共享性和科学性。第二，完善档案管理自动化系统。学校结合实际情况，挑选一款符合自身工作的档案管理软件，要求功能齐全，最大限度的实现数字档案的完整性和兼容性，提升其管理质量，加强各部门之间的信息收集。将电子档案管理系统和办公系统衔接，实现关键词和全文检索，促使电子化办公中档案的完整。第三，实现纸质档案数字化管理，高校信息化建设过程中，将纸质档案馆转变为数字档案馆，创建档案数据库。首先做好纸质档案的归类，明确其重要性，先将重要的纸质文件进行转换，然后再挑选档案利用率高的档案转化为数字化。最后将特色的文件进行转化，同时做好纸质资料的保存工作，例如学校发展过程中产生的具有历史意义的照片和校情资料、毕业生名册、成绩表和经常使用的合同等，进行数字化归档[4]。除此之外，历史悠久且重要的纸质文件，可能因为保存不当等原因，出现被污染和破损等问题，管理人员要尽快进行原件的修复并扫描，保证档案的完整性。进过分步分阶段的工作，逐渐完善高校档案数字化库的建设，为促进学校的发展起重要作用。

参考文献：

[1]杨维东.数字化网络技术在高校档案管理中的应用[J].网络安全技术与应用，2019（02）：59+68.

[2]巩君慧.大数据时代下民族高校档案数字化建设探析[J].西藏科技，2019（01）：14-16.

[3]董金玲.档案数字化管理模式在高校档案管理中的作用[J].办公室业务，2018（20）：141.