中职学校档案管理现状及其应对措施

摘 要：随着我国对教育的越来越重视，财政投入对教育方面也逐年增多，现在中等职业教育工作也受到了国家越来越多的重视，中等职业教育现在发展的也越来越快，因此中等职业学校档案管理工作的重要性也日益凸显出来，它是学校建设发展的保障。本文分析了新时期中职学校档案管理工作的现状，以及针对这些现状提出一些相应的对策，希望能给大家带来一些参考。

关键词：档案管理；中职学校；对策措施

在我国的教育事业不断发展的今天，教育事业的每一个环节都相当重要，而学校的档案管理工作也是其中非常重要的一个组成部分，它是研究和改进教育事业的不可多得的宝贵史料[1]。如今的社会信息化不断进步，对各类信息包括档案信息的获取量要求也越来越大，对档案的管理要求以及运用也越来越多，那么如何在现在的新时期充分利用先进的设备来迅速高效的进行档案工作就显得十分重要。

1 中等职业学校档案管理的现状

1.1 缺乏规章制度

针对现在的中等职业学校的档案工作，国家并没有出台相关工作规范与工作制度，因此中等职业学校的档案工作人员就按照自己的想法进行工作，导致整理比较混乱，标准也不一样。由于相关职能部门没有出台相关的政策，因此，学校在档案工作中也没有建立和健全相关制度，他们的要求标准不同，档案分类标准不同，因此整个档案的管理工作处于无序的状态。

1.2 档案管理软硬件缺乏

档案管理是一个涉及到学校很多方面的一个工作，它不仅包括学生档案，教师档案，党政方面的档案设备，仪器方面的档案等等，还包括很多职能类型的档案[2]，类别比较多，因此整理起来也是一项极其复杂的工作。如果学校档案室设备缺乏的话，那么工作就会难以进行。

在硬件设备上，就是中职院校一般没有设置比较专业的档案管理系统。由于对于档案工作的不重视，领导也不投入很多经费，导致相关方面基础设施也不健全，这就在一定程度上不利于档案的规范化。

其次就是在软件设备上，主要是指档案工作人员的档案意识比较薄弱，管理人员由于其专业水平比较低，对档案工作不是特别的负责，只停留在一些初级整理层面。加上学校对此工作的不重视，因此。对这些档案管理员也不进行相关培训，考核等，这也在一定程度上造成了管理人员专业水平的低下。

1.3 面对检查与评估，档案整体工作效率低下

学校每次在接受社会各界与教育主管部门等的监督的时候，都会受到档案的检查与评估，每到这个时候，大多数学校都会建立一些专门的团队来准备相关材料，这个时候就对档案工作进行大量的整理。在进行检查的前夕，小组成员都会加班加点，反复修改，然后完成这些任务，以让相关专家更好的了解学校的情况[3]。但是这些工作并不是出现在平时，而是只是出现在被检查或者评估之前，都是。做的突然袭击的工作，因此每次档案整理工作的时候，评估就要重复整理一次，这样耗时费力，也会做出一些重复的工作，导致效率低下。

2 中职学校档案管理的对策研究

2.1 制定和完善相关规范制度

国家和学校应该重视对中职学校的档案管理工作。为其出台相应的工作规范制度，制定一个统一的档案工作制度，为档案工作提供具体的标准的操作程序[4]。以让整个档案管理工作更加的规划化与科学化，有利于档案管理部门的长远可持续发展。

2.2 完善档案管理工作的软件硬件

在软件上建设，中职院校应该对档案人员团队建设以及他们的专业素质进行培养，建立一个科学的高效的绩效考核系统，更多的是对于档案管理人员的日常工作进行考核，对每一个环节都进行岗位责任制，哪个环节出现问题，就找相应的负责人。这样不仅可以提高工作的效率，还可以调动他们的工作积极性。对于现有的工作人员。由于其专业素养不是很高，应该定期对他们进行相关的培训，如果要引进新的人才，那么在招聘时一定要重点考核这个人的专业档案管理素养，以引进高水平的人才。

在硬件设备中，中职院校应该购买比较专业的档案管理系统。加快中职院校档案工作管理的信息化建设。选择适合本校的档案管理软件，建立电子档案管理数据库，保证各类档案材料的妥善保存和科学管理[5]。

2.3 开展相关培训，提高专业素养

学校应该定期的开展一些档案管理的专题讲座，以提高管理工作者的专业素养。在进行相关培训的时候，不仅仅可以提高管理人员的专业素质，更能够增强他们的档案意识，以及对他们工作重要性的认识。在培训结束后应该定期对这些管理人员进行考核。对于考核不通过的人员，让他们再次进行培训，以达到专业素质比较高这样一个要求。考核完成之后，也要定期对档案管理人员进行考试，以防滋生惰性。

2.4 应用现代化管理手段

在如今这个信息越来越开放的情况下，在现在这个竞争越来越激烈的情况下，对信息的更多地掌握就离胜利更近了一步。随着现在科学技术的进步，信息化的进步。世界已经走上了信息化时代，信息已经成为经济建设的重要资源[6]。因此档案管理应该建设更加的信息化，应用现代化管理手段，建立档案信息开发机制，沟通信息渠道。做到实物档案，纸质档案与电子档案相结合[7]。

2.5 树立爱岗敬业精神

档案管理人员要做好档案的管理工作，首先就应该树立档案人员敬业爱岗的精神，只有把自己良好的职业道德放到自己的工作当中，才能够提高自己工作的质量，才能够在自己的岗位上提供最优质的服务，才能够让大家对这项服务产生信赖。档案管理工作是一项非常精细的工作，这就要求档案管理人员爱岗敬业，兢兢业业，具有足够的工作责任感，以及良好的奉献精神。只有这样才能够让档案管理工作做到可持续发展。

3 结语

中职院校档案管理工作是学校建设的非常重要的一个部分，在学校的管理中起着非常重要的作用，因此档案管理人员必须改进相关工作，提高自己的专业素养，提升自己的职业道德水准。学校应该加强对相关档案管理工作的资金投入，充分开发学校的档案资源，让它更好的为学校服务。

参考文献

[1]唐淑云.广西中等职业学校档案工作现状、问题及对策研究[D]广西.广西民族大学，2014.

[2]尹美京、任凤仙.档案意识与档案工作的关系之我见[J].档案学通讯，2008（03）.

[3]杨公之.档案信息化建设导论[M].北京：中国档案出版社，2001.

[4]赵德燕.试论职业学校档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2018，

[5]张绍萍.中职学校档案管理的现状及改进方法[J].文教资料，2011，（14）：168-170.

[6]郭桂玲.中等职业学校档案管理现状及改进建议[J].管理观察，2011，（18）：152-153.

[7]李公成.中等職业学校学生大课间活动现状及改进措施[J].文存阅刊，2017，（9）：67.

作者简介

同文娟（1972-），女，本科，馆员，渭南技师学院。