信息化环境下高校财务档案管理工作探析

摘 要：新时期新形势下，高校财务档案管理的信息化建设在取得成绩的同时，面临着新变化、新问题。在此背景下，本文通过分析高校财务档案信息化管理的内涵，重点分析信息化环境下高校财务档案面临的问题，探讨了高校财务档案信息化建设的对策。

关键词：信息化；高校财务档案；管理创新

作为各方面真实记录，档案是促进各项事业科学发展的依据。国务院下发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，要求加快推进档案数字化，为新形势下档案工作指明了方向。国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中，将档案管理信息化作为发展目标之一，要求提升以信息化为核心的档案管理现代化水平。

本文将在阐述高校财务档案信息化管理内涵的基础上，对高校财务档案信息化建设的现状及其问题进行分析，并探讨高校财务档案信息化建设的对策。

1 高校财务档案信息化的内涵

向桂云认为高校财务档案是高校发展建设、教学、科研过程中经济事务的主要载体。而高校财务档案信息化建设是指相关部门在科学管理、高校利用、安全储存高校财务档案时运用现代网络、通讯信息技术，使档案管理全面电子化的特点。[1]

杨强和佟昱瑶则认为，高校财务档案的信息化是对传统纸质档案的彻底革新，是借助于现代信息技术，对财务档案进行科学化的收集与处理，从而实现更加高效的运用，管理便捷并能够快速查阅的完全电子化档案信息[2]。

通过对各位学者在高校财务档案管理方面的研究探索，本文认为高校财务档案是指高校在发展建设、行政管理、教学科研过程中，产生的经济事务资料。而高校财务档案信息化是指运用信息化技术，对高校财务档案进行信息化收集和处理，实现档案管理和查询的电子化、数字化和现代化。

2 高校财务档案信息化的现状和问题

随着新形势下，国家和相关部门对档案信息化建设的重视，我国高校财务档案的信息化建设方面取得显著发展。一方面，高校财务档案的数字化进程较快，提升了高校财务档案的数字化率；另一方面，高校财务档案信息系统建设取得显著成效，信息化档案系统在使用率，以及系统的维护和升级方面获得快速发展。

但是，高校财务档案信息化建设在取得进步的同时，也应该看到其中存在的不足和问题，为财务档案信息化建设的进一步发展提供路径。

2.1 财务人员专业性不足，信息化管理意识较为淡薄

高校财务档案信息化建设，需要信息技术人才，更需要专业的财务档案管理人才。但是，在高校财务档案信息化建设过程中，在财务档案管理人员方面还存在不足。

秦红认为，高校财务档案管理人員虽然在学历、专业、经验等方面符合高校的标准，但业务素质有待提升，导致财务档案信息化程度低3。而杨强和佟昱瑶认为，高校财务档案管理人员通常并非专业的财务管理人员，且业务培训较少，导致相关专业财务知识认知水平较低4。晏灿业则认为，由于部分高校的管理人员在思想上未真正认识到财务档案管理信息化建设的重要性，导致资金、设备、人才等方面的支持力度不够，减慢信息化建设的进程5。

因此，高校财务档案管理信息化建设过程中，在设施、信息化系统等“硬件”设施方面取得进步的同时，由于高校在财务档案管理人才储备和培养方面仍存在欠缺，导致财务档案管理的“软件”未能有效适应信息化的形势要求，积极转变思想意识，提升业务素质能力，真正发挥信息化的作用和优势。

2.2 标准化规范较为缺乏，制约管理水平提升

近年来，标准化财务档案信息化管理理论研究方兴未艾，为高校财务档案信息化管理提供了思路和指导。但是，在实际工作中，高校财务档案管理规范和流程仍较为缺失，阻碍了财务档案管理水平的提升。

高校在财务档案管理方面，一是由于信息化建设迅速，而标准化管理规范未能及时制定、适应信息化的要求，造成财务档案管理流程、审查监督制度不完善；二是由于高校财务档案管理人员的专业性不足，未能严格遵守信息化条件下的财务档案管理规范，限制了高校财务档案管理信息化水平的提升。

2.3 档案资源利用率较低，信息化建设效益不足

高校财务档案信息化建设的目的之一，是通过信息化财务档案管理，为高校的发展建设提供信息支撑和决策依据。在新时期，高校可以通过财务档案的信息数据积累，在深入把握高校办学规模、教学投入、科研水平等状况的基础上，抓住其中存在的问题，推动高校的高质量发展。

但是，当前高校在信息化建设过程中，重视对财务档案的信息化存储和使用，忽视了档案信息的深度挖掘与运用，在利用信息化技术开展财务档案数据分析、研究方面存在不足。而档案资源的利用率较低，一方面使高校在新时期制定发展策略过程中，缺乏对财务数据的了解；另一方面使高校的信息化建设效用不足，难以获得预期的效益。

3 高校财务档案管理对策

3.1 加强档案管理人员培养，提高信息化思想意识

在财务档案信息化建设过程中，高校需要在重视财务档案信息化系统、设施等“硬件”的基础上，加强档案管理人才专业性的培养，提升管理人员的信息化思想意识。

一是加强档案管理人员的培养。高校在档案管理人员培养过程中，一方面需要重视人才的引进和选拔，通过专业化人才的投入，带动财务档案管理水平的提升；另一方面，需要加强高校档案管理人员的专业培训，通过提升档案管理人员的专业素质，加快档案管理人员思想意识的转变，促进高校财务档案信息化的健康发展。

3.2 完善档案管理标准化规范，提升管理水平

在加强人员管理的同时，高校需要进一步完善档案管理标准化规范，为财务档案管理水平的提升提供制度依据。

结合高校的管理工作实际状况，高校在完善档案管理规范过程中，一方面要推进制度化建设，完善档案信息收集、存档管理、输出管理、安全管理等环节的标准化规范，并明确部门职责分工，提高信息化建设实效；另一方面要完善和重视监督制度建设，通过对财务档案管理过程中各环节的有效监督，促进财务档案标准化规范能够贯彻落实，保障信息化建设的健康发展。

3.3 加快档案信息数字化和网络化建设，提高资源利用率

高校财务档案资源的有效利用，是以财务档案的数字化为基础，对财务档案信息进行分类归总，以及深入的挖掘利用。

因此，高校需要在加快财务档案信息数字化和网络化建设的基础上，提高财务档案资源的利用率。首先，构建和完善财务档案信息数据库，加快高校财务档案的数字化转换，实现财务档案数据的有效存储于识别；其次，加快高校财务档案管理网站的建设，通过信息管理平台的完善，促进财务档案信息的共享和查询。在此基础上，高校财务档案一方面可以通过深入分析和研究，为高校的高质量发展提供信息依据；另一方面可以通过信息共享，使高校财务档案信息能够被有效利用，提高资源的利用率。

4 结语

综上所述，高校财务档案管理的信息化建设工作是一个复杂的、专业的、系统化的工作，需要高校以信息化建设为抓手，深入开展财务档案管理的改革创新，使高校财务档案管理适应新时期新形势的要求，助力高校高质量发展。

参考文献

[1]向桂云.高校财务档案管理信息化的影响因素及对策研究[J].柳州师专学报，2012（2）：94.

[2]杨强，佟昱瑶.高校财务档案信息化管理研究[J].兰台世界，2016（10），38.

作者简介

鲁玲（1963-），女，汉，河南省兰考县，河南大学，副研究馆员，主要从事财务档案管理工作。