档案管理信息化建设的策略分析

朱丽

摘 要：随着我国经济飞速的发展，网络信息技术已经融入了我们的工作生活之中。在数字化时代，档案管理信息化建设是档案管理工作中的重要组成部分，与我国的档案管理质量紧密联系。本文通过对数字化时代档案信息的特点进行分析，对现今我国的档案管理信息化建设存在的问题进行了深入探讨，并且提出了一些的建设性的意见。

关键词：档案管理；信息化建设；策略

随着社会经济的不断发展，我国的档案总量在不断增加，传统的档案管理工作方法有很大的局限性，需要耗费大量的人力物力，已经远远落后社会发展的速度，不能满足档案数量巨大的管理要求，当前，我国已经进入了数字化时代，计算机技术应用非常广泛，档案管理信息化建设是势在必行的。档案管理信息化主要通过将计算机技术引入档案管理工作，改变传统的管理模式以及档案存储方式，以数字化的方式进行档案信息的处理以及存储，能够有效提高档案管理的管理质量以及工作效率。档案管理信息化建设能够提升各单位的档案管理技术，给他们提供了新的管理模式以及管理思路，是各个单位走向现代化的必由之路。

1 数字化时代档案信息的特点

1.1 集成性

在当今的数字时代之下，将计算机技术引用到档案管理工作中，档案信息便拥有了集成性的特点。档案信息的集成性主要体现在档案信息采用的是信息化的结构和处理方式，档案管理单位只需要将相关的档案信息输入至档案管理系统中，档案管理的后续工作就基本完成了，数据的输入、应用以及处理被完全集成了。档案信息的集成化能够提高管理质量以及工作效率，能够更方便地将单位的档案信息共享至各个部门，使得单位能够更加顺畅的运行。

1.2 动态性

数字化时代档案信息的动态性主要是指档案数据库中的档案信息具有很强的动态性，能够通过改变输入的外部变量来对档案数据库中的数据进行实时更新，其动态性主要体现在以下三个方面：首先，档案信息的采集具有动态性。档案管理信息化之后，会动态开展数据采集工作，并且能够立即输入至数据库进行实时更新，动态档案信息采集在传统档案管理中是无法实现的；其次，档案信息的处理具有动态性。当档案信息数据库中接收到了新的数据，管理系统就会按照程序立即对其进行处理，具有非常高的效率和准确率，数据一直处于动态处理的过程；最后，档案信息的应用具有动态性。档案信息数据是动态的收集以及处理，这就导致了在应用档案信息时所输出的是实时更新过后的数据，能够提高单位提取档案信息的正确性。

1.3 普遍性

随着计算机信息技术的不断发展，各个档案管理单位需要紧跟时代的步伐，提高档案信息的高效共享性，从而提升企业的工作效率，因此，计算机信息技术在档案管理工作的应用已经非常广泛，这使得单位的档案信息化具有了一定的普遍性。虽然，计算机信息技术是在比较晚的时候才应用到档案管理工作中，但是我国的计算机信息技术发展非常迅速，使得其与档案管理工作的融合非常顺利，为档案管理带来一次信息技术革新。在今后，为了满足人们的需求，顺应时代的潮流，计算机信息技术将会更加深入的融合到档案管理工作之中，这将会使得档案管理信息化更加的普遍。

2 档案管理信息化建设的现状

2.1 缺乏健全的档案管理信息化建设规范

由于我国的档案管理信息化起步较晚，我国的档案管理信息化建设规范还处于比较落后的阶段。一方面，我国的档案管理信息化建设标准还不够完善。据统计，当前我国具有的现代信息化标准只有5个，这远远达不到管理要求，许多单位在档案管理信息化建设时没有正确的依据，导致档案管理单位在处理档案时各自为政、互不兼容的现象产生。另一方面，我国的档案管理信息化建设制度的约束能力不强。对于一些位于国家管理力量比较薄弱的地区，档案管理信息化建设制度不能够得到很好的贯彻落实，甚至有些档案管理单位明目张胆的违背建设标准，这严重地阻碍了我国档案管理信息化的进程。

2.2 档案管理信息化建设发展不平衡

当前我国的档案管理单位由于受到了各种各样的因素影响，导致许多小单位的档案管理信息化建设水平还比较落后，甚至有些单位还没有起步。虽然网络已经在我们的日常生活当中普及开来，许多单位的信息化水平也有了质的提升，但是信息化在档案管理工作中的普及程度并不高，在边远以及中小企业仍然采用纸质版的档案。与此同时，在国家大力倡导结构性供给侧改革的政策方针之下，许多企业面临着改革裁员的压力，许多单位都选择对档案管理部门下手，这也严重影响了单位的档案管理信息化建设。而且，现今许多单位领导层只重视对人才的招聘以及培养，并不重视档案管理工作，忽視了档案管理与单位员工切身利益的密切联系，而且对档案管理信息化建设的支持力度不够，导致许多单位因为资金缺乏而延缓了档案管理信息化的进程。

2.3 档案信息的安全性问题突出

档案信息与单位成员的切身利益息息相关，是影响企业可持续发展的重要因素，档案信息的安全性是档案管理工作中的重中之重，在引入了计算机信息技术给人们带来便利的同时，各种各样的网络安全问题也随之而来，倘若网络安全问题不能得到很好的解决将会严重的阻碍档案管理信息化建设的进一步发展。在当今的网络中存在着大量的诸如病毒入侵、黑客入侵的风险，会导致档案信息的泄露篡改甚至丢失。当前我国档案信息的安全性问题主要包括设备安全问题以及网络环境安全问题。设备安全是由于管理档案信息设备出现故障而造成的档案信息数据丢失；网络环境安全问题是由于在开放性的网络环境中存在许多木马病毒以及黑客会对档案信息数据库进行破坏，从而严重威胁了档案信息安全。

2.4 档案信息化管理专业人才匮乏

当前我国的档案管理人员的专业素质普遍偏低，许多单位都是安排年龄偏大的人员去从事档案管理工作，这些人员往往抱着一颗养老的心态来从事工作，往往工作态度不认真，档案管理工作不规范。然而在当下大力推进档案管理信息化建设的时代背景下，需要大量的有计算机技术基础的专业档案管理人才，当前的档案管理人员的水平显然满足不了要求。而且，许多档案管理单位的领导层不重视对档案管理人员的专业管理技能的培训，导致档案管理人员的管理能力低下，不能很好地完成档案管理的相关工作，更加无法胜任信息化的档案管理工作，严重制约了我国档案管理信息化建设的发展。

3 推进档案管理信息化建设的措施

3.1 完善档案管理信息化建设规范

完善的档案管理信息化建设规范是档案管理信息化建设的首要条件，它能够确保档案管理工作合理有序地进行，对于档案管理信息化的未来发展有着非常重要的作用。档案管理信息化建设规范包含了管理规范和技术规范两方面。档案信息化管理规范需要对于档案管理信息化的存储、整理、移交等各个过程进行约束，技术规范主要是软硬件基础设施的建设规范。在制定档案管理信息化建设规范时，必须以国家标准为参考依据，同时还需要遵循兼容性原则、前瞻性原则以及系统性原则，这样所制定出来的标准能够给企业带来更大的经济效益，为人们提供更大的便利。

3.2 建立档案信息化管理系统

档案信息化管理系统是以网络为依托，为了满足数据的储存处理以及应用等方面的要求而开发出来的软件。档案信息化管理系统建立能够有效改善各单位特别是能够提高边远地区以及中小企业的档案管理信息化建设水平。档案信息化管理系统能够强化档案管理，推进档案管理的信息化。档案管理信息化的主要目标是为了让档案能够更加安全的储存、更加方便的应用，通过系统中编写的程序，能够更加方便快捷的实现档案的信息收集、保管、分类、调用等操作，而且还能够大大地提高档案信息的共享性，提高单位的工作效率。档案信息化系统需要从软件和硬件两方面进行建立，电子档案储存在电脑硬盘或者其他的储存介质当中，因此档案信息化系统需要配套的硬件设施来作为其建设的前提。而软件方面主要是需要建立一个完整的档案数据库，档案数据库能够对数据进行保管以及调用等操作，是档案信息化管理系统建设的核心内容。

3.3 构建档案管理信息化安全保障体系

构建档案管理信息化安全保障体系是档案管理信息化建设的重要内容，主要从三个方面保障：第一，确保硬件设施的安全。档案管理信息中心拥有大量的硬件设备，管理人员需要对它们进行定期检查并且需要进行适当的保养，确保硬件安全，对机房内的情况进行实时监察，还需要及时将老化的设备以及线路进行申报更换，全方位的确保硬件设施安全；第二，确保网络环境的安全。当前网络环境具有高度的开放性，这就导致了其中充斥着大量的木马、病毒以及黑客等危险因素，严重威胁到了档案管理信息系统的安全，管理人员需要采取积极的防病毒手段，安装杀毒软件，对档案文件进行定期扫描检测以及对档案文件进行备份加密；第三，确保应用系统的安全。管理人员需要对用户的访问权限进行设置，将非法用户阻挡在外，同时还要建立日志文档中心以应对突发的安全问题。

3.4 加强对高素质综合性档案管理人才的培养

档案管理人才对于档案管理的信息化建设有着直接的影响，必须引起档案管理单位领导层的重视。一方面，需要优化档案管理人才结构。档案管理信息化的可持续发展需要管理型、操作型以及研究型三方面的人才，管理型人才组织协调各个部门确保档案管理工作的正常运行，操作型人才负责信息化设备的操作提高对电子档案的管理水平，研究型人才负责对档案管理信息化建设的理论研究以及标准制定。另一方面，需要提高档案管理人才的技术水平。传统的档案管理人员只需管理纸质档案，不具备计算机信息技术，现如今各单位都朝着档案管理信息化方向發展，这就要求档案管理人员转变为采用档案信息化的工作方式。

4 结语

总而言之，档案管理信息化建设是档案管理工作发展的必由之路，是顺应时代潮流，积极响应国家政策方针的重大举措，档案管理信息化建设能够使人们足不出户的获取、处理自己的档案信息，给人们带来了很大的便利，因此，深入研究档案管理信息化建设有着非常重要的意义。今后，国家还需加大推进档案管理信息化建设的支持力度，各单位也需要投入更多的人力物力去加速档案管理信息化进程，着重解决当前档案管理信息化的存在的问题，全面推动档案管理信息化。

参考文献

[1]王德川.信息化时代高校档案管理存在的危机及对策分析[J].湖北经济学院学报（人文社会科学版），2017，14（02）：146-147.

[2]段春雁.论新形势下企业档案管理的信息化建设之我见[J].办公室业务，2013（03）：151-152.

[3]陈小梅，郑添.系统论的视角：浅议高校档案管理信息化建设的影响因素及策略分析[J].办公室业务，2014（03）：140-142.