机关事业单位专门档案管理研讨

丛曼

摘 要：机关事业单位与企业不同，它具有一定的公益性质，主要从事教育、科学、文化、卫生等活动，坚持为人民服务的原则，且与百姓的生活息息相关。档案资料是事业单位最重要的信息内容，记载着单位的历史，也是重大事件决策的主要参考，其重要性不言而喻。另外，机关事业单位还有一种专门的档案，它有别于一般的档案资料，内容和归纳形式相对独立，是最主要的信息。本文就从实际出发，对机关事业单位专门档案管理的有效方法加以研究，希望通过科学的手段为强化管理提供借鉴。

关键词：机关事业单位；专门档案；有效管理

进入21世纪以来，我国经济腾飞发展，百姓的生活水平逐渐提高，对于机关事业单位也给予了高度重视。专门档案是其管理的重点，档案信息具有秘密性，是最重要的资料内容，一旦丢失或破损将会影响单位的公信力。较之一般的档案资料，专门档案多产生与专业领域，文件的格式、名称都有规律可循，且需要单独存放，分类管理，在涵盖范围上涉及面广。我们常见的专门档案包括科研成果、学籍档案、工程档案、诉讼档案等等。因此，机关事业单位必须对其进行严加管理，制定科学的管理办法，遵循灵活性、完整性以及实效性原则。唯有如此，才能让档案科学存放，发挥其利用价值。

1 专门档案归档要掌握灵活性

灵活性是档案管理必须遵循的原则之一，也是专门档案发挥效力的关键。与其他档案信息不同，机关档案涉及面广，很多信息属于单位内部文件和机密，是最重要的信息内容。但是，机关事业单位工作不固定，经常出现变动，专门档案的管理也并非一成不变的。它要结合实际情况，及时的做出调整，制定灵活的档案归档制度，一旦遇到突发状况能够有效的应对。

例如，我们常见的科研成果档案就属于专门档案中的一种，大多数情况下归档方式以时间为依据，从科研项目立项开始纳入统计，直到方案的最终完成。与之不同的是，基建工程档案则根据工程竣工时间为准，在期间要做好项目的报批、项目的设计以及施工等环节。然而由于时间不固定，可以提前进行预估，根据可能的时间节点划分不同的阶段，以便档案及时归档收集。

当然，声像档案也是专门档案管理常见的一种形式，它保存载体特殊，并非纸质档案或电子信息，而是以磁盘、光盘或胶片为主，记录的都是实时消息，以影像声音为载体，能够还原真实的事件和史实。想要强化管理，防止出现磁盘损坏或丢失的现象，要严格根据规定完成归档，及时的进行整理存放。

2 专门档案收集要重视完整性

提高专门档案的完整性是做好收集归档工作的重要事项。因为专门档案具有自身的管理特点，归档以时间为基础，且所花费的时长一般较长，这就导致信息数据容易出现丢失的情况。基于此，必须对其加强重视，树立档案人员的工作责任感，落实岗位责任制，制定健全的制度体系，为档案的有效保管奠定基础。

如基建工程档案，具有工程周期长、工作流程长、工期阶段多、涉及部门多等特点，使基建档案具有多样性、复杂性和成套性等特性。一项基建工程项目，要有工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件，从工程立项、勘察设计、审批、招投标、施工、监理到竣工等多项程序。针对工程实际以及人员流动性强的特征，各部门必须及时的进行沟通，加大宣传力度，提高人们对专门档案管理的重视度，在档案管理时不能分散放置，一定要强调有序整理。

当然，声像档案亦是如此，在归档过程中要以完整保存为前提，注意信息的备份保管。在必要情况下，机关事业单位要结合实际，建立专门的监督机构，落实好档案管理工作，对具体细节加以阐述，做好分工搭配。

3 专门档案管理要强调实效性

档案管理针对专门档案应该建立一整套相对体系，因专门档案是事业机关某一方面的活动信息记录，多以应该以实效性为前提。在外观上可以没有固定的形式，但是里面的内容要予以统一，改变过去一种专门档案内容不一致的情况，严格制定制度，在形式上进行规范化管理。同时，要保证其与文书档案之间出现差异，注重实效性，及时的分类保管。

根据年度时间和保管期限进行整理上架的有财会档案、出版刊物档案；按照档案内容进行保管的有科研成果以及基建工程档案、声像档案；教学工作的学籍档案则要以学年为单元进行管理。通过实施不同的管理办法，体现了专门档案管理的独立性，能够更好的实施管控，增强管理的实效性，提升档案管理的清晰度。其优势还包括，在今后的查询过程中可以节省时间，直接查阅文本，既可以找到所在位置，又增强管理的科学性。

4 结语

综上所述，现如今，广大百姓对于档案管理也提出了严格的要求，专门档案有别于普通的档案资料，在存放管理中也应该坚持独立原则，它直接关系到重要材料的保存，是重要的信息内容。过去档案管理手段落后，方式单一，各类档案如果集中保管，不仅数量过多，还会加大工作量，增加工作难度。为了缓解这一难题，专门档案管理要结合机关事业单位的实际情况，以科学性原则为基础，按照规定要求加以管控，实施开展收集、整理、发分类和存放的一体化控制。特别注意的是，在专门档案管理中要坚持灵活性、完整性和实效性，防止出现档案破损问题，根据不同专门档案的特征灵活的分类保存，突出其实效性。

参考文献

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