文书档案管理中存在的问题及优化策略

胡维娜

【摘要】文书档案管理工作质量直接关系到档案管理质量和完整性，为了有效提升档案管理的有效性，充分发挥档案管理的积极作用，需要采取必要措施提高文书档案管理水平。因此，本文在对文书档案管理中现存的一系列问题进行深入探究的基础上，提出相应优化策略，以有效促进档案文书管理工作质量进一步提升。

【关键词】文书档案管理;问题;优化策略

目前，在文書档案管理过程中，存在诸多不足和问题，严重影响着文书档案管理工作的有效性和完整性，不利于档案管理工作的可持续发展。基于此，需要在深入分析文书档案管理工作问题的基础上，探究优化文书档案管理的策略，切实提升文书档案管理水平，提高文书档案利用率，发挥文书档案管理工作的职能和作用。

一、文书档案管理中存在的问题

（一）文书和档案工作缺乏有效衔接。由于目前我国缺乏完善的文书档案管理制度和机制，导致实际文书工作和档案工作之间的衔接存在一定问题，进而造成文书档案管理工作不够规范和科学，影响文书档案管理水平的进一步提升。文书和档案工作两者具有一定差异性，但是连接密切，要有序开展文书档案管理各方面工作，就要理顺文书工作和档案工作两者之间的具体关系，在此基础上保证文书档案管理能够顺畅进行，并提升工作质量。

（二）不重视文书档案管理工作。在市场经济快速发展中，文书档案管理的作用日渐凸显，需要重视该工作。但是我国各行各业在实际运行管理中，管理层不重视文书档案管理，并且对于该工作缺乏深刻认识与仔细调查，造成文书档案管理工作缺乏正确指导，存在诸多不规范行为。同时，由于文书档案管理不受事业单位领导重视，所以事业单位在开展文书档案管理工作的时候缺乏科学的流程和计划，严重浪费人力、财力和物力。

（三）文书档案管理手段落后。目前在文书档案管理过程中，管理人员管理手段过于落后，缺乏科学性的管理方式，直接导致管理效率低下，难以有效提升管理水平。另外，一些文书档案管理人员缺乏专业知识，难以系统化地对各方面文件进行管理，导致内部系统较为混乱，影响文书档案管理水平。

（四）文书档案管理培训工作有待加强。事业单位现有的文书档案管理人员良莠不齐，随着事业单位的发展，需要做好管理人员的培训工作，以有效提升其专业知识和技能，促使文书档案管理质量提升。而目前事业单位对于文书档案管理的培训工作缺乏系统性和相关制度，难以及时更新工作人员的工作思维与方式，影响文书档案管理效率。

二、文化档案管理优化策略

（一）做好文书与档案工作的规范化衔接工作。要提升文书档案管理质量，首先要规范化做好文书与档案两方面工作的衔接工作。相关工作人员需要对文书档案管理有一个正确、全面的认识，在理解该工作的重要性基础上正确、规范做好立卷以及归档等工作，保持文书与档案的一体化发展。同时，要准确并及时处理文件，对所有收集到的资料与文件都要及时登记与补充。立卷工作是文书和档案工作的关键衔接点，需要尤其重视并规范做好文书立卷工作。

（二）加强重视文书档案管理工作。事业单位领导需要正确认识文书档案管理及其重要作用，在实际管理中高度重视这一工作，规范化、完整化制定相关规章制度与工作机制，为具体工作提供指导。在事业单位范围内，要营造一种重视文书档案管理的氛围，自上而下促使所有事业单位员工都重视文书档案管理工作，认真做好文书档案收集、整理以及管理、利用等工作，切实提升文书档案管理水平。

（三）利用数字化办公模式优化文书档案管理。事业单位要积极通过数字化办公模式强化文书档案管理，切实有效地提升管理水平。首先，事业单位要在数字化办公模式建立基础上，构建事业单位组织内部的信息沟通渠道，促进不同岗位、部门之间的灵活、顺畅沟通。事业单位要建立信息发布平台、资源共享平台，促进各个部门之间的高效协作，避免资源重复收集，提高文书档案收集效率和质量，减少人力浪费。同时，事业单位要通过数字化办公模式促使文书档案管理工作更加完善，健全构建文书档案管理平台，通过信息资源下载和发送等形式流通文书档案，使各方面档案资源更加顺畅、便捷地查阅和调用。在数字化办公模式下，事业单位各种办公活动当中包含的大量业务档案和数据都能够高效存储在网络服务器当中，利用计算机检索功能可以实现随时查阅与调用，提高文书档案利用率。

（四）加大对文书档案管理人员的培训力度。要结合文书档案管理要求，积极选拔高素质专业管理人才，并对现有工作人员做好培训工作，鼓励其通过自主学习或者参与继续教育努力提高自身专业知识水平。事业单位要针对文书档案管理相关工作人员，科学、系统地制定对应培训计划和制度，促使管理人员可以建立终身学习观念，逐渐更新知识系统，在提升自身专业素养的基础上，促使文书档案管理水平不断提升。

三、结束语

文书档案管理工作主要是对事业单位所有部门以及经营环节相关工作情况加以记录，事业单位在制定经营决策和发展战略过程中，可以依据这些资料提高决策的正确性，推动事业单位发展。因此，事业单位要针对文书档案管理建立科学的管理机制和制度，保持文书和档案工作的顺畅衔接，优化和创新管理方式，做好人员培训工作，在努力提升文书档案管理水平的过程中，促进事业单位健康发展。

【参考文献】

[1]孙晓.论新形势下如何做好文书档案管理工作[J].机电兵船档案，2016（4）：20.

[2]聂菊梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].城建档案，2016（3）：58.