大数据时代高职院校档案信息化建设思考

仇艳华

【摘要】科学技术不断进步和发展，信息化技术模式在当前社会广泛应用，在大数据背景下，高职院校档案信息化建设很重要，涉及到很多方面内容，需要在当前基础上发挥信息化管理的最大化作用，促进整体进步。

【关键词】大数据时代;高职院校;档案信息化管理

信息化技术和数字化技术的不断发展和进步，社会发展逐渐进入大数据时代，信息技术模式成为当前学习和生活的重要手段，高职院校作为重要的教育机构，要想获得理想的进步，需要充分利用现有的信息化技术武装自己，必要情况下，重视档案管理在校园文化建设中的重要性，确保数据得到有效的应用。

一、当前高职院校档案信息化建设现状

根据当前高职院校档案信息化建设的需求，在整个阶段需要明确基本建设要求，考虑到各项管理指标的内容和其他要求等，突出信息化建设的意义，提升可行性。但是可能存在很多问题，增加难度，以下对具体建设现状进行分析。

（一）档案管理存在局限性。在新时代背景下，高职院校的管理以培养高素质人才作为主要目标，学校管理需要掌握各种资料，对学生的日常行为习惯以及心理状况等进行记录，档案管理内容比较繁琐。当前部分院校的档案信息化建设比较缓慢，档案管理停留在纸质阶段，在数字化管理的过程中，各项工作的落实以数据档案为核心，因此信息化建设成为教育事业发展的必然趋势。

（二）管理基础比较薄弱。高职院校的经费管理是个全面的过程，在操作过程中将重心放在校园建设中，但同时可能存在设备无法及时更换的现象。此外系统陈旧，数据收集需要大量的时间，在管理过程中可能存在劣势，高职院校档案管理存在多样化和复杂性等特点，依靠传统的方式无法实现动态化管理，档案本身缺少真实性，对校园建设起不到理想的借鉴作用，导致整体管理失去了意义。

（三）管理人员综合素质有待提升。在大数据时代背景下，档案管理的影响因素比较多，考虑到专业管理知识和其他方面内容等，在整个过程中需要工作人员提升自身综合素质，以信息化建设作为基础，合理进行管理。但是在当前实际管理中，忽视了计算机技术的开发和整体利用，导致自身管理体系和社会脱节，此外档案管理人员的水平不高，依赖计算机绘制图表，在数据分析中，很多软件得不到有效的应用，没有为管理人员提供学习和调研的机会，导致管理人员的服务水平降低，不能发挥档案信息的最大化作用。

（四）制度上存在缺陷。在档案管理中应具备完善的制度，档案中涉及到收集、整理和归档管理等，电子档案管理包括数据交换、共享等方面内容，高职院校要想提升整体水平，要求结合自身具体情况制定科学有效的制度。但是在实施过程中存在重视度不足的现象，重点项目得不到落实，进展迟缓。

二、如何做好高职院校档案信息化建设

针对当前背景下高职院校档案信息管理的现状，必须明确具体管理要求，按照信息化建设流程和需求等落实。以下对具体措施进行分析。

（一）构建完善的档案管理信息模式。结合当前社会大环境的需求和角度，在档案管理中，以纸质文件作为基础，和其他国家相比，档案管理处在初期阶段。针对管理实际内容和其他方面因素等，需要强化对信息技术的利用，为档案信息化建设提供机遇。在大数据理念下，设立独立的部门，强化对档案的集中化管理。学校可以建立信息系统模式，强化网络宣传，另外一方面做好学生信息的收集工作，对各种数据信息进行有效的应用，提升档案管理的整体服务水平。

（二）制定科学有效的档案管理目标。管理目标的制定和落实也是关键，在具体管理中，需要对学生的具体情况进行评估。但是在当前实际管理中缺少有效的执行标准，导致档案管理内容缺少针对性和实用性。互联网作为当前应用广泛的媒介方式，在数据管理中确定统一的标准。档案管理内容直接反映出学生心理的变化，在院校档案管理中需要突破传统的管理方式，在现有基础上充分挖掘现有的资源，对管理体系进行扩充。档案的管理和落实等必须满足个性化发展需求，提升效果。

（三）提升工作人员的综合素质。管理人员要想提升自身的综合管理能力，需要制定长远的发展计划，以专业知识学习作为基础，发挥现有激励机制的最大化作用，提供更多的进修和学习机会。管理人员提升自身安全管理意识，岗位工作人员严格按照现有的规定要求进行操作，保证档案管理得到充分的保证。在实践工作中，不断学习和进步，只有制定完善的发展目标，才能提升综合管理能力。在科学化管理的过程中，树立统一的标准。由于内容缺少真实性，可以进行文档调查和分析，在实践中总结经验，提升综合能力，促进进步。

（四）强化制度的落实和管理。为了实现对档案管理工作的引导和积极落实，工作人员建立完善的管理制度，对岗位工作责任进行明确。此外年度考核也是关键，确保本部门和其他部门建立良好的合作，做好各个部门的交流工作，保证信息的真实性和有效性。学校在档案信息管理中提供必要的资金和技术支持，采购光盘，提升信息安全硬件以及磁带机的应用优势。在后续管理中，明确网络安全问题的影响因素，安装防病毒软件，对系统进行加密，实现内网和外网的分离处理。只有保证数据的安全，才能在当前基础上实现安全监控，将监控记录作为档案管理的基本，妥善落实。

三、结束语

在大数据时代背景下，高职院校的档案信息化管理是个全面的过程，兼顾到建设内容和其他方面的具体情况，要求凸显出信息化管理的優势，合理实施，促进进步。

【参考文献】

[1]吴晖.大数据时代高职院校档案信息化建设思考[J].办公室业务，2018（19）：67+70.

[2]吴发娟.大数据时代高职院校档案信息化建设的思考[J].才智，2018（26）：52.