刍议新时期民政档案信息化管理及利用

曾月霞

【摘要】21世纪不仅是经济快速发展时期，更是信息化新时代，民政档案管理也不例外。和传统档案管理模式相比，信息化档案管理有利于保存和修改，更能通过网络查询和传递档案信息，增强档案管理利用，大幅度降低档案管理成本。

【关键词】民政;档案信息化;管理;利用;新时期

互联网在当今社会经济背景下发挥着不可小觑的作用，甚至影响整个世界，改变人们现有的工作、学习和生活方式。如果现代人们和企业无法充分了解互联网知识和技术，那么就无法适应经济信息化和全球化，注定会被激烈的竞争而淘汰。民政档案也需要借助信息化实现管理，进一步提高民政档案利用率和管理质量。

一、完善档案管理信息系统，改变工作人员认识

民政档案在新时期信息环境下面临较多的挑战和机遇，尤其不断加快的社会发展节奏对民政档案资料获取和处理也增添了准确和快速等要求。传统民政档案管理无法满足新时期社会经济变化和民政档案管理信息化要求，因而需要民政档案部门建立涵盖档案资料收集分析、档案存储与档案管理等内容的信息管理系统，由此精确获取、分析和处理民政档案资料信息。即使我国民政档案管理实现信息化建设，但运用的技术软件较为落后且在某种程度上无法适应经济社会发展情况。所以在新形势背景下开展民政档案信息化建设需要建立在自身基础上，并善于借鉴国内外先进档案管理软件，或和其它部门联合运用信息技术开发档案信息管理软件，实现高效管理。此外，还需优化档案管理工作人员思想意识，在构建档案管理信息化之前需对管理人员的认知能力进行培养，使其从内心深处理解构建档案管理信息化的必要性。在开展工作之前使其明确档案管理信息化紧跟时代发展趋势，更好地满足经济时代发展需求。民政部门内部也需对员工定期开展培训和交流，或聘请优秀档案管理咨询团队对员工开展培训，进一步提高档案管理效率和质量。此外各级民政部门还需重视档案信息化建设并将此工作作为年底考核重点指标，并在此基础上逐步建立各个地区档案信息平台，提升档案管理工作效率和水平。与此同时，根据《档案法》规定并结合民政系统实际工作情况健全完善档案信息化管理规章制度，促使民政档案信息化工作朝着现代化、科学化以及规范化方向不断发展。

二、建立档案安全保障体系，注重信息人才培养

民政档案在实现信息化管理中也不可避免地面临内部和外部安全风险，民政档案管理部门必须构建安全保障体系才能降低风险发生几率。在此过程中，需建立严谨科学的档案管理信息系统内控制度，促使档案管理信息系统可以实现安全运行，该制度还涉及档案管理信息化硬件管理和软件开发以及人员管控和计算机病毒消除与预防等方面，由此更好维护民政档案管理信息系统。与此同时，民政部门应注重培养信息化人才，长期以往档案信息化管理人员经常被琐事缠身，没有时间接受培训教育，以致于信息素养能力不足。对此管理人员自身应树立终身学习意识并将其内化为动力，使自身水平可以紧跟时代发展趋势，游刃有余解决工作中面临的问题。档案管理信息化最为主要的要求即工作人员熟练掌握计算机使用方法，民政部门领导必须意识到信息化在民政档案管理中的优势作用，响应对档案管理人员开展的关于计算机培训和组织提高档案管理人员素质的实践活动、讲座、奖励制度等，采取多种方式提高工作人员对计算机软件的应用和系统维护。档案管理者应发自内心热爱档案管理这项工作，积极参与计算机知识和能力培养，增强工作人员对电子技术的掌握程度，进一步提高档案管理工作能力。

三、明确档案信息管理定位 完善民政档案基础工作

毫无疑问，民政档案管理信息化在于更好地为社会发展和大众服务，提高民政档案管理效率和质量。档案管理负责人在开展信息化建设之前应结合档案实际工作情况和同领域信息化建设情况明确自身定位，挖掘档案管理真正需求，只有明确自身需求并结合其他信息化建设经验才有利于后续信息化软件购买和后期维护。由于信息化有较多系统功能，民政部门在建设应用初期必须结合实际情况并专注于这些功能推进，其他功能可以一边使用一边添加，以点带面推动信息化建设，避免前期设计过于理想化后期功能应用不符实际而出现失败。与此同时，民政部门需建立标准化操作手册，即统一规范信息化系统操作，实现各个部门资源共享。除此之外，民政部门还应健全完善檔案基础工作，如果基础工作没有落实到位，必然影响信息化运行。

四、结语

总之，信息化在当今经济社会已经成为必然发展趋势，因而行政部门应结合实际情况不断完善管理信息系统，优化工作人员思想意识，建立安全保证体系，创新档案信息管理，注重培养高质量信息档案管理人员，由此才能更好地满足现代化经济社会发展需求。

【参考文献】

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