如何结合办公室日常办文做好文书档案管理工作

龚琼瑛

【摘要】文书档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作，又能为查考历史提供重要的凭据。作者结合自己的实际工作，首先指出办公室日常办文和文书档案的联系，再描述了文书档案工作面临的困境，并在加强文书档案管理的对策中，重点从办公室日常办文的角度，阐述如何提高文书档案管理效率。

【关键词】办公室;办文;文书档案管理

文书档案管理是一个能够直接反映单位档案管理水平的工作，也是现代办公室工作的重要组成部分。随着信息化时代的到来，文书档案的作用越来越大。但目前文书档案管理工作仍存在一些问题，工作效率不高，因此需要结合办公室日常的办文工作，提高文书档案工作的质量和效率，并加强档案法律法规的宣传，提高档案意识。

一、办公室日常办文与文书档案的联系

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓，即办公室日常办文中产生的具有保存价值的文件可归档为文书档案。办公室日常办文与文书档案具有相辅相成的关系。日常办文可产生文书档案，而文书档案又可为日常办文提供依据和参考。抓好日常办文工作，有利于文书档案的收集管理，也有利于档案质量的提高。

二、事业单位文书档案工作困境

（一）档案意识薄弱。近几年，随着档案法律法规的各项宣传，单位职工的档案意识有所加强，但仍存在着“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的情况。比如落实三纳入、四同步制度不到位，做项目忙起来时没有同步将文件规范整理归档，存在文件归档不齐全的风险;缺乏将外出开会时带回的文件等拿到办公室办文的意识，办文的缺失导致了档案收集齐全方面的困难等等;这些都是由档案意识的薄弱所引起的。

（二）檔案人员专业水平提高难。办公室工作忙碌繁杂，很多单位都是档案人员身兼数职，既要处理文电会务，又要做好文书档案，在业务繁忙的时候档案员简直分身乏术，更没有时间去钻研档案，对档案管理心有余而力不足，而文书档案又是一项慢工出细活的工作，故档案人员专业水平的提高存在一定困难。

（三）办文工作和档案管理脱节。办文过程包括文件的收集、登记、传阅、催办和承办。文书档案归档过程包括收集、整理、分类、装订、编码、统计、入库、检索、编研和提供利用等。办文过程和归档过程有重叠的环节，办文中对文件的收集影响到归档时文件收集的完整程度，办文的完整程度也影响到归档文件的质量。办文和归档相互联系，但在现实工作中，由于办文人员档案意识不强或因工作忙碌无暇顾及后续归档事宜等，办公室日常办文工作往往和文书档案管理工作未有效衔接，降低了工作效率。

三、加强文书档案管理的有效对策

（一）重视档案工作，提升档案人员专业素质。单位要重视档案人员的培养，落实专项经费，为档案工作的顺利开展提供组织保障。建立健全单位档案管理规章制度，完善档案收集、整理、接收、保管、统计、利用等制度，使档案管理规范化、制度化。

（二）加强部门协作，提高档案意识。文书档案不只来源于办公室收文办文，各部门在处理各项业务工作中产生的文件也是文书档案的来源之一。档案员要主动了解各部门的业务动向，加强档案管理部门和其他部门之间的协调沟通，宣传各项档案法律法规，强化单位职工的档案意识，并对各部门的文件归档工作进行指导，使需要归档的文件材料能得到顺畅、完整的收集。

（三）优化日常办文和文书档案管理的衔接。1.提高办公室日常办文质量。办公室日常办理的文件是文书档案的来源之一，文件质量的好坏关系着文书档案的质量，办公室日常办文时要把好文件质量关。文件的纸张大小、格式要符合要求，同时要及时处理文件，保障文件的完整性。2.优化日常公文的分类存放。为了提高文书档案收集归档的效率，平时办文结束存放文件时，可以将文件按发文单位粗略分类存放，归档的文件在档案盒中也可以按不同的发文单位来排列。既有利于平日找文件，也增加了后续归档的条理性。3.提高办文人员的档案意识，及时配对相应公文。在日常办文时，办公室人员要做好文件登记工作，来源和去向都要及时记录。办结文件时，将文件收集齐全，并有意识地将描述同一件事的文件配对放好，为之后的归档工作做好准备，提高效率。

四、结束语

本文探讨了办公室日常办文和文书档案管理工作的联系，对事业单位文书档案的现状和困境进行了阐述，并结合工作实际，针对问题提出了三点有效对策，目的是让事业单位办公室人员在日常工作中重视档案管理，提高自身专业水平的同时，指导其他部门做好档案工作。强调在办公室日常办文工作中，要结合归档工作，做好文书档案的收集和分类，提高文书档案管理工作效率，推动事业单位档案管理水平的稳步提升。

【参考文献】

[1]贾添羽.浅谈文书档案工作[J].治黄科技信息，2018（02）： 28-30.

[2]侯明，白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策[J].办公室业务，2012（25）：82.