新时期提高高校教学秘书工作效率分析

杨惠斌

【摘要】随着高校本科扩招的发展，院级教学管理的任务日益加重。教学秘书在学生管理与服务过程中投入的工作量大、时间长，极易产生职业倦怠，威胁其身心健康，并影响对学生思想教育的正常开展。为了保障教学工作有序进行，不断提高高校的整体工作效率，促进学校的发展，给学生们带来更好的服务，本文立足于新时期高校教学秘书的工作现状，针对其工作效率较低的问题提出相应的解决方案，以期能够为提高院级本科教学管理工作效率出谋划策。

【关键词】新时期;高校秘书;工作效率;教学管理

高校教学秘书是联系学院教师和学生、各学院之间以及学院和学校之间关系的纽带，是连接学校教务工作与院教学工作的桥梁和纽带，起着上传下达的作用，是高校教学管理队伍中的骨干力量。作为高校工作的中心环节工作人员，教学秘书的工作效率非常重要，因此，高校应该根据自己的特点去寻求提高教学秘书工作效率的方法。如果高校的教学秘书工作效率低下的话，就会阻碍教学工作的有序开展和正常运行，各方面的教学常规事物也会显得杂乱，对于学校的教学质量也会有着不良的影响，更有甚者，会影响学校的整体发展。在高等院校招生规模不断扩大和普遍实行学分制的新形势下，各院系的专业设置门类增加，而学校教务部门也不断地将教学管理任务下放。面对新形式、新问题，如何提高高校教学秘书的工作效率已成为一个亟待研究和解决的问题。

一、新时期高校秘书工作现状分析

随着经济的高速发展和社会文化的繁荣，我国的高等学校发展也欣欣向荣，而且，高校的数量相较于之前也有很大的发展。截至2013年6月21日，全国普通高校（不含独立学院）共计2198所，其中独立设置民办普通高校424所。每个高校的管理都有自身的特点，与其他院校在管理方面有着不同，也存在着不足。高校教学秘书是学生日常生活中不可或缺的一部分，他们不仅负责学生的生活方面，而且要负责教育学生的思想与行为，对老师教课也要及时反馈，所以这个问题值得人们注意。在高校中，80%的高校教学秘书存在轻度的工作效率低下，50%的高校教学秘书存在中度的工作效率低下，还有3%的高校教学秘书的工作效率出现了严重低下的问题，已经使得其他的工作人员受到影响。下面笔者将就高校教学秘书工作效率低下的现状进行详细的解析，以帮助大家认清现状。

（一）精神状态不佳。各种培养方案的的执行，组织考试等教学活动，甚至是帮助有特殊情况的教师协调课程以及打印等小事都在高校教学秘书工作职责范围内。高校的教学秘书一般年轻人居多，年轻人有着浮躁的特性，在工作中难免会因为精神状态而出现纰漏，在结果方面便成了工作效率低下的表现。比如，在录入学生信息的时候，高校的教学秘书可能因为睡眠不足等原因，精神状态不佳，那么就很容易导致信息录入错误，这可能影响学生的顺利毕业。

（二）做事不严谨。工作范围广，职责要求高是高校教学秘书工作的特点，但是这也仅仅是他们工作量大的一个客观原因。有些高校的教学秘书便以此为借口掩盖自身由于没有严谨对待工作而出现的问题，比如教学秘书做事有时丢三落四，因为某一个环节做得不到位，可能会产生多米诺骨牌效应，从而对一系列的事情都会产生不良的影响。

二、高校教学秘书工作效率较低的原因解析

任何事情都是有因必有果，高校教学秘书工作效率低下是有据可循的，而且也不是某一个方面的原因所引起的，要综合考虑各方面可能的因素，下文主要从5个方面来进行分析。

（一）工作负荷过重。工作效率低下是工作压力过大形成的，是劳动者不能调节压力而造成的一种职业应激形式。高校的教学秘书要负责大量的工作，职责范围也比较广，也许还因协助其他工作人員的工作而无端加重自身的工作负担。学生的在校安全和放假安全、教室的分配等等工作都与高校的教学秘书工作密切相关。高校教学秘书在工作中既是管理者又是服务者，同时接受多个部门的领导，在巨大工作量的压迫以及限定时间的催促下，高校的教学秘书难免会觉得力不从心，工作效率不高是正常的现象。

（二）外界对教学秘书的要求较高。随着时代的发展，高职学校也在不断发展，学生和学校对于高校教学秘书的要求也在不断改变。由于高校教学秘书工作效绩的非显性使高校教学秘书不容易得到及时的肯定，可能造成他们的压力和情绪的低落。在另一方面，角色压力过重也会导致高校教学秘书工作效率低下，工作绩效差，在工作中的角色压力是造成工作效率低下的外因。

（三）工作中投入的职业期望过高。高校教学秘书年纪大多不大，对于自己的工作一般抱有很高的期望，比较追求个人的成功，希望得到工作上的肯定。但实际上，高校教学秘书的待遇与他们的期望有很大的差距。与同校的老师相比，高校教学秘书在工资待遇、职称晋升和个人发展上都存在着较大的差距。很多高校教学秘书反映自己的工作多、收入低，收入与回报不相符。

（四）高校教学秘书的工作程度与其所得到的收获不成正比，严重影响了他们的工作积极性。一般而言，高校的教学秘书主要是负责一些琐碎事务的处理，是不负责学生上课的，因此教育津贴、公费学习等等高校教师所能够享受到的福利，高校的教学秘书是无缘的。另外，教学秘书的工资也有别于一般教师的工资，教学秘书必须朝九晚五上班，而教师只需保证学生的上课时间即可，这难免会让高校的教学秘书产生心理不平衡感，因此工作的积极性便会大大降低。

（五）高校教学秘书的专业性素质有待提高。熟练地掌握各项办公软件，积极与人沟通，较强的执行能力以及强大的理解能力等等都是高校的教学秘书应该具备的技能。在新的形势下，综合办公室的人员不仅仅需要这些技能，他们还要随着时代的变迁，不断学习增进自身的各项技能。但是，内部的工作人员当中有一部分人已经人到中年，学习的兴趣大大降低，他们也不太愿意去接受新的事物，而且有些即将退休的员工更是不大愿意去掌握新的技能，这些不仅影响了年轻员工的就业，也使得整体综合办公室的专业素质降低。

三、新时期提高高校教学秘书工作效率的建议

俗话说，金无足赤，要想高校教学秘书的工作做得非常的完美是不可能的，我们能做的只是尽可能减少纰漏，不断提高工作效率与工作质量。下面笔者将详细探讨提高高校教学秘书工作效率的方法，希望能够得到大家的认可。

（一）不断增强高校教学秘书的岗位意识。教学秘书的工作本质属性就是服务性，服务于师生。为了更好地做好服务工作，教学秘书应该要有责任心，要敬业，且更应该注意工作技巧。

（二）不断提高高校教学秘书的专业化素质。为了使高校的教学秘书能够熟练地掌握工作技能，特别是现时期利用互联网办公，提高工作效率，相关的领导人员应该经常性开展业务培训以增强其素质。在日常的员工见面时，也可以向其传达终身学习的理念，而且还可以给积极参加技能培训的员工以适当的奖励作为激励，这样有利于不断提高高校教学秘书的整体专业素质，推动各方面工作的顺利开展。

（三）建立自身的工作考核机制，提高职业吸引。高校教学管理制度完善与否，要视是否建立自身的工作考核机制。就业的压力使得更多的高学历人员选择教学秘书这一岗位，他们没有有效的工作考核机制来激励他们，引起动力不足，而后转岗。所以高校可以根据实际情况，选择学生评价、教师评价、自我评价，构建对高校教学秘书评价的合理模型，科学、合理地对高校教学秘书进行评价。这使得高校教学秘书工作能够得到及时肯定和改进，增加工作热情。

（四）职责分工明确，同时不吝啬人文关怀。教学秘书的工作琐碎，但也有自身的工作职责，做好本分，职责清楚，这样不会让教学管理出现空白区，使得管理更加具有活力，领导更应该注重过程而不能只看结果，出现问题要及时解决，而不是一味地指责教学秘书，让他感受到人文关怀，以便今后无顾虑地更用心地把事情干好。

（五）满足高校教学秘书多层次需求，提高职业归属感。学校应该构造环境，满足高校教学秘书的心理需求和生理需求，使高校教学秘书获得职业的归属感、满足感。这有利于提高高校教学秘书的满意度，能在高校教学秘书的职位上留任下来。另外高校还可以在一些职工会议中强调一下爱岗敬业的精神，鼓励教学秘书努力工作。繁杂的工作可能会不断消耗高校教学秘书的工作热情，如果爱岗敬业的精神能够在高校教学秘书的心中根深蒂固的话，那么在对待繁杂的工作时，教学秘书的心境定会比较平和，当然也会较少因为心情的原因而导致不必要的麻烦，当他们认清教学秘书这个岗位重要性的时候，自然就会产生职业归属感，积极地对待工作。

（六）搭建多样化发展平台，优化工作环境。组织的支持是缓解工作效率低下的一个重要方法。高校应为高校教学秘书提供良好的工作环境，对于其提出的一些促进自身发展等等要求也要给予适当的考虑，不能忽视教学秘书的需求，这样会让高校的教学秘书认为他们与教师是平等的。可以采取资深的高校教学秘书与青年高校教学秘书相结合的措施，这样不仅使青年辅导获得了经验，也使资深的高校教学秘书获得新观点。另一方面，相关的领导人在日常工作中要密切关注高校教学秘书的工作状态，定期的组织一些活动，邀请其他学校的教学秘书前来进行交流，让教学秘书主动地发现自身工作的不足之处，并学习其他教学秘书的高效工作秘诀，这对于高校教學秘书的职业生涯规划以及日常工作的顺利开展都会起到不可估量的作用。

（七）积极吸收新的管理理念。对于任何事情，我们都应该去其糟粕，取其精华，对于新的、能够引起好的反响的管理理念，高校的教学秘书相关的负责人应该积极地吸取适当的管理理念，这样才能够消弱因管理观念滞后，工作积极性不高所导致的工作效率低下的问题。因为当高校的教学秘书负责人员积极性不高时，就有可能对工作失去热情，只负责自己相关的那部分工作，人与人之间严重缺乏沟通，阻碍整个工作的进程。所以负责人应该针对自身的情况，积极吸取横向管理观念，或者是其他更适合自身与整体发展的新型管理理念，增强工作人员的服务意识，以满足新时期对高校教学秘书高效工作的要求。

四、结语

高校的教学秘书工作在整个管理层之间处于核心的地位，执行、文件起草、业务接待等等种类繁杂的职能都应该好好地发挥，这样才能发挥其上传下达的作用。新时期高校的教学秘书应该认清事物发展的态势，科学定位自身的职能，不断适应新的形势，积极完成各项新的工作任务，建立科学的考核机制，从而为高校提供优质的服务。但是教学秘书的工作是否做得好不是一个部门所能决定的，需要各个部门积极地配合协作，更需要领导部门的重视。解决高校教学秘书工作效率低下是一个长期庞大的问题，需要学校、高校教学秘书双方的共同努力。高校教学秘书工作效率低下是由于各种因素的影响而引起的，不是单方可以解决的问题。工作效率低下问题的解决有利于高校教学秘书、学校和社会的三方发展，对于提高高校教学秘书工作效率和向社会输送更合格的人才也有重大影响。

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