浅谈大数据时代背景下高校文书档案的科学化管理

摘 要：本文浅谈大数据时代背景下高校文书档案管理的重要作用，通过分析高校文书档案管理的现状，对如何加强高校文书档案管理工作提出了自己的观点。

关键词：高校档案；文书档案；科学化；管理

文书是档案的前身和源泉，档案是在文书办理完毕后，通过一定条件的筛选，经过归档管理转化而来的。高校档案是高校在实际工作中直接产生的原始记录，是高校获取信息的渠道之一。在高校档案管理工作中，文书档案管理工作是其中至关重要、必不可少的一部分，它清楚反映了学校的整个发展过程，具有重要的查验和使用价值。同时，时间越久，产生的文书档案越来越多，其作用也就越来越重要。

1 大数据时代背景下高校文书档案管理的重要作用

档案工作是高校各项管理工作中极其重要的基础性工作。现阶段，文书档案作为高校档案中不可或缺的一部分，规范化开展文书档案工作，将极大影响档案管理的工作效率，甚至对高校各方面工作开展有着重要作用。

文书档案管理的重要作用主要体现在：一是文书档案管理工作是高校信息传递的“窗口”。文书、档案部门是上级精神传达至下级、下级情况反映至上级、师生查阅资料的首要关键部门。二是文书档案管理工作是高校获取信息的重要来源。高校领导、各职能部门通过文书部门掌握各类信息资料，及时做出判断、决策、部署，加快推动各项工作进行。三是文书档案管理工作是高校信息传递的枢纽。文书工作是上情下达、下情上达的“中转站”。四是文书档案管理工作是高校发展的凭证。文书档案客观、真实记载了高校的全部历史发展过程，见证了高校不同时期的风雨辉煌。

2 大数据时代背景下高校文书档案管理现状

2.1 对文书档案管理工作的认识不到位

在实际工作中，普遍存在着忽视文书档案的现象，有些高校领导还没有真正认识到文书档案管理工作的重要作用，对文书档案工作毫不在意，大都是做做表面文章。由于文书档案的收集和整理不及时，造成很多重要资料丢失，在一定程度上使得文书档案的使用价值大打折扣，很难为学校发展提供信息资源。

2.2 文书档案管理人员的专业素养有待提高

有些管理文书档案的工作人员没有经过系统的培训，对档案的归档范围、保存期限等基本知识都不甚了解。有些已通过了资格培训，但偶尔参与有关的档案学习，难以学习到先进的档案科学技术和管理方法，其专业素养远远达不到现代化的文书档案工作要求，无法适应新形势下档案管理的需求，降低了档案管理工作效率。

2.3 文书工作与档案管理工作衔接合作不畅

文书源于档案，档案是文书的延续，两者不可分割。通常在实际工作中文书与档案分属于两个部门，各自分头开展工作，这在一定程度上拉远了文书工作与档案管理工作的距离。文书工作人员的档案管理意识不足，档案管理工作人员也对文书工作不了解，当工作一旦产生交集时，容易发生问题。现阶段，高校文书档案管理的规范化程度还很不够，在工作中，有时出现材料混乱，装订无序，没有及时清点、整理、归档，增加了文书档案的甄别难度，严重影响文书档案的后续利用价值。

2.4 部门之间存在沟通、协作障碍

高校文书档案资料的收集需要各职能部门的支持、配合，实际工作中，往往因为缺乏协作精神，影响了整个档案的完整性。例如个别部门为了“图方便、找省事”，未能按时转交某些文件资料至档案部门。另外，高校的归档工作需要大范围搜集文件资料，由于全局意识不够、合作精神不足，导致某些重要档案材料遗失，极大地影响了档案管理工作效率。

3 大数据时代背景下做好高校文书档案管理工作的几点思考

3.1 提高重视程度，健全规章制度

领导重视文书档案管理工作，是工作顺利开展的首要条件。高校要提高文书档案管理工作的地位，树立文书档案管理意识，建立健全档案管理体系，加大对档案工作的指导力度。同时，要通过多种形式大力宣传档案工作，普及档案知识，使广大师生认识到档案工作的重要性，大力支持档案工作，提高档案工作管理水平。

3.2 注重工作衔接，规范文书处理

高水准的档案管理是以高校文书部门对文件的标准化处理为基础的。文书人员要增强档案意识，认识到今日的文书就是明日的档案，要严格按照档案的要求，做好文件资料的立卷归档工作，实现文档一体化管理。因此，为了达到高校文书工作与档案管理的准确衔接，文书档案工作人员要做到“一规范、三及时”：一是文书格式要规范，保证文书档案的高质量；二是文件处理要及时，做好文件的登记工作，一旦缺少文件，更容易落实清楚去向；三是文件收集要及时，以确保文件资料的完整；四是立卷、归档要及时，文书档案人员要在文件处理完后立刻清点、整理。

3.3 加强横向交流，了解业务动态

文书档案的收集是文书档案工作中的重要组成部分。要改变收集方式，变“被动”收集为“主动”收集。这就要求文书档案工作人员不仅要有档案意识，还要有参与意识，一要熟悉各职能部门主要办理哪些业务，同时还要把握工作中的新方向；二要深入到各职能部门，熟悉主要工作流程，取得有关档案工作的信息；三要以高校的重点工作为依据，研究如何开展档案工作，更好地为高校提供服务和保障。同时，要主动与各部门档案工作人员沟通、交流，加强部门间的横向交流，彻底扫清文件资料搜集道路的障碍，积极发挥文书、档案部门在高校发展中的重要作用。

3.4 强化业务培训，提高专业素质

高校要定期组织专兼职档案员开展专题技能培训。大数据时代背景下，各种信息技术扑面而来，文书档案工作人员面临巨大挑战，要充分发挥主观能动性，多渠道、多途径，全方位地扎实学习专业基础知识，精通现代办公技术，发扬爱岗敬业、求是创新、追求卓越的优良作风，提高工作水平，提升服务能力。

4 结语

高校档案记录着学校走过的点点滴滴，是一部见证了学校整个发展的历史画卷，是高校开展各项工作的重要决策依据，是高校教科研等发展的主要信息源泉。大数据时代背景下，要加强对高校文书档案管理的研究，创新工作思路，探索更新科学技术手段和管理方法，使文书档案管理工作更上一层楼，推动高校文书档案工作科学健康发展。

参考文献

[1]卢思宇.做好高校文书档案工作之我见[J].林區教学，2011（01）.

[2]魏晓萍.如何做好文书档案工作[J].文教资料，2013（22）.

[3]周晖蓉.高校文书档案管理中存在的问题及其对策[J].边疆经济与文化，2010（05）.

作者简介

韩雪（1986-），女，汉族，山东省淄博市，山东轻工职业学院，馆员，硕士，研究方向：档案。