基于大数据背景下事业单位档案管理工作的创新研究

吴立东

摘 要：随着人类社会科学技术的蓬勃发展，智能化、信息化以及数字化已经成为各个行业的必然发展趋势，档案管理作为事业单位日常管理的关键组成部分，在大数据时代下，以往的管理模式已经无法满足时代进步和工作需要，面临着创新与改革。本文主要针对基于大数据背景下信访局档案管理工作的创新进行分析和研究，希望给予我国相关单位以些许参考和借鉴。

关键词：大数据；事业单位；档案管理工作；创新研究

新时期下，我国经济与社会获得蓬勃发展，在“互联网+”战略的提倡下，信息技术、互联网技术和数字化技术已经在各个行业实现了广泛应用，并且取得显著应用效果，成为推动社会发展的重要力量。档案作为事业单位在长期发展和运行中产生的大量资料和文件，其对单位发展具有指导性和参考性价值，档案管理也是单位日常工作管理的关键组成部分，但是受到固化管理思维、管理模式和管理手段的影响，档案管理水平难以提升，无法为事业单位发展提供可靠参考，同时也不符合大数据时代的特点，因此，信访局的主要领导和管理人员需要提升自身思想认识，以大数据时代特点对档案管理进行创新与改进，促使档案管理趋于数字化、智能化以及信息化方向发展，发挥档案的价值和作用。

1 大数据概念及其特点

1.1 概念阐述

大数据等同于巨量资料或者海量资源，其英文为Big Data，指在有效时间内，利用常用工具对信息数据进行捕捉、处理以及管理的技术，通过数据整理和数据分析，为社会发展和企业经营提供关键依据，其不仅是简单的数据集合，更是资产信息的高效集合。

1.2 主要特点

大数据的主要特点如下：第一，真实性，应用大数据技术的目的为：为社会发展和企业运行提供决策参考，其真实性是大数据最关键的特点，数据质量是技术应用的基础保障；第二，速度快，这一特点主要体现在数据处理快、数据产生快以及数据整理快等方面；第三，多样性，其主要是指数据的格式和内容变化多样，包括模拟信号、视频、文本、音频以及图片等，随着数据来源的多元化，其多样性特点将更加明显；第四，大容量，大数据可以储存海量的信息资源，并且通过自动或者人工的形式，利用互联网对数据进行聚集，进而形成资源丰富的数据库。

2 大数据对档案管理工作中的价值和作用

2.1 发挥档案实用性

档案管理作为当前事业单位日常管理的关键组成部分，其具有较强的服务性、价值性和指导性，但是受到固化管理理念和管理模式的限制，档案的使用价值难以完全体现和发挥，档案管理也逐渐沦为鸡肋工作。在管理中引入大数据可以发挥档案的实用价值，促使其成为推动单位发展的重要动力。

2.2 推进信息化进程

长期以往我国事业单位在开展档案管理中，始终存在信息化程度低的问题，虽然一些单位也引进了各种先进的信息设备和软件设施，但是其利用效率较低，尤其是年龄较大的管理人员，对于信息设备操作一知半解，更加习惯采用以往的管理手段开展档案管理，导致信息化进程难以全面推进。在大数据时代下，网络中的数字资源更加丰富，互联网在管理中发挥的作用也更加明显，利用计算机可以高效、快捷的完成数据处理和档案管理，对推动档案管理信息化进程具有积极意义。

2.3 树立数字化概念

在大数据时代下，促进了办公无纸化的进程，电子档案已经在社会各个行业中获得广泛应用，但是当前，在很多事业单位中，其开展档案管理依然以纸质文件为主，注重档案保存与收藏，没有关注其价值性和利用性。基于大数据下的档案管理，可以促使管理人员树立全新的数字化概念，挖掘和体现档案的实用价值，有助于提升管理效率和管理水平。

2.4 提升档案利用率

档案的价值和职能为使用者提供高效服务，服务也是开展档案管理的核心原则，基于大数据下的档案管理，不仅可以提升管理效率和管理水平，还能够优化档案利用性。通过互联网技术和信息技术，利用总结、整理、分析以及归纳等方式，可以充分挖掘档案潜在价值，为事业单位的运行管理和经营发展提供数据和决策支撑，实现单位的稳定以及可持续发展。

3 基于大数据下事业单位档案管理创新策略

3.1 创新管理手段

在信息时代下，大数据在各个行业的应用日益深入，社会资源也趋于信息化以及数字化方向发展，事业单位在其具体运行中，每天都会产生一定量的纸质文件和电子文件，增加了档案管理的复杂程度和难度，因此，事业单位需要迎合时代发展，摒弃以往的固化管理手段，積极创新以信息技术为支撑的新型管理方法。首先，单位需要结合自身具体情况，科学制定档案管理规划，不断完善以及改进管理方式，对管理步骤和管理细节进行优化设计；其次，随着电子文件数量的不断增加，单位要迎合时代发展构建档案管理内部网络，为岗位工作提供档案调阅服务，促使员工可以随时对档案信息进行修改和填报，配合档案管理人员做好档案收集、整理以及归档等工作，提升档案管理的针对性和高效性，实现档案资源的内部共享；最后，事业单位在长期发展中形成了大量的纸质文件，其是单位积累的宝贵非物质财富，但是在大数据背景下，纸质文件的保管方式和利用效率都难以满足单位需求，与时代发展不符，因此，单位需要对纸质档案资源进行数字化处理，将其转变为利用效率更高、保存更为便捷的电子档案，发挥其服务性和参考性价值。

3.2 提升服务水平

档案是事业单位积累的重要文献资源，其具有较强的指导价值，档案管理的职能和任务为通过档案收集、整理以及有效储存，为单位和公众提供档案服务，进而满足社会发展的设计需求。随着信息时代的来临，档案在事业单位发展所扮演的角色更加重要，因此，只有不断提升服务水平，才能促进事业单位和我国社会的稳定发展。首先，事业单位需要给予档案管理以高度重视，并且鼓励管理人员树立服务创新思维，将创新作为优化服务质量的基础和前提；其次，以往的档案管理属于被动式服务，即为调阅者提供相关服务，这种等着使用者上门的服务理念已经逐渐被时代淘汰，因此，事业单位需要转变服务模式，以大数据和信息技术为支撑，将被动服务转变为主动服务，主动参与到单位的各项决策制定中，突出信息服务的优势和价值；最后，单位要优化档案管理服务流程，鼓励单位员工和社会公众正确利用档案，制定以及规范相关服务流程，关注服务细节和服务品质，实现管理与服务并重。

3.3 提升人员素质

人员是开展档案管理的主体，在大数据背景下，其对管理人员的综合素质和业务能力也提出新要求，因此，事业单位需要迎合时代特点，通过各种途径提升管理人员素质。首先，引进复合型专业人才，从社会和高校中吸纳具有创新精神、专业背景、知识基础以及素质较高的档案管理人才，不断充实管理队伍；其次，对在职人员开展定期培训考核，将考核结果与岗位挂钩，调动人员参与培训的热情和积极性；最后，为档案人员构建与同行互动交流的平台，鼓励其多沟通、多交流、走出去，与其他单位进行人才互通，为档案管理水平的提升夯实人才基础。

4 结语

总而言之，基于大数据下的档案管理工作，其管理理念、管理手段和管理模式均出现了一定的变化，事业单位要认清时代发展趋势，以大数据为支撑，通过各种手段进行档案管理创新，进而实现单位的稳定以及可持续发展。

参考文献

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