试析档案管理归档整理分类技巧

王帅

摘 要：档案以文字、声音、图像等信息形式记录了人类社会的发展，往往涵盖了社会的方方面面。当我国引入现代化管理的模式与先进理念之后，无论在企业、政府部门、事业单位通过对人力资源管理的重视与普遍运用，逐渐开始意识到了档案管理的重要价值与功能取向。一方面，在不断的实施档案管理的改革；另一方面，也在进行相关的匹配措施的研究与资源配置。在这种新的档案管理局面之下，有必要针对当前档案管理所面对的新情况，对其配套的归档整理分类问题及提升效率的技巧进行具体探讨。本文就档案管理归档整理分类技巧进行了分析研究。

关键词：档案管理；归档；分类；整理

档案具有记录宝贵信息的作用，无论是社会的关键变革、科学重大发展或者是历史上伟人的决策、重大会议的记录都应该能够在档案中找到相应的资料，可见档案无论是对于社会发展还是个人成长是都有着极为重要的作用。档案是一种传承，它不仅对于当代社会有着推进作用，更能够传承到后世并对后世具有重大的借鉴意义，而档案的管理工作能够使档案在很大程度上保存的更加安全，使得人们能够更快速的查找到人们所需要的资料，因此需要档案管理人员能够掌握相应的档案归档、档案整理以及档案分类技巧。

1 档案管理归档整理技巧

1.1 归档文件整理原则

不同的行业档案的类型、种类、数量、机密程度等不相同，但都要遵循一定的原则。归档整理分类要求精准、规范。首先要对档案文件有一个初步的了解，科学取舍进行归纳整理，还要根据档案的重要性进行细致的划分，同时档案之间是存在历史联系的，因此在档案归纳整理过程中要注意档案间的联系，不要把它们分割开；其次还要注意加大档案资料的收集力度和收集质量，保证档案完整性，确保整理工作的顺利进行；最后，在档案归纳整理过程中如果发现类目不符的情况要逐一进行修订，有已归档文件如果出现错误的话要注意及时进行更正，同时一些细致的工作如装订、封皮、卷皮填写要保持仔细认真的态度。

1.2 档案管理归档整理技巧

一般而言，归档整理可以划分为两个层面，在整理过程中，可以按照设计文件、文字材等进行进一步的项、子项方面的划分，这样在划分中形成一个制定程序的基础，按照我国的相关法律要求，设计出一套与现阶段的档案管理改革相匹配的归档整理分类程序。而在分类方面，则主要集中于对方法的运用，以及技能的熟练性。具体来看，整理分类程序相对简单，重点是按照档案的性质、材料、种类、类型、对应部门等做好划分。程序与整理分类本身就属于一个密切关联的系统构成要素。因此，建议从这些构成要素出发，制订与其相符合的程序。总之，不同的档案管理对象，应该采取与其相适应的程序，但主要的思路应该明确，并坚持简化原则等。

2 档案管理归档分类技巧

2.1 以行业分类的技巧

按行业分类可分为计划生育、林业、农业、畜牧、水利等等行业，进行档案管理时就可以按照这些业务部门为基准，对档案进行分门别类进行存放。每个行业又可以进行细分，如林业可以分为退耕还林档案、防沙治沙档案、林政档案等等；农业档案可以分为土地基本资料档案、土地治理档案、土地纠纷档案等等；畜牧档案可以分为基本情况档案、项目档案等等；水利又可以分为水利治沙档案、小流域治理档案等等。这种分类方法的好处是对档案进行行业上分类，能够使每个行业的档案有序。这些档案的管理基本一样，需要各部门有自己的档案室、档案柜，由相应的部门档案管理人员进行管理就可以了。

2.2 以密级分类的技巧

档案按密级可以分为绝密档案、一般档案、公开档案。绝密档案，是指对有权限的人开放的档案，并且绝密档案能够查看、调阅的人极少，只有相关的人才可以进行查看、调阅，管理人员绝对不可以将档案给无关人员进行查看、调阅，即使查看、调阅也有严格的手续，以便出现问题有据可查，这类档案一般都涉及国家机密。一般档案，指的是这个档案没有绝密档案那么严格，但想要查看、调阅也需要严格的手续，这类档案可以查看、调阅的范围很大 ，一般各行各业如林业、农业、水利等等的档案都是这种档案。公开档案，指的是那些对外公开的、所有人都有权利查看的档案，如公示类档案，如退耕还林公示、畜牧围栏公示等等，这些档案是对外办公用档案，而且必须做到公开才有意义。

2.3 以保存期限分类的技巧

档案按保存期限可以分为永久档案、定期档案、临时档案。永久档案指的是那些意义重大，甚至其重要性目前无法得知，比如一些陨石档案，这些天体以人类现有科技水平可能还无法探测其存在的价值，所以这些实物连同其档案一体永久保存。定期档案期限一般在三年、五年、十年不等。临时档案一般用完之后就作废。永久档案需要一个恒定的环境，其要求比较严格，定期档案视其档案重要性而确定管理的环境。临时档案不作要求。

2.4 以专用对象分类的技巧

档案有时还可以根据被提供人的不同划分，例如提供给镇里书记看的档案，提供给镇里镇长看的档案，提供给其他同志们看的档案等。这种以人分类的档案一般是文字档案，这种分类的好处是档案性质清楚，以达到被提供人的满意为准则。

2.5 其他档案分类的技巧

档案分类还有很多分类方法，如按时间进行分类，如分为 2000年以前或者2000年以后；还可以按特定时间进行分类，如非典以前和非典以后，还可以按照特定人的时间进行档案分类，如纪念周总理的档案可以分为逝世前档案以及逝世后的档案等等。还可以按照特定区域进行档案分类，如河北省档案、河南省档案或者南方档案、北方档案。

2.6 归档范围、分类方案密切结合

目前来看，传统的纸质档案归档整理分类主要用于保存、核对；而电子档案则倾向于利用方面；所以，需要运用好计算机文件整理，如范围、方法的融合、代码表的编制等。

3 结束语

由于现阶段的归档整理分类因档案管理整体革新还处于量变的过程，所以，可以透过对相关的技术性解析，提升归档整理分类水平，为档案管理质量与水平提供更好的促进作用。具体来看，可以按照系统论的理论思路与框架，构建起归档整理分类的可操作体系。

参考文献

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