人事档案管理工作中的常见问题与对策分析

张艳珍

摘 要：人事档案是记录人力资源信息的凭证，更是单位选拔人才的依据。对国家而言，人才是一个国家、一个地方发展的核心竞争力，所以党和国家要对人事档案进行科学管理。对个人而言，加强对人事档案的管理，完善人力资源，才能优化人才结构，让每个人找到适合自己的位置，更是充分发挥人力资源的必经之路。本文将结合单位档案管理工作，通过分析基层人事档案管理的现状，探讨在互联网+环境下存在的问题，进而提出加强基层人事档案管理工作的对策。

关键词：基层；人事档案管理；现状；问题；对策

随着互联网信息化的发展，人事档案管理的信息化已迫在眉睫。当前正值我国基层事业单位的人事档案管理全面改革中，为此人力资源社会保障局也为人事档案管理工作做出了一系列改革，并取得了初步的成效，但其中也不乏存在一些管理上的问题，为了促使基层人事档案管理工作落到实处，必须解决目前管理模式中的问题，并加以总结分析，优化创新，最终使其迈入信息化、科学化的道路。

1 基层单位人事档案管理现状

根据国家规定，人事档案要集中统一和分级管理。所以，现在在编的事业单位人员的人事档案统一存放在人力资源与社会保障局的人社部门进行专业管理。在档案管理中作中，人事部门会安排各个单位的档案管理员到人社局根据要求整理本单位人事档案并对相关材料进行装订，做到对单位人事档案的了如指掌，在发生变动时及时做好材料的移交工作，做到人走档案转。

2 基层单位人事档案管理存在的问题

1）缺少专业的管理人才。对于基层事业单位的档案管理来说，工作人员多是兼职，没有专业人员，这样的话，首当其冲的问题就是工作人员对于档案管理工作不重视，平时工作监管力度不到位。在日常工作中，有个别工作人员缺乏团队意识，只在乎一己之利，缺少工作的责任意识以及对档案管理工作的热情，工作效能感不强。由于每天所做的工作都是机械性重复，很容易掉以轻心，只是形式的保存管理，未对信息进行核实查对。其次，没有固定专门的档案管理员，随着人员的调动，管理人员也是频繁更换，新老员工工作对接时，对工作交代得不够认真，导致新员工对基本工作细则不明确，进而导致对档案管理工作缺乏责任心。

2）基础设施落后。基层单位档案管理的硬件设施落后成为其紧跟信息化时代的薄弱环节。很多单位没有设立专门的档案室，只是堆放在空闲的办公室或者办公室的角落。即使设有档案室也是空间狭小，隨意摆放，导致纸质档案受潮、虫蛀等等，给档案整理带来极大不便。更不用说档案信息化的一系列硬件设施，比如电脑、扫描仪等。

3）档案管理没有明确的规章制度，缺乏统一的管理规则。正所谓没有规矩不成方圆，没有统一制度便没有行事标准。当前我国只有一线经济发展较为发达的城市建立了人事档案管理系统一一数据库，借助互联网高科技的设备给传统繁杂的档案管理工作带来了巨大的便利，但对于经济较为落后的地区来说，建立电子数据库还需要时间，落后地区的网络更新速度较慢，硬件设备与软件设备不能进行有效的碰撞，加之档案管理人员的计算机应用水平较低，人事档案管理工作严重缺乏统一规范的标准，无法形成科学有效的信息化数字管理系统。

4）查阅不便。众所周知，人事档案事关每个人，它记录了每个人求学、工作等人生重大事件，包括奖项的获得、错误的处理甚至家庭人员等相关情况，既涉及个人隐私也包括家庭隐私，所以需要高度保密，属于国家机密，任何人不得外传泄露。所以在有关档案的日常工作中，需要查阅档案时必须严格遵守规章制度，需持审批手续才可查当。对于个人而言，需要协调好单位与人事部门得关系，向人事部门提供全套审批手续便可查找自己档案。如果遇到大范围查档，比如所有单位的同时查档，就会需要大量人力、时间、精力而且难免出现问题。

3 基层单位人事档案管理存在问题的对策

1）根据单位实际情况，完善基础设施。首先，增加档案管理资金，在自己条件允许范围内完善档案管理的硬件设施，比如设备齐全的档案室，尤其是在互联网+的环境下，电脑、完善的存档系统、搜索系统等等，既要设备齐全，又要专业配置，并且定期检验、更新系统，以确保档案管理的正常运转。在纸质档案存放的库房定期整理、防潮、除虫等确保档案的完好无误，对于一些年代久远的、字迹模糊的档案及时扫描，存下电子档。其次，要科学配置管理系统库房，例如：库房、档案阅览室、工作人员办公室要各占一室，确保档案管理与服务工作能够按照科学的流程开展，同时要不断适当地增加资金的投入。最后，由于档案管理更多的是人工操作，又具有保密性与专业性，决定了从事该工作的人员需要很高的思想素质、道德水平和认真负责的工作态度。

2）扩大宣传，增加工作人员归档意识。通过大家日常接触的媒介，比如网络、电视、广播、微信、授课等多样化的形式向工作人员宣讲档案管理知识，让公众了解人事档案的重要性、内容等等，比如有些大学毕业生不知档案不经个人手中，便自己携带、存放个人档案。人事档案与每个人都息息相关，是一个人参与正常社会生活的有效印记，更是维护个人利益的法律凭证。只有让大家都知道了人事档案的重要性，了解档案存放、管理等基本知识，才会积极配合档案管理工作，进而提升大家主动归档的自觉性。

3）建立健全的档案管理制度以及补充制度。人事档案管理是非常琐碎与繁琐的，除了正常归档，还包括收集与补充，而且收集与补充也是日常性工作，需要建立健全的档案收集与补充制度。首先，要明确归档范围、时间和要求，做好日常归档工作，对每一位员工的档案做到底数清楚。其次，在掌握基础信息之后，第一时间向相关部门查证，认真整理，仔细鉴别，做到取之有据。针对个别情况可以上门催要，一旦收集好资料，不拖延、不随便堆放、不转借他人，最后，主动移交档案室。

4）积极推进档案信息化建设。通过构建档案管理信息化平台，对电子档案实施高效管理。电子档案具有与生俱来的存储方便、检索速度快的优势，尤其是档案传输和共享功能极大提升了基层事业单位档案管理效率，保障基层单位档案信息管理水平的提高。基层单位应在软件开发档案管理系统平台，完善信息化管理系统的各种功能模块。当前档案信息管理平台包含前端、后台及数据库三个组成部分，其中，前端是管理人员操作界面，这一界面应与基层单位网站设计理念相一致，将各种档案类别及管理功能分门别类的设置在平台前端；后台作为基层单位档案管理信息化平台的数据处理部分，在建设过程中需加强对后台逻辑运算的优化，从而有效提升平台响应速度，提高档案管理人员工作效率。

4 结语

随着改革的深入与时代的变化发展，人事档案体制改革已势在必行。通过建立健全的档案管理制度，把人事档案管理工作逐步规范化、标准化、科学化。但是对于基层单位人事档案管理的实际工作仍然存在着诸多从基础设施、人员意识到缺乏专业人才等问题，这就对我们基层档案管理员提出了更高要求，必须不断学习档案管理专业知识，及时更新管理观念，积极创新人事档案管理工作，在互联网+的大背景下，紧跟时代发展，结合自己工作单位实际，积极推进档案管理信息化。

参考文献

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[2]刘明，李红芹.干部人事档案收集归档工作初探[J].北京档案，2016（6）：22-23.