新形势下呼和浩特铁路局档案管理的创新

吕美龄

摘 要：铁路系统的档案管理十分繁杂，涉及到了多个方面，特别是当前的铁路系统更加完善和现代化，因此相应的档案管理可需要进一步改革，进行管理的创新。基于此，本文以呼和浩特铁路局为例，分析档案管理的创新办法，希望可以给铁路部门的档案管理优化提供一定的方向。

关键词：铁路局；档案管理；创新

党的十九大开启了新时代中国特色社会主义新征程，习近平总书记提出创新才能发展地更远更强的理念。档案事业作为党和国家事业不可或缺的重要组成部分，记录着我们经过的、没经过的方方面面，是历史的真实反映。档案还有一个重要的作用就是服务社会、服务人民群众。随着社会发展、科技进步，档案工作也面临着前所未有的挑战和考验，一方面是如何在新的安全形势下，更好的利用我们所管的档案资源，更快更好的提供给广大职工，解决他们所急所需，直到他们满意为止。另一方面是如何做到全面、系统、完整、准确的记录呼和浩特铁路局发展的历程。作为呼铁局档案管理者，我们必须有高度的责任感和使命感，从思想创新、管理创新、服务创新、知识创新等方面来完成这项工作，让呼铁局的档案事业更加法制化、规范化、信息化。

1 在思想意识方面的创新

合格的档案管理工作者，应当有创新意识，敢于突破旧得传统观点，在工作中具有变通性和独创性，打破以往按部就班，循规蹈矩，不敢越雷池半步的习惯思想，工作上以辩证的观点，不对过去的经验做法全部照搬，也不全部按既定的条条框框办事，改革创新就要敢于承担风险，在工作实践中勇于创新，大胆创新。如在信息化方面，我们与文书科的电子公文系统对接，实现公文电子化办理，无纸化存储，并与其他各科室联和协作，从局域网上查找各科所需文件，极大方便文书档案的归档和利用，但这也存在權威性、泄密等安全隐患，可是我们要想办法攻克问题，而不是固守不前，依然用50年代的文书档案管理办法归档。档案部门和档案工作者要充分认识到只有创新才是档案事业蓬勃发展的动力来源。

2 在档案管理方面的创新

一是为适应新形势，铁路局针对各类档案，从新制定或正在制定各类档案的管理办法，优化其工作流程。把在实践中有利于破解难题，推动工作的一系列工作举措以制度办法的形式固定下来。如：我们因为过去文书档案收集范围较窄，好多需要查找的文件在源头上就没有归档，或保管期限较短，查找时发现已经销毁的现象，所以于2018年新制定了《呼和浩特铁路局文书档案归档范围和保管期限表》、《呼和浩特铁路局文书档案归档标准》。因近几年呼铁局管内基础建设项目的增加，科技档案之前的管理办法已不适应现在的国家标准《建设项目档案管理办法》，我们去年重新修订了《呼和浩特铁路局科技档案管理办法》。会计档案方面，也存在凭证保管期限较短的现象，其中主要是反映在退休职工为社保、房产、独生子女费、公积金贷款等事项来查找工资单时，可是之前年度的凭证已按照保管期限15年的要求销毁了，国家财政部联和国家档案局于2015年发布了《会计档案管理办法》，我们铁路局也同时废止了之前《呼和浩特铁路局会计档案执行标准》，以铁路总公司下发的《铁路会计基础工作规范及相关法规》为标准，结合呼铁局自身实际，制定了自己的会计档案管理办法，于2016年1月1日开始执行。在档案统计方面，铁路总公司于2016年更改了统计报表的形式，我们也按新的统计要求，从新制定了统计办法，创新表格的逻辑运算，使基层单位更方便、快捷、准确的完成统计工作。还有在声像和照片档案方面，因为现在的照片和录像大都保存为电子的，我们馆近几年也很少收集到实物的照片和录像，但在电子照片和录像方面，也没出台过具体的收集、整理、归档办法，所以就很少有单位主动来交这些档案，我们馆也只是从局域网上下载一部分电子照片，这远远不能够体现近几年呼铁局快速发展的历史状况，所以今年我们的主要任务是将照片、声像、实物档案管理办法尽快出台，以适应铁路局新的形势、新的需求。

二是在档案馆的软硬设施建设方面，为适应馆藏量的不断增加，我们将之前手摇的机械的密集架更换为电子化的自能密集架，和它配套有智能的温度、湿度控制、自动消毒、水灾、火灾报警、视频监控等功能，极大的增加了馆藏的容纳量和档案的安全保管。馆内为将智能密集架的功能发挥到最大，我们将之前各类档案的手工目录逐步录为电子版的目录，实现档案管理员用手机遥控，直接开架，要查找的那卷档案所在位置会亮灯，这样就很方便快速的找到所需要的档案。还有我们将馆藏的珍贵的民国时期120卷地亩档案复印副本，精心粘贴保护，调阅时只能出示复印件，除非是法庭上必须出示原件情况下，才能拿出原件。我馆正在研究电子化档案系统，将各部门、各类档案从系统中直接实现收集、整理、移交、编目、鉴定、统计等工作，突破传统的手工操作，逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化和档案信息资源共享。

3 在提供利用服务方面的创新

档案工作的服务性是档案工作赖以存在和发展的基本因素，随着档案资源的发展，服务创新就是要不断扩大和延伸档案服务范围、内容和方式。改变之前我们是等着职工上门来查档，只能凭介绍信查档的单一方式，有什么就给你查什么，没有查着也不是我们造成的原因等等现象，首先是加强我馆专业档案、特色档案的收集工作，扩大馆藏量，以适应职工的调档需求，其次是在铁路局全面深化改革过程中，新设、转隶、撤销单位为的档案都尽快收集到我馆，不使之散失。现在的工作重点是加大新列入档案馆收集范围单位的档案以及电子档案收集力度。总之，我们是以高度关注职工群众的需求，在工作中补齐短板，分析总结职工群众以哪方面的需求最多，然后将这方面档案做到查缺补漏、单独存放，做好目录等工作，来提高利用率。

利用方式还有：可将解密的档案放在共享平台，职工可凭权限直接利用局域网在线查找所需资料，还可利用铁路局历史档案文化与现代声像技术结合，打造大型专题展览厅，最终达到对新入路的职工来说，档案馆就是他们了解铁路的过去、现在、将来的窗口，来吸引更多的职工群众到档案馆找到他们心中需求，这里将变成为他们精神的家园，利用丰富的馆藏资源将我馆建成呼铁局知识与信息的集散地。

4 在人才知识方面的创新

一是形成合理的档案管理人才格局，目前我们档案馆为适应档案信息化、科技化，招聘懂信息技术的人员一名，编制修史的专家一名，懂项目建设工作人员一名，来充实档案馆的人才队伍。

二是档案管理人才的能力不断提升，现在档案馆在职十名工作人员都具有高等教育的学历，档案专业副研究馆员1人，馆员9名。我们每年都要参加自治区、铁路总公司的继续教育和各类档案专业的专门培训，档案专业交叉性和应用性较强，所以我们采取轮岗制，使每个人成为档案专业的全能人才。新形势下，档案工作者要善于从档案工作实践中，探索研究档案管理活动规律，坚持优化知识结构，提高档案业务技能和服务能力，应用档案新知识、新理论和新技术创造能力，引领档案的创新和发展，使每个档案工作者都能成为适应、符合时代要求的专业人才。

在新时代、新形势下，我们呼铁局档案工作者要有再创新篇、走在全路档案事业的前列的精神，用实实在在的档案资源服务新时代呼铁局及更广范围的职工群众对档案的需求，开发出生动鲜活的档案文化产品，增强广大职工群众的获得感与满意感，为实现文化自强续写新时代档案事业发展新篇。

参考文献

[1]时春霞.论铁路档案管理存在的问题及对策[J].才智，2019（05）：218.

[2]赵媛媛.浅析黄陵矿业铁路运输公司现阶段档案管理存在的问题及应对策略[J].办公室业务，2018（23）：70.