市属高校档案室升级建馆探究

高校档案是“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”[1]市属高校在探索档案事业发展进程中，在档案室的基础上，科学规划建设高校档案馆，是深入推进高校综合改革的必要举措。

1 市属高校档案工作现状

1.1 档案工作底子薄

市属高校多是在高等教育快速发展时期建立，或经由合并升格而成的。沈阳大学历经与沈阳冶金高专、沈阳财经学院、教育学院、农业分校、二轻职大等多所学校合并，其发展依托于辽沈经济社会的发展，培养出来的人才及科研创新主要服务于辽沈老工业基地。在综合实力、社会影响、办学历史、办学经费、师资力量、科研成果、实验设备以及人才培养等方面，地方高校与部委直属高校有很大差距，这种现状在某种程度上影响了市属高校档案的各项基础建设工作。[2]

沈阳大学档案室成立于1988年，档案管理工作长期停留在对原始资料的简单收集和整理上，存在历史欠账多、归档门类不全面，保管条件及库房面积不达标等问题。

1.2 档案机构体制改革滞后

《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中指出：“坚持并不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制，确保分工明确、各司其职，密切配合、形成合力，促进档案事业协调发展。”这一要求明确了档案工作的管理体制和运行机制。地方高校档案管理机构的改革进展较为缓慢，多数挂靠学校某一管理部门。如沈阳大学综合档案室成立之初隶属于学校办公室。这种行政管理体制在某种程度上制约了档案管理工作的创新发展。

1.3 制度贯彻落实不扎实

许多地方高校档案室虽然制定了档案综合管理办法，但缺乏基层院系部门的二级档案工作制度，缺乏成体系的执行标准和有效监管。

地方高校在办学初期，对校园文化建设、校史记载宣传、学校文化传承等软件方面的投入不足。档案产生于每个职能部门，工作中无处不在，但在实际工作中，档案材料的收集整理存档不及时、不全面，档案意识薄弱，往往在工作中需要用到重要的档案资料时，才感慨档案工作的重要性。档案是不可再生的资源，曾经的缺失，是无可挽回的空白。加强存档意识事关重大，不可轻视。

1.4 档案工作信息化不足

各行业信息化水平不断提高，档案的形态和载体也随之产生变化。推进市属高校档案信息化建设，促进档案管理进层次、提水平，是突破制约未来档案发展的关键举措。高校信息资源缺乏有效整合，校园网、教务网、人事管理网等各内部管理平台，缺乏建立基于全校数据共享平台的管理系统。档案管理系统与各个系统互不兼容，无法同时获取不同部门的数据信息，信息孤岛制约了学校管理的效率和档案的有效利用。

2 沈阳大学档案馆的总体目标

沈阳大学于2016年5月全面升级档案室成立档案馆，设立为独立教辅机构。力争用三年的努力，大力推进学校档案管理法制化、服务利用社会化、档案资源结构多元化和档案工作信息化进程，把档案馆建设成馆舍先进、功能完善、馆藏丰富、管理规范、利用方便的档案信息服务中心和学校宣传教育中心。

2.1 管理法制化

档案馆要按照业务建设有标准、管理工作有规范的思路，建立健全涵盖收集、整理、归档、统一管理、提供利用、安全保密等方面的管理制度，重视重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科研项目所形成文件的归档工作，建立健全档案工作体系，进一步明确档案工作领导机构的职能和专、兼职档案员的职责，以完善的制度保障档案馆各项工作在设定的轨道上运转，工作的各个环节有章可依。

新成立的档案馆要继续细化确定各类档案的收集范围和保管期限，通过档案工作抓手，综合促进校内各单位规范管理。

2.2 服务利用社会化

档案馆要注重发掘档案资源的现实和历史价值，通过主题展览，编撰校史、研究报告，建设校史馆等途径，宣传校史校情，开展宣传教育活动，增强宣传的整体性和实效性，推进校园文化建设。将馆内传统载体的档案资源变成可供电子查询的数字资源，为学校师生，为地区及行业发展提供数据及智力支持，促进档案馆实现档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用的中心和档案信息服务中心的“四位一体”功能的有效发挥。

2.3 资源结构多元化

高校档案包括党群行政、教学、产品与科技开发、基建、仪器设备、出版、外事、财务、人事、学生、声像及实物档案等。档案馆建成后，将开拓创新，广辟途径，大力丰富馆藏资源，打造结构多元化档案馆，努力改变过去馆藏结构"常规性"档案多，"个性化"档案少；纸质档案多，音像档案少；档案资料多，实物档案少；文书档案多，珍贵资料少；"历史"档案多，现行文件少的现象。对馆内的档案史料资源进行汇编，深度挖掘研究其中对学校及社会有益的、有价值的信息，为研究校史、党史、科技发展史及校园文化建设贡献史料基础，进而可以组织开展各类专题展览、人物展览等，为学校和社会提供信息支持和服务[3]。

2.4 档案信息化

沈阳大学全面推进“智慧校园”建设。引进高效能档案管理系统，对接校园办公自动化系统使用。推进数字化，提升档案保管利用效率和安全性。针对在管理和使用过程中，产生的电子文件，做到归档前的电子文件与归档后的电子档案的连续管理，保持电子文件的原始性与完整性。重要檔案资料还要做到异地异质备份保管。

3 档案管理工作新举措

3.1 建构“大档案”格局

从沈阳大学顶层设计来说，将校史馆与档案室功能合并升级建馆，是倡导“建设大资源、构筑大平台、开展大合作、提供大服务、营造大影响”的“大档案”工作理念的践行。将立卷归档工作沿深到基层单位，共享校园自动化办公平台，真正形成各部门各单位共同参与档案工作的大格局，科学整合档案资源，建立以档案馆为主体，各部门各单位协调配合，统一收缴，统一管理，统一使用的档案资源管理架构。

3.2 馆舍建设的前景规划

沈阳大学档案馆现占地面积397平方米，馆舍布局分散，库房和办公用房不足，缺少一些有特殊要求的功能用房，如信息开发室、数字化处理室、音视频档案编辑室等，很多业务工作无法开展。依據《档案馆建设标准》结合我校实际，学校规划拟建新馆，实现档案馆独立建设。根据功能要求和工作流程合理布局，达到基本功能完备、流程便捷的使用要求。独立扩建的档案新馆，增容整合各馆室、库房和校史展厅，完善的设施，科学的布局，必将提升沈阳大学档案管理的整体水平，为发挥档案参政资政，加强学校整体建设助力。

3.3 健全规章制度，细化工作标准

档案馆要按照业务建设有标准、管理工作有规范的思路，合理规划，建立健全涵盖收集、整理、归档、统一管理、提供利用、安全保密等方面的管理制度，尤其重视重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科研项目所形成文件的归档工作，建立健全档案工作体系，进一步明确档案员岗位职责，以制度保障工作运转，明确档案工作各环节的要求和标准，保障工作的各个环节有章可依。

3.4 专、兼职共筑档案人才队伍建设

档案馆要通过培养、引进和人才流动等方式，不断提升档案工作人员专业水平。把档案员培训和继续教育列入学校进修统一规划当中，为档案员提升专业化水平、完善学历结构、职称结构等创造条件，稳定工作队伍。创造培训学习、经验交流机会，学习先进的管理理念和操作技能。把本职工作融入学校其他工作中，档案工作任务设立绩效考核，确保工作落到实处。

高校档案机构从室到馆的升格顺应了学校办学水平发展的需要，是档案管理理念、管理水平的全面提升。相关的保管条件和管理设施得到满足和实现，是学校档案工作发展的一个飞跃，有利于高校档案工作的进一步发展。[4]沈阳大学档案室升级建馆是学校提升整体管理水平的大力举措，各方面齐心聚力，必将为学校事业发展再创

新绩。

参考文献

[1]邸家琴.试论高校档案馆的性质、功能与发展定位[J].黑龙江教育：高教研究与评估，2010.5：45-46.

[2]白莽，陈娟.地方高校档案馆的建设与管理——以北京建筑大学为例[J].高等建筑教育.2016（6）174-177.

[3]陈忠海.档案馆职能和功能建设研究述评[J].档案管理.2010.1：59-62.

[4]夏慧.高校档案机构从室升馆后亟待解决的几个问题[J].兰台世界.2018.4：65-67.

作者简介

王伟（1971-），女，沈阳大学档案馆副馆长，研究方向：教育管理、档案管理、学生管理、人事管理。