基于财务共享服务模式的应收账款管理系统设计与应用

温喜平 上官鸣

应收账款作为企业的一种非常重要的资产，是关系企业发展的重要因素之一，对于保障企业的持续经营和发展起着非常重要的作用。目前我国企业应收账款管理存在的主要问题是赊销比例较高、企业内部没有设立有效的信用管理制度、企业内部会计管控不严以及应收账款的信息化管理不当等。究其本质原因在于企业在应收账款管理过程中缺乏量化数据支持，即使应收账款相关管理制度比较完善的企业在管理过程中更多地是依靠会计人员以及管理层的职业判断，难以科学有效地实现企业应收账款管理的实时管理从而降低其财务风险。

身处“互联网+人工智能”时代，国内许多中大型企业采用财务共享服务中心作为集团企业财务核算工具，IT 技术和“企业资源规划系统”（以下简称“ERP 系统”）的迅速发展，使得运用财务共享服务中心的海量数据为集团企业实现应收账款的量化管理提供了可能。本文拟构建基基于财务共享服务模式的应收账款管理系统（以下简称“共享服务管理系统”）框架模型和运行流程，并阐述系统具体应用流程和系统实施过程中应该注意的关键问题，确保系统的运行和降低系统运营风险的目的。

一、共享服务管理系统框架设计

共享服务管理系统作为提供企业应收账款管理量化数据支撑的创新管理工具，进一步提升财务共享服务中心的管理效率的同时，更能够提高企业的经营管理效益和风险管控水平，实现企业传统应收账款管理模式的转型。在集团总部及其子（分）公司建立统一的系统平台、ERP 系统、会计核算方法、操作流程等财务共享服中心以及OA 系统、管理会计系统、客户关系管理系统、资产负债管理系统、稽核系统等（以下简称“其他系统”）的基础上，运用大数据、云计算和移动互联等互联网信息技术，实现了数据实时上传共享、数据在线整理、数据后台分析处理以及数据查询输出，为集团企业提升应收账管理整体水平提供坚实支持。其主要包括数据采集层、数据处理层、数据分析层和数据应用层等层次（如图1 所示）。

数据采集层是在对财务共享服务中心拥有的财务数据、非财务数据以及其他静态基础资料的基础上，对集团总部及其子（分）公司ERP 系统以及其他系统实时产生的与企业直接相关的采购、生产以及销售等业务流程中涉及的各项业务数据、同行业对标数据、相关行业数据以及运用爬虫技术从移动互联网、泛物联网、社会网络等渠道获取的政策信息、供应商市场信息、违规情况、市场监管情况、客户企业的各种公开战略数据以及与应 收 账 款 管 理 相 关 的Hadoop、HPCC、Storm 等ODS、OLAP 业务同步复制数据库的各种结构化数据、半结构化数据和非结构化数据外部进行采集，借助于具有DSP 功能的数据采集系统和高性能的服务器统一归集到共享管理系统平台，为后期的数据处理形成标准化数据并建立数据仓库提供足够的基础数据。

数据处理层是将采集到的海量数据进行清洗，纠正或者剔除不同类型数据之间的矛盾之的数据，然后对数据进行标准化处理形成各种类型的标准化数据，紧接着与财务共享服务中心系统拥有的标准化财务数据实现衔接，从而建立起财务数据与财务数据、财务数据与业务数据、业务数据与业务数据以及业务数据与其他可量化数据之间的勾稽关系，借助数据存储和处理技术、数据仓库技术等信息技术通过DW/DM 等数据分析技术进行数据融合，建立起拥有海量标准化数据的共享服务系统数据仓库和存储中心。

数据分析层是对共享服务系统数据仓库和存储中心的标准化数据进行以下处理：一是运用大数据挖掘技术、多维分析法、SQL 数据查询技术实现多表之间的交叉查询或者模糊查询，对已发现的问题进行再次确认以及发现更深层次的潜在或者隐藏的各种问题，最终形成目标企业和客户的评估报告数据。另外，在共享服务系统建立不同类型的数据模板，让系统数据库中的标准化数据自动填充各数据模板形成有用的数据表格文件数据库系统，除人工的必要干预外，充分运用系统标准执行减少偏差以及各业务单元可能存在的暗箱操作，降低系统内部可能隐藏的错误和风险，通过设置让系统自动提示例外和预警让系统定期生成不同管理需求的报表及特殊报表等，方便系统和人工进行勾稽核对确保数据生成的准确性。

数据应用层是共享服务管理系统根据集团总部及其子（分）公司企业按照各自业务以及应收账款管理需求，对经过规范化、标准化处理的数据仓库资源进行整合分析，借助外部输出设备最终形成包括目标企业和客户的资信情况、经营情况和违规情况等的报告文件，为企业针对不同类型的客户制定相应的信用政策和管理要求提供标准化数据支持和采取何种销售政策提供重要参考，从根本上大幅度提高企业应收账款管理效率，降低企业财务风险和经营风险。

图1 共享服务系统框架模型

二、共享服务管理系统实施过程中需注意的关键问题

（一）硬件与软件设备实现标准化配置

共享财务服务中心系统基础上建立的共享服务管理系统不仅需要实现海量数据的采集、处理、分析、存储与输出，还需要满足企业不同管理需求的访问请求，因此在共享服务管理系统的硬件与软件配置上要实现标准化与高配置，使得设备配置能够满足系统的流畅运行，保证共享服务管理系统中财务共享服务中心数据与集团总部及其子（分）公司ERP 系统以及其他系统数据的实时传输、共享、收集汇总以及输出相关报告文件。

（二）确保数据的安全性与机密性

首先，采用封闭网络实现企业用户对系统数据的访问，杜绝外部网络对于数据安全和机密可能产生的威胁，保障企业用户数据访问和下载的安全。其次，在数据传输和存储时使用数据加密技术和必要的人工审核。按照分级授权原则对企业设置不同的数据上传、访问权限以及系统的逻辑访问流程；制定完善规范的系统维护和检测制度并严格执行，定期或者不定期对系统的安全性进行检测和维护，购置安装安全防护软件抵御可能发生的网络入侵和攻击。再次，制定严格的数据保密制度并在企业间形成共识并严格执行，将数据安全和机密上升到企业战略高度，达到杜绝企业内部人员数据泄露的目的。除此之外，针对系统维护发现以及可能存在的安全问题，应该及时修复和制定相应的应急预案以及加强包括入侵检测、日志管理和账户访问权限管理等日常安全管理，从系统化角度强化共享服务管理系统的数据安全型和机密性。

（三）有效提高财务人员专业服务水平

首先，共享服务管理系统将财务数据与业务数据的衔接对财务人员提出了更高的要求，培养财务人员的专业知识和服务意识、创新财务管理模式的意识和理念，更重要的是培训财务人员数据共享的知识和思维；其次，在保证共享服务管理系统工作的前提下实现财务人员在业务部门的轮岗学习与交流，使得财务人员能够熟练地掌握业务流程和关键点，都能不断地取得进步从而实现账务处理流程优化以及财务流程和业务流程的熟练掌握。此外，外聘专业的系统运营和维护人员，确保能够为企业提供高质量、有效的实时、动态以及个性化服务推动企业的整体发展。

（四）实现数据实时采集与更新

共享服务管理系统应该围绕企业经济业务发展以及应收账款管理需求实现个性化、定制化发展。因此除了能够持续为企业用户提供数据服务并拥有足够的数据处理能力以保障应收账管理服务的质量之外，系统还应该实现数据实时采集与更新，保持数据仓库和存储中心能够实时采集从集团各企业用户上传的最新数据和及时的数据分析、处理和输出，确保实现数据共享的同时能够确保系统运行与企业用户业务的管理需求相适应，始终能够给予各企业用户制定各自的销售政策以及应收账款管理提供真正符合企业需要的评估报告量化数据，实现从根本上提升企业应收账款管理水平，将企业财务风险防范做到事前，为企业实现良好发展提供真实可靠的数据支持，真正实现共享服务管理系统服务致力于企业的运营发展。

（五）明确相关的法律制度规范

共享服务管理系统的数据来源于集团企业与各分公司、子公司以及其他权威渠道，属于商业机密的重要组成部分。因此在构建共享服务管理系统、系统正常运行维护以及企业使用各自权限实现访问等过程中，对于系统的使用和维护应该做到规范化和制度化，形成完善的制度规范和操作规程，明确企业从系统平台获取数据的权限范围以及发生数据泄露等安全问题所引发的法律问题和将承担的后果，从制度上保障平台数据的安全。另外，在系统运行过程中还应该关注数据采集和存储是否符合相关法律规定和网络安全协议的相关要求。

三、结论与讨论

本文构建了基于共享财务服务中心的应收账款管理系统的框架模型，简要阐述系统具体的应用过程以及在系统实施过程中应该注意的关键问题，创新企业财务管理模式的同时也为财务共享服务中心提出新的发展思路，以实现财务共享服务中心得以转型升级以及服务质量和价值的提升，为集团企业的发展提供更加准确、有效的财务决策支持和依据。在互联网技术的背景下实现传统财务管理模式与业务管理的衔接和优化财务共享中心的作业流程以降低管理成本，通过不同类型数据间的数据协同为企业用户提供基于大数据分析的评估报告，强化分支机构实时管理以及企业对风险管理的要求提高，以流程的科学、标准化以及制度化的执行力强化对企业以及分支机构的风险管控；在重塑企业应收账款管理体系的同时，最大限度地提升财务共享服务中心的效用和服务质量，为集团总部及其子（分）公司各部门的经营管理和高层领导的战略决策提供高质量的财务决策支持和风险管理依据，做到有数据支持的事前防范与控制、事中监督以及事后总结，更好地发挥财务共享中心的作用有效提高企业应收账款管理工作的效率和质量，切实提升企业的竞争实力实现从集团层面防范财务风险。