关于做好房屋征收和拆迁档案管理工作的思考与建议

□ 丽水市自然资源和规划局 金滔慧

近年来，随着城市建设的快速发展，房屋征收和拆迁成为城市发展中一项重要工作，在实施过程中形成了大量档案材料，将成为今后城市建设、发展和管理不可缺少的历史依据和法律凭证。

因此，做好房屋征收和拆迁档案管理工作十分重要。

一、房屋征收和拆迁档案管理的现状

（一）档案管理不规范

因未明确房屋征收和拆迁档案的主管部门，各地均由档案材料形成单位分散保管。通过调查发现，丽水市部门档案管理比较规范，各拆迁公司档案管理状况不容乐观：一是无档案管理制度，未明确档案的收集、组卷、归档、保管、利用等工作事项。二是未配专职档案管理员，档案材料分别存放在各项目拆迁小组的经办人手中，因忙于业务工作，根本来不及完成整理、组卷、归档等工作，材料越积越多。三是无专门的档案保管设备和场所，将材料装入档案袋堆放在办公桌、办公室角落或铁皮柜中。四是档案数字化程度底，不利于查找、利用；无查阅制度，查档不规范。五是档案安全隐患大。

（二）监管不到位

拆迁公司属于民营单位，档案管理部门无对其进行业务指导和监管的依据。而项目业主单位、征收部门以抓业务为主，无暇顾及拆迁公司在项目实施过程中形成大量档案的管理和监管。加之拆迁公司长期以来都是重效益、轻档案的观念，对档案工作没有引起足够重视，造成了档案可有可无、管理松懈的现象普遍存在。

（三）拆迁公司准入条件底

目前，各级未出台拆迁公司的管理制度。拆迁公司只需办理营业执照即可，无准入条件、业务水平、从业资格等要求，也无监管机构。以丽水市为例，从1998年至2017年间共成立了3家拆迁公司。2018年，因大力推进城中村改造工作，在拆迁任务量、压力大的情况下，新成立了4家拆迁公司。一方面加强了丽水市拆迁公司的力量；另一方面因新成立公司人员大多为新聘用的工作人员，对业务不熟悉，无工作经验，未能很好地开展工作，更无精力顾及档案管理工作。

二、房屋征收和拆迁档案存在的问题

（一）档案未实行统一管理

目前，国家、省、市未出台房屋征收和拆迁档案管理工作规范性文件，缺乏指导性、操作性，这是导致档案分散管理的根本原因。

档案分散在各材料形成单位，一是不符合档案成套性保管的特点，又增加了档案的安全隐患。如房屋征收（拆迁）指挥部等临时机构形成和保存的档案，其规范管理和安全性都不易得到保证，当临时机构撤销时，往往未将档案及时组卷移交到档案管理部门。各单位存在因档案材料保管不善，造成档案丢失或被篡改等安全隐患。二是造成查档不方便，拆迁户和档案利用单位不知所需材料存放哪个单位，往往需要跑遍各档案形成单位，甚至有时各单位跑遍了，仍未找到档案材料。不符合档案统一管理的要求，也不符合“最多跑一次改革”的要求。

（二）档案管理缺乏专业指导，随意性强

因档案分散保管，造成档案管理部门很难开展业务指导，使各档案形成单位呈现出较强的随意性，主要表现在以下方面。

▲ 档案查询

1.收集的随意性

因无档案收集、归档范围文件作指导，多数工作人员根据办理流程或以文件的形成和积累进行收集，也有凭工作经验收集的，至于是否收集齐全，没有具体文件，无法核对。

2.分类的随意性

因无档案分类标准，各档案形成单位对档案的属性认识和业务水平不一致，导致分类结果不同，分类方式变得五花八门。

3.整编方法的随意性

由于分类方法不同，造成档案组卷方法也不同，案卷整编非常随意，缺乏必要的基础整编工作。

（三）不能有效利用档案资源

由于各单位的收集、保管、利用水平不一致，档案数字化程度底，造成档案查全率和查准率低，不能发挥档案的作用。如档案整理人员未按“一户一档”的原则进行组卷，仅体现拆迁户主的安置信息，无拆迁时符合安置家庭成员的信息，造成有档查不出的现象。给今后涉及征收、拆迁安置审查或申请建房审批等工作造成再次安置或审批的漏洞，将造成国有资产流失，相关单位工作人员的失职、渎职等情况发生。

（四）档案意识淡薄，档案人员业务素质有待提高

各相关单位缺乏建立健全档案管理的意识，没有建立档案管理机构，对收集、整理和归档等工作缺乏重视，影响了档案的真实性、完整性。档案管理工作以兼职或临时性工作人员为主，因此真正投入到档案工作的时间和精力十分有限。而许多档案管理人员没有接受过专门的业务培训，对档案缺乏重要性的认识，缺乏档案业务知识。

三、做好房屋征收和拆迁档案的几点思考与建议

房屋征收和拆迁档案是涉及人民群众切身利益的工作，为城市建设留下真实的历史记录。根据档案管理现状和存在的问题，笔者提出以下几点粗浅的思考与建议。

（一）明确管理体制，实行统一管理制度

房屋征收部门与档案管理部门应建立协同工作机制，明确分工，即房屋征收部门应主管房屋征收和拆迁档案工作；档案管理部门应切实承担对房屋征收和拆迁档案工作的业务指导和监督检查工作。房屋征收部门负责审查档案的完整性、真实性；档案管理部门按照档案相关法律法规，进行专项检查验收，列为年度档案行政执法检查的重点，严格查处档案管理工作中违反档案法律法规的行为。同时，建立拆迁公司管理制度，明确履行项目主体的职责和义务及档案管理工作，并接受档案管理部门的指导和监督。

由于缺乏健全的管理制度，一些重要文件材料查找不到或无档可查的现象时有发生，因此要建立健全档案统一管理制度，将其纳入档案管理部门进馆范围。对规定应当组卷归档的材料，必须按照规定定期向档案管理部门移交，实行统一管理，彻底改变以往分散管理的模式。

（二）制定档案管理制度

1.制定房屋征收和拆迁档案收集、归档范围

使各单位收集档案有依据。严格执行制度，确保档案材料做到应收尽收，防止缺项少页等情况发生。

▲ 为广大群众提供查阅利用档案

2.制定房屋征收和拆迁档案整理标准

一是统一档案形成的格式标准二是统一档案整理标准，遵循文件材料的形成规律和特点，规范排列顺序、卷内目录等，以解决档案组卷混乱的问题。

3.制定房屋征收和拆迁档案验收、移交制度

为提高档案质量，实行档案验收、移交制度，防止档案丢失等情况发生。

（三）加强档案形成过程的管理

房屋征收和拆迁档案是从有型物体消失而积累下来的原始材料，珍贵程度不言而喻。房屋征收部门要加强档案形成过程的管理和监督，制定档案材料审核制度，做到层层把关，各级审核。从项目调查摸底，绘制征收、拆迁项目房屋平面图，摄制被征收、拆迁区域现状实况等工作过程中产生了大量第一手材料。这些材料在形成过程中要依法依规，客观真实，完整无缺，如实反映现实情况，真实记录历史原貌，准确填写补偿项目，每一份材料要经得起时间的推敲和考验。

（四）加强对拆迁公司的管理

在项目业主单位与拆迁公司在协议中往往未约定项目档案的质量要求、移交工作等内容，故对项目档案管理无约束力。征收部门要加强对拆迁公司的管理，对档案管理工作同布置，同检查，同考核，从源头开始抓好档案质量。建议参照重点工程档案验收方式，在项目全部安置结束后3个月内，拆迁公司将项目档案经征收部门审核签字后，提交档案管理部门验收，业主单位再根据验收结果给予结算项目剩余委托服务费。如拆迁公司档案有收集不齐全、组卷不符合规范，达不到验收标准的，给予退回按规范重新组卷。在项目档案达到提交验收时间，而未按时将档案提交验收或档案验收不合格的，征收部门应限制该拆迁公司参加下一项目的招投标资格，以此来约束拆迁公司自觉、主动做好档案的收集、组卷、归档等工作，有效提高档案的质量。

（五）加强档案管理信息化建设，提高服务质量

为提高房屋征收和拆迁的透明度和公信力，规范房屋征收、房屋拆迁与补偿安置行为，维护当事人合法权益，大力推进房屋征收和房屋拆迁档案信息化建设。征收部门要将存量档案的数字化与业务系统的建设同步进行，以利于存量数据与增量数据的快速整合。在数字化过程中将档案的基本属性逐条录入系统，通过条件搜索和模糊查找、利用档案，提高工作效率和管理水平。

（六）切实提高档案人员的业务水平

一是对房屋征收和拆迁业务及档案管理等知识进行培训，并组织考试，考试合格者取得《房屋征收（拆迁）档案管理人员上岗证》，未取得上岗证的不得从事该项工作，上岗证实行一年一考的年审制度，各相关单位档案管理人员必须持证上岗，并纳入年终考核。二要加强学习与业务相关的法律法规和规章制度，提升专业技能水平，总结工作经验，提高自身的业务素质。三是开展档案技能“大比武”等系列活动，作为单位年终评先评优的首要条件，充分发挥专业特长，激发档案管理人员的工作积极性。另外，各单位要尽量减少档案管理人员的流动性，安排稳定的专职档案管理人员。

随着社会法律意识的不断增强，广大拆迁户纷纷依靠法律武器维护自身权益，房屋征收和拆迁档案利用率逐年上升。房屋征收和拆迁档案是广大拆迁户合法权益得到保障的第一手材料，是城市发展变化的有力见证者。加强和规范房屋征收和拆迁档案管理工作不容忽视。