高校档案发挥教学科研功能的意义和策略

张海轩

【摘要】高校日常工作主要是围绕教学与科研两方面开展的。怎样做好高校教学与科研工作是高校档案管理工作的首要工作之一。文章主要就高校档案服务教学科研功能的强化进行了分析与研究。

【关键词】高校档案;科研任务;教学探究

一、提升档案开放利用的能力

为了创造出良好的档案开放和利用氛围，高校必须在开展档案管理工作的过程中，转变传统的思想观念，调整档案管理的决策，为档案管理的开放与利用提供全面的政策、资金、环境、设备以及人员支持，确保档案开放与利用工作的顺利开展。这就要求高校在制定档案统一管理制度的过程中，必须严格按照三纳入、四同步管理模式的要求开展档案管理工作。这里所说的三纳入指的是将档案管理工作纳入到高校科研管理工作中，将其作为科研人员的日常工作内容。而四同步则指的是科研任务与科研文件的归档同步进行，科研计划的进度检查与科研文件材料的形成检查同步进行，科研成果的验收、鉴定与档案资料的验收同步进行，科研成果的奖励评审与档案部门的考核归档同步进行。只有建立规范化、智能化的高效档案管理服务机制，才能在彻底改变高校以往的重教学轻科研发展模式的同时，促进档案开放与利用效率的全面提升。

二、进一步丰富和优化档案信息资源

高校档案数量和质量是否保持统一，是确保档案开放利用工作顺利开展的重要因素。假如高校档案信息资源出现了不达标的现象，那么即便是再现代化的档案管理设备也无法为档案的开放和利用提供档案信息资源。这就要求高校科研部门必须下大力气研究解决这一问题的措施。首先，档案管理事前控制制度的实施。高校档案管理部门必须采取常态化、规范化的方式，将需要及时归档的论文、课题、记录、音像、手稿、专著等档案信息资源收集起来，才能确保档案管理的统一性、完整性以及准确性，为档案信息资源的开放和利用做好充分的准备。其次，全方位档案鉴定机制的建立。档案工作人员在收集相关档案信息的过程中，必须详细的按照档案信息的来源、意义、科技水平、经济与社会效益、历史价值等标准和要求，鉴定、评估、审查相关档案信息资料，才能确保档案信息的精确度，避免因为档案信息资料审查评估不严格，而影响到后期档案信息资源的开放与利用。

三、加大对档案开放利用的宣传力度

高校在利用档案信息资源的过程中，不能只局限于极少数专家学者的特权，而是应该尽可能减少档案信息资料开放和利用的限制，为公众基础和利用档案资源提供便利，才能真正实现促进高校档案信息资源社会影响力不断扩大的目的。而高校档案信息资源开放利用的宣传则应该从以下几方面着手：1.通过印发高校科研档案检索目录、内容介绍、专题推荐等宣传品的方式，引导和帮助师生群众根据自身的需求快速准确寻找符合自己要求的档案信息资源，激发出师生群众利用档案信息资源的兴趣。2.档案信息资源网上展览推介服务的开展，通过在网上发布共享档案资源信息的方式，为档案资源使用者提供便利。3.档案陈列与展览服务活动的开展。通过在校史馆展出教师与学生科研成果，科研项目申报情况、重点课题攻关的介绍等活动，促进社会公众对高校档案信息资源的关注度。4.不定期举办高校科研档案学术报告会、座谈会以及信息发布会，积极进行高校档案信息资源的宣传，加深社会公众对高校档案信息资源开放利用的认识。5.严格按照科研服务于教学的要求，通过在档案馆内设立学生教育工作项目的方式，向学生开展档案开放利用的教育，促进高校学生档案信息资源利用自觉性的不断提升。

四、建立档案规范化开放利用机制

高校档案信息资源的开放利用，必须严格的按照相关的规范和标准进行。只有建立完善且合理的档案开放利用制度，才能确保档案开放利用的健康有序进行。所有档案信息资源利用者在利用档案信息资源的过程中，必须出示有效的证件，办理相关登记手续，同时严格遵守档案馆的规章制度，在进入馆内和阅览室时应该保持安静，避免影响到其他档案利用者查询档案信息资源。另外，档案利用者可以在阅览室浏览档案信息的原件或者副本，还可以利用计算机进行相关信息的浏览。如果是在阅览室内浏览原件或者副本的话，切忌不能随意在档案上涂改、勾画、损坏，更不能在没有经过允许的情况下私自将档案带出档案馆。如果档案利用者需要复制档案的话，必须提交档案复制申请，经档案馆负责人批准后，在档案管理人员的监督下进行复印、扫描或者下载。

五、结束语

总之，高校档案的开放利用，已经成为了高校教育教学工作发展的必然趋势，如何将档案开放利用工作落到实处，是评价高校档案管理工作的重要指标。所以，高校档案管理人员必须在加强档案资源內容丰富与优化的基础上，通过建立档案信息资源共享平台的方式，拓展高校档案信息资源开放利用的空间，才能将高校档案信息资源的服务功能最大限度发挥出来。

【参考文献】

[1]钟秀.强化高校档案服务教学科研功能之我见[J].城建档案，2018（06）：90-92.

[2]金辉.创新高校档案管理工作服务于教学科研[J].佳木斯大学社会科学学报，2018.