文件工作的现实问题与对策探究

蔡丽娜

【摘要】文件工作的质量和效率如何直接关系到党和国家各项方针政策的落实，关系到工作任务的顺利执行。本文试对当下文件工作进行分析，认清文件工作发展中的现实问题，针对问题提出相应的对策，以期能够为文件工作效率的提升提供理论意义的探讨。

【关键词】文件工作;现实问题;对策

人类在长期的社会生产实践中，逐渐产生了语言。随着社会生产的发展和复杂化，语言已不能满足这种发展的需要，因而产生了文字。文字的出现形成了大量的反映人类活动的记录，从而形成各种管理活动中的文件，针对文件进行的管理活动也应运而生。我国文件工作的发展源远流长，在商代就建立了文件工作，也出现了最早的文件工作人员——史官。随着封建王朝的终结，新中国的成立，文件工作也在各种社会制度的变革中发展成熟，与此同时，也暴露出了很多发展中的问题。在新时代历史方位下，文件工作的发展呈现出许多新的特点，认清当下文件工作发展的现状，把握新时代文件工作发展的规律，对于推进文件工作的发展显得尤为重要。

一、文件工作概述

我国文件工作发展历史悠久，而文件的产生又和文字、阶级以及国家的产生紧密结合在一起。要想认识文件工作，就必须充分了解文件以及文件工作的发展概况。

（一）文件及文件工作。现代社会，文件的存在是一种普遍的现象，它产生于社会的各个领域，是人们在社会实践活动中广泛使用的一种记录和传递信息的工具。由于历史条件和观察的角度不同，人们对于文件的认识也存在着一定的差异，因而对文件赋予的定义也不相同。文件概念在我国实际使用中分为狭义和广义两种理解：正在发挥现行效用的文件，即现行文件，是人们对于文件的狭义理解。广义的文件则包含文件整个运动过程中形成的各种记录材料。对于文件工作的概念，也有狭义和广义两种理解：狭义的文件工作，主要指机关单位里的专职或兼职的文件工作人员所承担的技术性和事务性工作，包括收文、登记、催办、整理、保管等工作环节。这些工作通过互相衔接的一系列环节构成了机关单位工作信息运转处理的流程。由此可见，对于文件工作的范畴理解的不同，对于它的定义也会有所不同。

（二）文件工作的发展历程。我国的文件工作产生时间较早，在商代就建立了文件工作，还有专门的文件工作管理人员——史官。我国古代社会的高度发达的封建社会，其文件工作的发展大致分为两个阶段：第一是从战国后期到南北朝时期。这一时期的文件工作缺乏统一的文件工作制度。第二是从隋朝到清朝时期。这一时期文件工作高度发展，建立了一套比较系统和统一的制度，文件工作组织已经相当完备了。1951年4月，我国政务院召开会议，通过了《公文处理暂行办法（草案）》等文件，为中华人民共和国国家机关文件工作奠定了基础。《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》《国务院关于加强国家档案工作的決定》等文件的相继发布，进一步明确了文件工作的性质、重要意义。

随着我国计算机技术与信息技术的发展，文件工作中文件的载体发生了巨大的变化，电子文件正逐步成为记录信息、传播信息、保存信息的重要工具。我国学术界对于电子文件研究也经历了三个阶段：第一，20世纪80年代末至90年代初。这是电子文件研究的萌芽阶段，主要以机读文件研究为主。第二，20世纪90年代初至90年代末。这一阶段，对于电子文件的研究角度越来越多，最突出的是记忆概念的引入。第三，2000年至今。电子文件研究的方向更加集中，也更多注重与国外的合作。

总之，我国文件工作的发展历史悠久，与文件本身的发展密切相关，结合不同的社会制度，又呈现出符合当时社会制度的发展特点。可以说，文件工作是文件与社会发展制度结合的产物。

二、文件工作中的现实问题

文件工作发展至今，已经结合当下的社会发展制度建立了一套完整的文件工作制度，用于指导现实中的文件工作。在先进生产力的推动下，社会是在不断发展进步的，而文件工作在不断优化发展的过程中也同样暴露出来很多现实的问题。

（一）公文如山，会议如海。长期以来，“文山会海”如同一种经久难治的顽疾困扰和危害着社会文件工作的发展。造成这种现象的原因，主要有以下几点：第一，受制于政治和经济体制。我国处于社会主义的初级阶段，社会发展和经济发展在一定程度上对文件工作的发展起到约束作用。第二，机构设置冗余。我国已经先后进行过几次机构的调整，但还是没有从微观管理的羁绊中解脱出来，致使文件工作依然停留在依靠会议推动、文件执行的状态。第三，领导工作方法单一，呈现会议化、公务化倾向。领导工作的方法程序化，有问题就开会，一开会就发文，但实际的情况是会议的召开、文件的发布对于问题的解决作用不大。由此看出，该现象对于文件工作的开展不利，困扰着文件工作的进一步发展。

（二）以文件落实文件。文件在某种程度上来讲代表的是一种权利，是一种责任。现实社会中遇到的很多问题都需要依靠文件的权利效应去解决，而事实上，当下很多文件的权利效应受到人为因素的影响正在逐步弱化，最突出的一点就是以文件落实文件。科学而高效的文件工作制度对于整个党和国家各项工作有序开展意义重大，只有建立起这样的制度，才能有助于使党组织和国家机构上下通达，左右联系，相互协调，运转自如，有力地推动文件工作的开展，服务于党和国家的建设事业。在文件运转的过程中，人是一个必不可少的构成要素，可以说，有了文件要流转的对象，文件的流转才具有现实意义。然而，在实际的文件工作中，拟办人员出于种种原因，并未给出真实的拟办意见，对于文件所承载事项的办理而言，无疑是不利的，与此同时还生成了很多文件，用这些文件去落实文件。这也许是一种办公的策略，但对于实际文件工作而言，无疑降低了文件的存在价值。

（三）有文必档。在文件工作中，除了文件，不可避免的要提到的一个名词就是档案。档案来源于文件，档案是由文件组成的。文件是档案的前身，档案是文件的归宿，文件工作是档案工作的基础。档案的质量保证和档案工作水平的发展，在相当程度上依赖于文件的质量和文件工作制度的健全，二者之间是相辅相成的关系。在现实工作中，二者分别在文件工作的不同阶段发挥着自己应有的作用，然而就是在这个过程中，人们为了防止文件的丢失或者遗漏造成后续工作的困难，凡是形成的文件都进行归档，也就是常说的“有文必档”。对于这一点，给档案工作造成了很大的困扰。文件的归档在一定程度上是文件价值的延续，对于后续工作而言，能够起到凭证参考的作用，将有价值的文件进行归档是毋庸置疑的，而将一些价值不大的文件也进行归档，无疑会增加工作量。从某种角度而言，未经鉴定的文件归档是在逃避责任。

三、推进文件工作的对策探讨

文件工作是机关单位中一项重要的日常工作，该工作科学高效地开展对于工作的开展具有推动作用，在明确文件工作所遇到的现实问题后，要针对性进行整改，提出有效的措施，确保文件工作的有序高效开展。

（一）精兵简政，提高工作效率。精兵简政是解决政出多门的有效措施，也是精文减会的前提和基础。通过精兵简政就可以大大转变机关作风，改进工作方法和管理方式，从而达到遏制“文山会海”的目的。其次，管理制度的规范制订尤为重要。各级政府及各有关部门要结合本地、本部门的实际情况出台一些针对性较强的地方性法规。最后，解决该现象的关键要从领导机关抓起，从领导自身做起。各级党政机关、各主管部门领导在遏制“文山会海”的过程中要起到带头作用，以实际行动推进文件工作效率开展。这样不仅节约了宝贵时间，提高会议效率，更重要的是培养了员工的实干精神。

（二）明确责任，切实落实文件。文件作为国家管理的书面工具，必须要切实履行其职责，为国家的社会管理作出应有的贡献。文件的管理职责受流转对象的影响，会出现文件落实不到位或者以文件落实文件的情况，这对于国家的管理是不利的。作为文件流转中的重要一环，各拟办机构应结合实际情况，明确责任，不推诿，切实就文件需要办理的事项提出可操作性的擬办意见，提高文件拟办效率。只有明确责任，提高拟办意见的质量，才能有效的提高文件工作的效率，切实发挥文件工作的管理职能。

（三）强化鉴定，延续文件价值。文件是档案的前身，当文件完成流转时通过归档以档案的形式继续延续自己的价值。当下文件工作中，很多工作人员为了逃避责任，减轻工作量，弱化了文件归档时的鉴定工作，凡是产生的文件都进行归档，这给后期的档案管理工作带来了很多的不便。随着时代的进步，大数据技术的快速发展，电子文件的归档工作受其影响更加明显，导致大量的数据产生。面对这样的现状，文件工作人员应该主动适应新环境、学习新知识、运用新技术、掌握新技能、创造新方法、解决新问题，强化文件鉴定工作，从文件管理的角度完成文件的归档，确保有价值的文件能够在今后的文件工作中继续以档案的形式发挥自己的价值，为文件工作的发展贡献自己的力量。

科学技术的高速发展，促进了社会经济的加速发展，信息传播速度和信息传播数量都空前增加，也使得文件及文件工作日趋复杂。作为新时代的文件工作人员，应了解新时代文件工作的特点，认清文件工作的现实问题，把握文件工作的新规律，运用新的科技和理念来开展新时代的文件工作，促进文件工作在新时代顺利推进，确保党和国家的文件管理工作不断向前发展。

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