秘书催办的沟通艺术：如何催领导，催同级，催下级

鲁鹏 周鹏

【摘要】领导层与决策层一个决策的执行、一个项目的推进、一个方案的拍板、一个议定事项的推进，其中都少不了“催办”这个环节。秘书作为催办环节的中关键人物，面对催办事项中涉及到的领导、同级、下级这三类“强、中、弱”不同的催办责任实施主体，如何巧妙地催回话、催表态、催签字、催资料、催行动是顺利、及时、有效地贯彻落实好管理层与决策层意志的关键。

【关键词】秘书;催办;沟通艺术

一、催领导：拉条挂账，动态跟进，委婉提醒

千条万条不抓落实就是白条，千招万招不抓落实也是空招。对于催办事项而言，领导大多心里有数，秘书要催领导办事，就得掌握好催办力度、拿捏好催办分寸。否则，很容易用力过猛破坏秘书与领导的“强联系”，造成“指派”领导干活的不愉悦感。

运用好秘书与领导的“强联系”，就要恰如其分地选择领导沟通偏好，实现阻力沟通，这就需要秘书按照催办事项的紧急程度，整理编制催办单，及时更新催办进度，按照领导偏好的邮件、电话或者当面汇报的方式报告领导，并将纸质材料呈领导审阅;创造领导工作环境，清空催办焦虑，领导面对催办事项做决策有不少必要条件，提前准备好领导看重的督办进展相关的决策事项、数据分析、图表展示，为领导铺垫好决策“选择题”，不仅是对领导的尊重，更能为领导决策减轻心理压力，提高决策效率;點明决策短期收益，激发领导决策动力，要想在催办事项关键时间节点催动领导的“一个签字、一个表态、一个拍板”，就要委婉地提示领导，“现在就办”需要投入的时间并不多、“现在就办”带来的成效值得期待，这样就能很好地“暗示”领导马上行动。

二、催同级：预留空间，真诚体量，直截了当

对于“中联系”同级承担的部分催办事项工作，如果秘书及时行动，工作就会进展顺利，如果同级人员配合不给力，秘书催办工作就会如鲠在喉。秘书被动等待回复是不靠谱，积极主动出击、争取尽快配合催办工作才是关键。

运用好秘书与同级的“中联系”，就要全面统筹协调，预留缓冲与处理空间，选择合适的催办沟通时机，尽量避免别人正在进行其他重要工作时进行催促，否则你的催办变成了别人心里的督办，你的积极变成别人眼里的唐突，你的风风火火变成别人行动的不紧不慢;面对同级在工作上的“强联系”，要审时度势，灵活沟通，尽量不要使用电话、邮件等间接催促方式，以避免给人造成“要求给予答复”和“安排工作”的意味，催办过程中秘书要多与同事们一起研究催办信息编排，虚心听取各方汇总的催办意见，对无法分身的同事及时予以协助，催办工作自然就顺水推舟，有条不紊;量化催办任务，沟通简单直接，在催办工作一开始就要坦诚地告诉对方催办事项的重点安排、直截了当地说明催办任务的办结期限，用真诚和信任，支持和鼓励对方早日完成个人催办工作，而不是一遍遍重复“惹人烦”的催促和“不放心”的嘱咐。

三、催下级：客气得体，尊重角色，鞭策行动

在催办过程中，秘书面对最多的还是催促“弱联系”的二级部门或是一线人员落实催办事项，诸如错误地认为秘书人员“狐假虎威”“拿鸡毛当令箭”所导致的不理解、不配合，甚至是冷眼相待、冷嘲热讽等现象更是给秘书催办工作推进带来不少的负面影响。

要想解决“接触少，感情弱”这种“弱联系”所产生的催办沟通沟壑，最好的秘诀就是找到更好的协作方式，加大接触，快速磨合，秘书人员应尽可能多的到现场了解实际情况，针对下级部门或个人所反馈的落实难点和执行过程出现的苗头性问题，及时编写催告调研报告，向领导提出建议意见，协助其摆脱落实困境，而不是言必称“一定”“必须”;催办事项固然重要，但对于下级部门或个人而言，无疑增添了更紧、更急、更重的工作量，一旦秘书人员催之过急，就意味着“攻击”，导致其采取“防御措施”——不断自我合理化之前的拖延行为，这时秘书人员的换位思考型沟通才是解决之道;而对催办“重视不够”的部门以及“拒不执行”的个人，秘书有必要根据“抵抗情绪”的不同充分运用领导授予的催办权力，对部门予以通报、让其脸红出汗、对个人进行诫勉谈话，施加心理压力，从而确保催办事项稳步、有效、顺利推进。

四、结语

综上，秘书人员在面对催办事项中不同“联系强度”的催办责任实施主体时，非常有必要根据沟通对象的关系选择不同的沟通方式，并且举一反三、灵活运用，才能在催办工作中变被动为主动、变难办为巧干、变困难转契机，直至企业意志不折不扣地得到贯彻落实，企业利益得到实实在在的保障。